Organiser une réunion de commission du conseil sans rien oublier
Une réunion de commission du conseil demande plus qu’une convocation et une salle réservée. Il faut verrouiller les inscriptions, l’ordre du jour, les documents, les intervenants et les besoins alimentaires avant le jour J. Sur place, prévoyez un accueil fluide, l’enregistrement des présences et un test complet de la projection et du son. Cette checklist vous guide dans l’ordre, des premières réservations à l’ouverture de la réunion.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Publier la date de la réunion
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser l’agenda
2 personnes
Vérifier les documents de réunion
2 personnes
Confirmer les intervenants
Publier les parties publiques
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
Événement
Ouvrir la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer les documents de réunion
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Encadrer l'accueil
2 personnes
Enregistrer la présence
Ouvrir la réunion
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
Gérer les micros
Enregistrer les questions du public
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Fournir une assistance technique
Clôturer la liste de présence
Clore la réunion
Suivi
Rassembler les documents de réunion
2 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger la salle
3 personnes
Nettoyer la salle
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Rédiger le procès-verbal
2 personnes
Publier les décisions
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réunionqté 6
- Chaisesqté 40
- Pupitre
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 4
- Amplificateur audio
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Pointeur laser
Bureau
- Papier d’impressionqté 3
- Stylosqté 40
- Blocs-notesqté 40
- Badges nominatifsqté 40
- Porte-badgesqté 40
- Presse-papiersqté 4
- Cartes d'ambianceqté 40
- Classeurs de procès-verbauxqté 10
- Destructeur de documents
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Cafetièreqté 3
- Thermosqté 4
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Plateaux de serviceqté 4
- Carafeqté 3
- Cuillères à caféqté 40
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle dès que la date est arrêtée et vérifiez sa capacité avec les tables, les chaises, le pupitre et les porte-manteaux. Gardez une marge d’au moins 10 % si le nombre de participants peut encore évoluer.
- Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la réunion. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le traiteur.
- Finalisez l’ordre du jour et contrôlez les documents au moins 3 jours avant. Rassemblez les présentations dans un seul ordinateur portable et prévoyez les versions imprimées nécessaires.
- Testez la technique avant l’arrivée des participants : projecteur, écran, microphones, amplificateur, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Gardez un pointeur laser et une solution de secours pour les présentations.
- Ouvrez la salle 60 à 90 minutes à l’avance. Installez les tables et les chaises, préparez les badges, les dossiers et l’accueil, puis vérifiez le café, les tasses, les verres et le service traiteur.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance réserver une salle pour une réunion de commission du conseil ?
- Réservez la salle dès que la date est validée, idéalement 4 à 8 semaines avant la réunion. Ce délai laisse le temps de publier la date, d’envoyer les invitations et de confirmer la capacité, le mobilier et l’équipement technique.
- Quand envoyer les invitations à une réunion de commission du conseil ?
- Envoyez les invitations au moins 2 à 3 semaines avant la réunion. Indiquez une date limite d’inscription située 5 à 7 jours avant, afin de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Quand finaliser les documents et l’ordre du jour ?
- Finalisez l’ordre du jour et vérifiez les documents au plus tard 3 jours avant la réunion. Imprimez ensuite les exemplaires nécessaires et rassemblez les présentations sur l’ordinateur utilisé le jour J.
- À quelle heure ouvrir la salle avant la réunion ?
- Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant l’heure annoncée. Ce créneau suffit généralement pour installer le mobilier, brancher la technique, préparer l’accueil et résoudre un problème de son ou de projection.
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