Eine Bootsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Bootsmesse entscheidet nicht nur die Ausstellungsfläche über einen reibungslosen Ablauf. Du brauchst früh eine belastbare Ausstellerliste, klare Standnummern und genaue Informationen zu Anfahrt, Parken und Aufbau. Beginne mit Termin und Öffnungszeiten, öffne danach die Anmeldung und plane die Fläche erst mit den gemeldeten Ausstellern. In der letzten Woche geht es vor allem um Namensschilder, Beschilderung, Catering und die Kontrolle von Strom, Beleuchtung und Empfang.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Aussteller erfassen
2 Personen
5
Teilnehmerliste aktualisieren
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Catering bestellen
8
Parkinformationen versenden
9
Standplan erstellen
2 Personen
10
Standnummern zuweisen
2 Personen
11
Ausstellerinformationen versenden
12
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
13
Beschilderung drucken
14
Bestand prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Werbematerial bereitlegen
2 Personen
17
Namenskarten sortieren
2 Personen
18
Getränke kühlen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Eingangstresen einrichten
2 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Standwände und Displays aufstellen
4 Personen
23
Messestände markieren
2 Personen
24
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
25
Beschilderung anbringen
2 Personen
26
Stehtische und Sitzplätze aufstellen
3 Personen
27
Kaffee- und Getränkestand einrichten
3 Personen
28
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
29
Aussteller empfangen
3 Personen
30
Aussteller beim Aufbau unterstützen
4 Personen

Event

31
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
32
Besucher begrüßen
3 Personen
33
Namensschilder verteilen
2 Personen
34
Aussteller betreuen
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Snacks servieren
3 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Müll rund um die Stände entfernen
2 Personen
39
Toiletten kontrollieren
40
Besucherfragen beantworten
2 Personen
41
Letzte Besucher informieren
2 Personen

Nachbereitung

42
Aussteller beim Abbau begleiten
4 Personen
43
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
44
Displays und Dekoration entfernen
3 Personen
45
Geschirr abwaschen
2 Personen
46
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
47
Location reinigen
4 Personen
48
Übrig gebliebenes Catering sortieren
2 Personen
49
Materialien inventarisieren
2 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Übrig gebliebene Getränke aufräumen
2 Personen
52
Anmeldelisten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 30
StühleAnz. 80
StehtischeAnz. 12
EmpfangstischAnz. 2
TischdeckenAnz. 32
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
KabeltrommelnAnz. 4
KartenterminalAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlschränkeAnz. 2
HandlampenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

StandnummernAnz. 30
TischdekorationAnz. 20
WimpelkettenAnz. 8
AnkündigungsschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 80

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 12

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
WarnbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Termin und Öffnungszeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Öffne die Anmeldung gleich mit Frist, Parkinformationen und einer Abfrage zu Ernährungswünschen, damit du das Catering nicht nachträglich ändern musst.
Pflege die Aussteller- und Teilnehmerliste wöchentlich und vergib Standnummern erst, wenn die meisten Anmeldungen vorliegen. Verschicke Standplan, Aufbauzeiten und Ausstellerinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Standwände und Displays zuerst, danach Tische, Stühle und Stehtische, zuletzt Empfangstresen, Wegweiser und Namensschilder. Markiere jeden Messestand vor dem Eintreffen der Aussteller gut sichtbar.
Prüfe Technik und Verbrauchsmaterial 2 bis 3 Tage vorher. Dazu gehören Laptop, Drucker, Kartenterminal, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Beleuchtung, Namensschildhalter sowie ausreichend Papier und Ersatzkabel.
Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks am Messetag so vor, dass der Empfang nicht blockiert wird. Stelle am Eingang Abfallbehälter, Namenskarten und Werbematerial bereit und lege für Rückfragen Mobiltelefone oder Funkgeräte fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bootsmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 Wochen vor dem Termin mit Datum, Öffnungszeiten und Ausstelleransprache. Für eine größere Messe mit vielen Ständen sind 12 Wochen realistischer, damit Standplan, Catering und Beschilderung rechtzeitig fertig werden.
Wann sollte die Anmeldung für eine Bootsmesse schließen?: Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleiben noch 7 bis 10 Tage für die Teilnehmerliste, Standnummern, Namensschilder und die Ausstellerinformationen.
Wann verschickt man den Standplan an Aussteller?: Verschicke den Standplan spätestens 7 Tage vor dem Aufbau. Nenne darin Standnummer, Aufbauzeit, Zugang, Parkmöglichkeiten und eine Kontaktperson für den Messetag.
Wie viel Catering braucht man für eine Bootsmesse?: Plane pro Person für die ersten 2 bis 3 Stunden etwa zwei Getränke und einen Snack ein; bei einer ganztägigen Messe zusätzlich eine Mahlzeit. Bestelle das Catering erst nach Anmeldeschluss und rechne 5 bis 10 Prozent Reserve ein.

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