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Brettspielabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein gelungener Brettspielabend braucht mehr als eine Kiste voller Spiele. Du musst Raum, Tische und Sitzplätze passend vorbereiten, Spiele nach Gruppengröße einteilen und fehlendes Material rechtzeitig besorgen. Plane außerdem Getränke, Snacks und Ernährungswünsche, damit der Spieleabend nicht an Kleinigkeiten stockt. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zum Empfang der Gäste.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Spieleabend ankündigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Spiele inventarisieren

    2 Personen

  • Fehlende Spiele ausleihen

  • Spielregeln prüfen

    2 Personen

  • Spiele pro Tisch einteilen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Spiele auslegen

    2 Personen

  • Spielmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

  • Namensschilder bereitlegen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Spiele erklären

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Erste Spielrunde betreuen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Die zweite Spielrunde leiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Finalrunde begleiten

    3 Personen

  • Letzte Häppchen servieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Spiele sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Spiele zurückgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 7
  • StühleAnz. 32
  • Buffet-Tisch
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 4

Spielmaterial

  • BrettspieleAnz. 18
  • KartenspieleAnz. 8
  • WürfelAnz. 30
  • WertungsblöckeAnz. 8
  • StifteAnz. 40
  • SanduhrenAnz. 6
  • SpielmattenAnz. 7

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 32
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • SchälchenAnz. 14
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KannenAnz. 4

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • MesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 7

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 7
  • NamensschilderAnz. 35
  • NamensschilderAnz. 7
  • SpeisekartenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen
  • Kehrblech und Handfeger
  • Wischmopp
  • Eimer
  • ReinigungshandschuheAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästeliste spätestens 3 Tage vorher fest. So kannst du Tischgrößen, Spielgruppen, Snacks und Getränke realistisch planen.
  • Prüfe die Spiele mindestens 2 Tage vorher auf vollständiges Material und lesbare Regeln. Fehlende Spiele oder Würfel lassen sich dann noch ausleihen.
  • Plane pro Tisch mindestens 1 Spiel passend zur erwarteten Gruppengröße ein und lege zusätzlich 1 bis 2 Alternativen bereit. So entstehen bei unterschiedlichen Vorlieben keine langen Pausen.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Wasser direkt beim Empfang bereit. Gerade bei längeren Partien wird das oft zu spät bedacht.
  • Öffne den Raum etwa 60 Minuten vor Beginn. Lüfte zuerst, stelle danach Tische und Stühle auf und richte Buffet, Kaffeebereich sowie Spielmaterial ein, damit du beim Eintreffen der Gäste nicht mehr suchen musst.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Brettspielabend organisieren?
Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit der Reservierung des Raums und der Ankündigung. Verschicke die Einladungen mindestens 10 Tage vor dem Termin und frage Ernährungswünsche direkt mit ab.
Wie viele Brettspiele brauche ich für einen Spieleabend?
Plane pro Tisch mindestens 2 geeignete Spiele ein: eines für den Start und eine Alternative. Bei 4 Tischen sind das mindestens 8 Spiele, wobei unterschiedliche Spielerzahlen und Spieldauern berücksichtigt werden sollten.
Wie viele Getränke und Snacks brauche ich für einen Brettspielabend?
Rechne für das erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Bei Snacks sind 150 bis 250 Gramm pro Person ein brauchbarer Richtwert, je nachdem, ob zusätzlich ein Buffet angeboten wird.
Wann sollte ich den Raum für den Brettspielabend vorbereiten?
Sei ungefähr 60 Minuten vor Beginn vor Ort. Rechne zusätzlich 15 bis 20 Minuten ein, wenn Tische, Stühle, Buffet, Kaffeebereich und Spielmaterial erst aus dem Lager geholt werden müssen.

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