Checklist voor een goed georganiseerde bordspellenavond

Een bordspellenavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een stapel spellen op tafel leggen. Je regelt vooraf de locatie, deelnemers en indeling, en voorkomt op de avond zelf zoeken naar ontbrekende dobbelstenen, pennen of spelregels. Plan per tafel een geschikt spel en houd ruimte vrij voor hapjes en drankjes. Met deze checklist werk je van reservering en uitnodiging naar een overzichtelijke ontvangst en speelklare tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Spellenavond aankondigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Spellen inventariseren
2 personen
Ontbrekende spellen lenen
Spelregels controleren
2 personen
Spellen indelen per tafel
2 personen
Definitieve gastenlijst maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Spellen uitstallen
2 personen
Spelmaterialen klaarleggen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
Naamkaartjes klaarleggen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Spellen uitleggen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Eerste spelronde begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede spelronde begeleiden
3 personen
Avondeten serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Finaleronde begeleiden
3 personen
Laatste hapjes serveren
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Spellen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten koelen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spellen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 7
Stoelenaantal 32
Buffettafel
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 4

Spelmateriaal

Bordspellenaantal 18
Kaartspellenaantal 8
Dobbelstenenaantal 30
Scoreblokkenaantal 8
Pennenaantal 40
Zandlopersaantal 6
Spelmattenaantal 7

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 32
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Schaaltjesaantal 14
Opscheplepelsaantal 8
Kannenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Tafellampenaantal 7

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 7
Naamkaartjesaantal 35
Naambordjesaantal 7
Menukaartenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Blik en veger
Dweil
Emmer
Schoonmaakhandschoenenaantal 3
Afwasborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Noteer daarbij dieetwensen en deel de spelers vervolgens in per tafel, zodat je op de avond zelf niet meer hoeft te puzzelen.
Controleer elk spel minimaal 2 dagen vooraf op spelregels, kaarten, pionnen en dobbelstenen. Leen ontbrekende spellen op tijd; een alternatief op de plank lost een ontbrekend onderdeel niet altijd op.
Reken voor een speelronde op 60 tot 120 minuten en zet per tafel één hoofdspel plus één kort alternatief klaar. Leg scoreblokken, pennen en zandlopers direct bij het spel.
Zet tafels en stoelen minstens 60 minuten voor ontvangst klaar. Houd looppaden vrij en plaats buffet, koffiepunt en ontvangsttafel zo dat spelers niet langs volle spelborden hoeven.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes zo veel mogelijk vóór het openen van de locatie. Zet per tafel drinkglazen en schaaltjes klaar; zo voorkom je onderbrekingen tijdens een ronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bordspellenavond organiseren?: Begin ongeveer 3 weken vooraf met de locatie en aankondiging. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 10 dagen vooraf en maak de definitieve gastenlijst 3 dagen voor de avond.
Hoeveel bordspellen heb ik nodig voor een bordspellenavond?: Zet per tafel minimaal 1 hoofdspel en 1 alternatief klaar. Voor 4 tafels heb je dus minstens 8 passende spellen nodig, naast eventuele kaartspellen of korte spellen voor wachttijd.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een bordspellenavond?: Plan meestal 1 tafel per 4 tot 6 spelers, afhankelijk van de spellen. Voor 16 gasten kom je uit op ongeveer 3 tot 4 speeltafels; houd daarnaast ruimte voor buffet en ontvangst vrij.
Wanneer zet ik de spellen en spelmaterialen klaar?: Leg spellen, spelregels en materialen 30 tot 45 minuten voor ontvangst per tafel klaar. Controleer vlak daarvoor nog één keer of elk spel alle kaarten, pionnen, dobbelstenen en pennen heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.