Checklist pour organiser une répétition générale

Une répétition générale demande plus qu’une salle et des partitions. Il faut verrouiller les horaires, le programme, les musiciens et le matériel suffisamment tôt pour éviter les changements de dernière minute. Cette checklist couvre aussi l’accueil, les inscriptions, les besoins alimentaires, le catering et les informations pratiques envoyées aux participants. Utilisez-la dans l’ordre : d’abord la date et le lieu, puis le contenu musical, enfin la logistique du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle de répétition
Fixer la date et les horaires
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer le chef d’orchestre
Sélectionner les morceaux de musique
2 personnes
Vérifier les parties
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Partager l’itinéraire et le parking
Établir la liste des musiciens
Inventorier les instruments disponibles
2 personnes
Rassembler le matériel de musique
2 personnes
Confirmer le matériel emprunté
Commander le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Imprimer le planning des répétitions
Imprimer le règlement intérieur
Récupérer la clé du lieu
Conserver le catering au frais
2 personnes
Préparer les fichiers musicaux
Créer la liste de contacts pour l’équipe
Vérifier la trousse de premiers secours
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Assurer l’accueil des participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Orienter les nouveaux musiciens
2 personnes
Distribuer les parties de musique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
Encadrer la répétition
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les nouveaux membres
Annoncer le dernier tour

Suivi

Rassembler le matériel de musique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vider les glacières
Stocker la restauration restante
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer la clé

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table d'inscription
Portant à vêtementsqté 2

Matériel musical

Pupitres de musiqueqté 50
Pupitre de chef d’orchestre
Pochettes de musiqueqté 60
Métronome
Tableau blanc

Équipement

Haut-parleur actif
Microphone
Pied de micro
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 5
Porte-nomsqté 60

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et fixez les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez aussi le temps d’installation des pupitres, des chaises, du matériel audio et du catering.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 7 jours avant la répétition. Ce délai permet d’ajuster le catering et de préparer les badges nominatifs sans urgence.
Vérifiez les parties musicales plusieurs jours à l’avance et préparez les fichiers musicaux séparément. Le jour J, chaque musicien doit pouvoir trouver rapidement sa pochette et sa place.
Comptez les instruments, pupitres, rallonges et multiprises avant le départ. Ajoutez des passe-câbles si un microphone ou un haut-parleur actif traverse une zone de passage.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’inscription, liste de présence, panneau d’accueil, panneaux directionnels et clé du lieu. Gardez le catering au frais jusqu’au moment du service.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour une répétition générale ?: Réservez-la dès que la date et les horaires sont validés, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Confirmez ensuite la clé, les horaires d’accès et le temps disponible pour l’installation.
Que faut-il prévoir pour une répétition générale ?: Prévoyez les chaises, tables, pupitres, pupitre de chef, partitions, instruments et matériel audio. Ajoutez les rallonges, multiprises, passe-câbles, gobelets, carafes d’eau et poubelles afin de couvrir toute la journée.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez le programme, l’itinéraire, les indications de parking et les horaires au moins 5 à 7 jours avant la répétition. Renvoyez un rappel la veille avec les éventuelles consignes pratiques.
Combien de temps avant préparer le catering ?: Finalisez la commande après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires, au plus tard 3 à 5 jours avant. Le jour de la répétition, prévoyez des glacières ou un espace réfrigéré pour conserver les produits au frais.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.