Zo organiseer je een bootbeurs zonder last-minute chaos

Begin met de datum, openingstijden en het aantal beschikbare stands. Open daarna de aanmeldingen en leg per exposant contactgegevens, standbehoefte en praktische informatie vast. Zodra de deelnemerslijst stabiel is, maak je de plattegrond en verstuur je parkeerinformatie, standnummer en opbouwinstructies. Plan de laatste dagen voor printwerk, catering, koeling en controle van stroom, verlichting en bewegwijzering. Op de beursdag werk je van buiten naar binnen: eerst stands en looproutes, daarna entree en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden publiceren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Exposanten registreren
2 personen
5
Deelnemerslijst bijwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Catering bestellen
8
Parkeerinformatie versturen
9
Plattegrond van stands maken
2 personen
10
Standnummers toewijzen
2 personen
11
Exposanteninformatie versturen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Bewegwijzering printen
14
Voorraad controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Promotiemateriaal klaarleggen
2 personen
17
Naamkaartjes sorteren
2 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Hapjes voorbereiden
3 personen
20
Entreebalie inrichten
2 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Standwanden en displays plaatsen
4 personen
23
Exposantenstands markeren
2 personen
24
Verlichting controleren
2 personen
25
Bewegwijzering ophangen
2 personen
26
Statafels en zitplekken plaatsen
3 personen
27
Koffie- en drankpunt inrichten
3 personen
28
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
29
Exposanten ontvangen
3 personen
30
Exposanten helpen met opbouw
4 personen

Event

31
Registratiebalie bemannen
2 personen
32
Bezoekers welkom heten
3 personen
33
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
34
Exposanten begeleiden
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Hapjes serveren
3 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Afval rond de stands verwijderen
2 personen
39
Toiletten controleren
40
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
41
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

42
Exposanten begeleiden bij afbouw
4 personen
43
Meubilair verzamelen
4 personen
44
Displays en decoratie verwijderen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Overgebleven catering sorteren
2 personen
49
Materialen inventariseren
2 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen
51
Ongebruikte dranken opruimen
2 personen
52
Registratielijsten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 12
Balietafelaantal 2
Tafelkledenaantal 32
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Mobiele telefoonsaantal 4
Portofoonsaantal 6
Kabelhaspelsaantal 4
Betaalterminalaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelkastenaantal 2
Handlampenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Standnummersaantal 30
Tafeldecoratieaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 8
Aankondigingsbordenaantal 10
Pijlbordenaantal 20
Naamkaarthoudersaantal 80

Promotie

Naamkaartjesaantal 250
Polsbandjesaantal 400
Plattegrondenaantal 350
Programmakaartenaantal 350
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 12
Waarschuwingslintaantal 4
Brandblussersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat de exposantenregistratie sluit. Geef iedere stand een nummer en stuur de plattegrond met opbouwinformatie uiterlijk enkele dagen voor de beurs.
Verzamel dieetwensen samen met de aanmelding en bestel catering op basis van het bevestigde aantal deelnemers. Houd voor de entree ook naamkaartjes en een bijgewerkte deelnemerslijst apart.
Stuur parkeerinformatie niet pas op de beursdag. Vermeld in de laatste deelnemersmail waar bezoekers parkeren en voeg pijlborden en aankondigingsborden toe aan de materialen voor de opbouw.
Controleer de stroomvoorziening per stand voordat exposanten arriveren. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelhaspels klaar en test verlichting en betaalterminal tijdens de technische ronde.
Richt de entreebalie in voordat je tafeldecoratie en hapjes afwerkt. Zet naamkaartjes op volgorde, koel de dranken op tijd en plaats afvalbakken op meerdere punten langs de bezoekersroute.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bootbeurs organiseren?: Begin minimaal enkele maanden vooraf met datum, openingstijden en exposantenregistratie. Plan de definitieve standindeling en deelnemerscommunicatie enkele weken voor de beurs en reserveer de laatste dagen voor printwerk, boodschappen en technische controles.
Wanneer maak je de plattegrond van een bootbeurs?: Maak de plattegrond zodra de exposantenlijst grotendeels definitief is, bij voorkeur enkele weken voor opening. Stuur daarna standnummers, parkeerinformatie en opbouwinstructies uiterlijk enkele dagen vooraf.
Hoeveel personeel heb je nodig bij een bootbeurs?: Plan minimaal één persoon voor de entree, één aanspreekpunt voor exposanten en één persoon voor catering en voorraad. Bij een drukke beurs voeg je extra ontvangst- en vloerbegeleiding toe, zodat de entree niet onbeheerd raakt.
Wat moet je op de ochtend van een bootbeurs controleren?: Controleer eerst stands, standnummers, looproutes, verlichting en stroom. Richt daarna de entree in, sorteer naamkaartjes, hang bewegwijzering op en controleer dranken, hapjes, betaalterminal en sanitaire voorraad voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.