Instuifrepetitie organiseren: checklist en planning
Een instuifrepetitie vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en muziekstukken regelen. Je moet vooraf weten hoeveel muzikanten komen, welke instrumenten nodig zijn en hoe bezoekers de repetitieruimte vinden. Plan ook de catering, naamkaartjes en geprinte informatie voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Met deze checklist werk je van reservering en programma naar ontvangst, repetitie en opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Repetitieruimte reserveren
Datum en tijden vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Dirigent bevestigen
Muziekstukken selecteren
2 personen
Partijen controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekersinformatie versturen
Route en parkeren delen
Muzikantenlijst opstellen
Instrumentenbezetting inventariseren
2 personen
Muziekmateriaal verzamelen
2 personen
Geleende materialen bevestigen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Aanwezigheidslijst printen
Repetitieschema printen
Huisregels printen
Locatiesleutel ophalen
Catering gekoeld bewaren
2 personen
Muziekbestanden klaarzetten
Contactlijst voor crew maken
EHBO-set controleren
Weersverwachting controleren
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangst van deelnemers verzorgen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Nieuwe muzikanten wegwijs maken
2 personen
Muziekpartijen uitdelen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzeruimte netjes houden
Repetitie begeleiden
2 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Nieuwe leden registreren
Laatste ronde aankondigen
Nazorg
Muziekmateriaal verzamelen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Koelboxen leegmaken
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Sleutel retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Registratietafel
- Kledingrekaantal 2
Muziekmateriaal
- Muzieklessenaarsaantal 50
- Dirigentenlessenaar
- Muziekmappenaantal 60
- Metronoom
- Whiteboard
Apparatuur
- Actieve speaker
- Microfoon
- Microfoonstatief
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelmattenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Koffiemokkenaantal 50
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Wegwijzerbordenaantal 5
- Naamkaarthoudersaantal 60
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, tijden, repetitieruimte en dirigent eerst vast. Pas daarna stel je het programma samen, zodat je het aantal repetitieblokken en de benodigde opstelling realistisch kunt plannen.
- Verzamel aanmeldingen uiterlijk enkele dagen voor de repetitie en controleer daarna de instrumentenbezetting. Zo ontdek je op tijd of er partijen, muzieklessenaars of geleende materialen ontbreken.
- Stuur bezoekersinformatie niet pas op de dag zelf. Deel route, parkeren, begintijd en eventuele huisregels minimaal 3 dagen vooraf, zodat deelnemers niet bij de verkeerde ingang of zonder praktische informatie aankomen.
- Print de muzikantenlijst, aanwezigheidslijst en het repetitieschema vóór vertrek naar de locatie. Leg naamkaartjes bij de registratietafel en zet wegwijzerborden neer vanaf de ingang tot aan de repetitieruimte.
- Regel catering op basis van het verwachte aantal aanmeldingen en bewaar gekoelde producten direct in koelboxen of een koelkast. Zet waterkannen, thermoskannen, bekers, borden en bestek klaar voordat de repetitie begint; tijdens een pauze ontbreekt tijd om dit nog te organiseren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een instuifrepetitie organiseren?
- Reserveer de repetitieruimte en bevestig de dirigent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra datum, tijden en programma voldoende vaststaan en sluit aanmeldingen enkele dagen voor de repetitie.
- Wat moet ik 1 week voor een instuifrepetitie regelen?
- Controleer het programma, de partijen, instrumentenbezetting en geleende materialen. Bestel de catering, verwerk de aanmeldingen en stuur route-, parkeer- en bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Hoeveel muzieklessenaars heb ik nodig voor een instuifrepetitie?
- Tel minimaal 1 muzieklessenaar per speler die zelfstandig uit partijen leest. Controleer dit aan de hand van de muzikantenlijst en reserveer daarnaast 1 dirigentenlessenaar; zo voorkom je tekorten bij onverwachte deelnemers.
- Wanneer zet ik catering en ontvangst klaar?
- Zet de registratietafel, naamkaartjes en aanwezigheidslijst 30 tot 45 minuten voor aanvang klaar. Plaats koffie, water en andere catering vóór de eerste pauze en bewaar gekoelde producten tot dat moment gekoeld.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!