Cómo organizar una feria náutica sin perder el control
Una feria náutica se organiza en dos líneas paralelas: atraer y registrar a visitantes y expositores, y preparar un recinto que funcione desde la entrada hasta cada stand. Empieza fijando fecha y horario, abre las inscripciones y confirma quién participa antes de dibujar el plano. Después coordina catering, aparcamiento, señalización y necesidades técnicas. El montaje final debe dejar tiempo para probar la iluminación, colocar los números de stand y enfriar las bebidas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Publicar la fecha y el horario de apertura
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir inscripciones
- 4
Registrar expositores
2 personas
- 5
Actualizar la lista de participantes
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Pedir el catering
- 8
Enviar la información de aparcamiento
- 9
Hacer el plano de los stands
2 personas
- 10
Asignar números de stand
2 personas
- 11
Enviar información a los expositores
- 12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 13
Imprimir señalización
- 14
Comprobar el inventario
2 personas
- 15
Hacer la compra
2 personas
- 16
Preparar el material promocional
2 personas
- 17
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Preparar aperitivos
3 personas
- 20
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Colocar paredes y displays del stand
4 personas
- 23
Marcar los stands de los expositores
2 personas
- 24
Comprobar la iluminación
2 personas
- 25
Colgar señalización
2 personas
- 26
Colocar mesas altas y asientos
3 personas
- 27
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
- 28
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 29
Recibir a los expositores
3 personas
- 30
Ayudar a los expositores con el montaje
4 personas
Evento
- 31
Atender la mesa de registro
2 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 33
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 34
Acompañar a los expositores
2 personas
- 35
Servir café y té
2 personas
- 36
Servir aperitivos
3 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Retirar la basura alrededor de los puestos
2 personas
- 39
Comprobar los baños
- 40
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 41
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 42
Guiar a los expositores durante el desmontaje
4 personas
- 43
Recoger el mobiliario
4 personas
- 44
Retirar los expositores y la decoración
3 personas
- 45
Lavar la vajilla
2 personas
- 46
Recoger y separar la basura
3 personas
- 47
Limpiar el lugar
4 personas
- 48
Clasificar el catering sobrante
2 personas
- 49
Inventariar materiales
2 personas
- 50
Devolver el material prestado
2 personas
- 51
Retirar las bebidas sin usar
2 personas
- 52
Archivar listas de registro
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de feriacant. 30
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 12
- Mesa de mostradorcant. 2
- Mantelescant. 32
- Papeleracant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Teléfonos móvilescant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Enrollacablescant. 4
- Terminal de pagocant. 2
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neverascant. 2
- Linternas de manocant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 150
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras para servircant. 6
Decoración
- Números de standcant. 30
- Decoración de mesacant. 20
- Guirnaldascant. 8
- Carteles informativoscant. 10
- Carteles direccionalescant. 20
- Portatarjetas de nombrecant. 80
Promoción
- Tarjetas de nombrecant. 250
- Pulserascant. 400
- Planoscant. 350
- Tarjetas del programacant. 350
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Cinta de advertenciacant. 4
- Extintorescant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el registro de expositores antes de asignar los stands. Con la lista actualizada puedes numerar cada espacio, preparar el plano y enviar a cada participante sus indicaciones sin rehacerlo todo.
- Pide las preferencias dietéticas al abrir las inscripciones, no al encargar el catering. Calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade opciones sin alcohol.
- Envía la información de aparcamiento y montaje a los expositores al menos 7 días antes. Incluye el número de stand, la ubicación en el plano y la hora a la que pueden acceder al recinto.
- Reserva varias horas para el montaje: primero mesas, sillas y mostrador de entrada; después paredes y displays; al final, señalización, tarjetas de nombre y decoración. Así los cables y las regletas no quedan bloqueados por el mobiliario.
- Haz una comprobación técnica 60 minutos antes de abrir. Prueba portátil, impresora, terminal de pago, iluminación y walkie-talkies, y deja cargadas las baterías de teléfonos y linternas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria náutica?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores. Deja cerrados el registro y el plano al menos 14 días antes, para tener tiempo de imprimir números, señalización y tarjetas de nombre.
- ¿Cuándo hay que abrir las inscripciones de una feria náutica?
- Ábrelas entre 6 y 8 semanas antes del evento y fija una fecha de cierre 14 días antes. Así puedes confirmar participantes, recopilar preferencias dietéticas y preparar el catering con cifras reales.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar los stands?
- Calcula entre 3 y 4 horas para colocar mesas, sillas, paredes, displays, números y carteles en una feria de tamaño medio. Haz la prueba de iluminación y equipos 60 minutos antes de abrir.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?
- Envía el plano, el número de stand, el horario de acceso y las instrucciones de aparcamiento al menos 7 días antes. Reenvía un resumen final 24 horas antes para reducir llamadas y dudas durante el montaje.
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