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Bootstour organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Bootstour steht und fällt mit festen Zeiten, einer bestätigten Route und einer vollständigen Passagierliste. Kläre zuerst Boot, Abfahrtsort und Anlegestellen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Transportinfos und das Catering. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Kapazität und Reservierungen und bereitest Getränke, Snacks und separat verpackte Diätmahlzeiten vor. Die Checkliste führt dich durch alle 65 Aufgaben und 41 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Fahrzeit festlegen

    2 Personen

  • Boot und Route reservieren

  • Anlegestellen reservieren

  • Abfahrtsort bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportinformationen versenden

  • Notfallkontakte sammeln

  • Endgültige Passagierliste erstellen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Allergien dem Caterer mitteilen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Alternative Route festlegen

    2 Personen

  • Bootskapazität bestätigen

  • Abfahrtsdetails erneut bestätigen

  • Zahlungen und Reservierungen prüfen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel einkaufen

    2 Personen

  • Frische Einkäufe erledigen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    3 Personen

  • Brötchen und Wraps vorbereiten

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten separat verpacken

    2 Personen

  • Passagierliste drucken

  • Routenpläne drucken

  • Telefone und Powerbanks aufladen

  • Materialien zum Steg bringen

    4 Personen

  • Bootssicherheit mit dem Skipper überprüfen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Getränke und Eis bereitstellen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen bereitlegen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Abfahrten begleiten

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Route und Sehenswürdigkeiten erläutern

  • Fotos machen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Abfall zwischendurch sammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Anlegen begleiten

    3 Personen

  • Gäste sicher aussteigen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt verpacken

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • Boot und Steg reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren und trocknen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Liegebliebene Sachen zurückbringen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 4
  • KlappstühleAnz. 24
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • Tragbarer Lautsprecher
  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • KorkenzieherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4

Sicherheit

  • SchwimmwestenAnz. 60
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Wasserdichte HandyhüllenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 4

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 6
  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • MüllgreiferAnz. 2

Sonstiges

  • KlemmbretterAnz. 4
  • Wasserfeste StifteAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 60
  • RoutenpläneAnz. 60
  • KistenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Fahrzeit und Abfahrtsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Sende die Transportinformationen spätestens 7 Tage vorher und nimm Notfallkontakte von allen Mitfahrenden auf.
  • Schließe die Passagierliste mindestens 3 Tage vor der Tour ab. Prüfe dabei die Bootskapazität und übermittle dem Caterer jede Allergie sowie besondere Ernährungswünsche gesammelt.
  • Plane eine alternative Route, sobald die Wettervorhersage unsicher ist. Bestätige Abfahrtsdetails, Anlegestellen und Reservierungen am Vortag noch einmal telefonisch oder schriftlich.
  • Kühle Getränke früh genug vor der Abfahrt und teile Snacks in Portionen auf. Brötchen und Wraps lassen sich am Veranstaltungstag schneller ausgeben, wenn Diätmahlzeiten separat beschriftet bereitliegen.
  • Packe Sicherheits- und Stromzubehör nicht erst beim Beladen ein: Schwimmwesten, Erste-Hilfe-Koffer, wasserdichte Handyhüllen, Powerbanks und Ladekabel gehören in eine klar gekennzeichnete Tasche.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bootstour planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Boot, Route und Anlegestellen. So bleibt genug Zeit für Einladungen, Anmeldungen, Catering und eine alternative Route bei schlechtem Wetter.
Wann muss die endgültige Passagierliste fertig sein?
Schließe die Liste spätestens 3 Tage vor der Abfahrt ab. Überprüfe dann die Kapazität des Boots und drucke die finale Version für die Organisation an Bord aus.
Wie viel Getränke braucht man für eine Bootstour?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser ein und kühle die Getränke vor der Abfahrt in Kühlboxen.
Was braucht man bei schlechtem Wetter für eine Bootstour?
Lege spätestens 24 Stunden vorher eine alternative Route fest und prüfe die Wettervorhersage erneut. Taschenlampen, wasserdichte Handyhüllen und ein Erste-Hilfe-Koffer sollten unabhängig vom Wetter an Bord sein.

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