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Checkliste für die Sitzung des Gemeinderatsausschusses

Bei einer Sitzung des Gemeinderatsausschusses müssen Verwaltung, Öffentlichkeit, Referenten und Technik zusammenpassen. Beginnen Sie mehrere Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Veröffentlichung des Besprechungstermins. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Unterlagen und die Abstimmung mit den Referenten. In den letzten Tagen prüfen Sie Präsentationen, Technik, Sitzordnung und Catering; am Sitzungstag selbst braucht es klare Zuständigkeiten für Einlass, Anwesenheit und Eröffnung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Besprechungsdatum veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ablaufplan finalisieren

    2 Personen

  • Besprechungsunterlagen prüfen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Öffentliche Beiträge veröffentlichen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Besprechungsunterlagen ausdrucken

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder vorbereiten

Event

  • Saal öffnen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Unterlagen bereitlegen

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Einlass betreuen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Versammlung eröffnen

  • Protokoll führen

    2 Personen

  • Mikrofone bedienen

  • Publikumsfragen erfassen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Technische Unterstützung leisten

  • Anwesenheitsliste schließen

  • Besprechung abschließen

Nachbereitung

  • Tagungsunterlagen sammeln

    2 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Protokoll ausarbeiten

    2 Personen

  • Beschlüsse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 6
  • StühleAnz. 40
  • Rednerpult
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Audioverstärker
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Laserpointer

Büro

  • DruckpapierAnz. 3
  • StifteAnz. 40
  • NotizblöckeAnz. 40
  • NamensschilderAnz. 40
  • BadgehalterAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 4
  • StimmungskartenAnz. 40
  • ProtokollmappenAnz. 10
  • Aktenvernichter

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 40
  • GläserAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • KaffeekannenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KaraffeAnz. 3
  • TeelöffelAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reservieren Sie den Saal mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und prüfen Sie dabei Sitzplätze, Rednerpult, Kleiderständer sowie die vorhandene Ton- und Projektionstechnik.
  • Veröffentlichen Sie Termin und öffentliche Beiträge spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Sitzung. So bleibt Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
  • Fordern Sie Präsentationen und Besprechungsunterlagen 5 bis 7 Tage vorher an. Drucken Sie die endgültige Fassung erst nach der letzten Prüfung, damit keine veralteten Vorlagen ausliegen.
  • Testen Sie Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel am Vortag im tatsächlichen Saal. Ein kurzer Funktionstest direkt vor Beginn reicht bei mehreren Geräten oft nicht aus.
  • Öffnen Sie den Saal mindestens 60 Minuten vorher. Stellen Sie Tische und Stühle auf, legen Sie Unterlagen, Namensschilder und Schreibmaterial bereit und reservieren Sie Zeit für den Empfang der Referenten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sitzung des Gemeinderatsausschusses planen?
Starten Sie idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Saalreservierung und der Terminveröffentlichung. Einladungen, Anmeldungen und öffentliche Beiträge sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Sitzungstermin vorbereitet sein.
Wann sollten die Sitzungsunterlagen fertig sein?
Fordern Sie alle Beiträge und Präsentationen 5 bis 7 Tage vorher an. Prüfen Sie die Unterlagen anschließend auf Vollständigkeit und drucken Sie die finale Version möglichst 1 bis 2 Werktage vor der Sitzung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor der Ausschusssitzung?
Planen Sie mindestens 60 Minuten für Saal, Sitzordnung, Unterlagen, Catering und Namensschilder ein. Wenn Projektor, Mikrofone oder Lautsprecher angeschlossen werden müssen, sind 90 Minuten realistischer.
Wann sollte die Technik für eine Gemeinderatsausschusssitzung getestet werden?
Führen Sie einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfen Sie Laptop, Projektor, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel im vorgesehenen Raum. Kontrollieren Sie zusätzlich 15 Minuten vor dem Einlass, ob alle Geräte eingeschaltet und richtig verbunden sind.

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