Eine Bildungsmesse strukturiert organisieren

Eine Bildungsmesse gelingt, wenn Schulen, Bildungsanbieter und Besucher frühzeitig zusammengebracht werden. Beginnen Sie mit Termin und Ort, legen Sie anschließend das Anmeldeverfahren und die Ausstellerplanung fest. Danach folgen Programm, Workshops, Catering, Technik und Besucherführung. Besonders häufig fehlen am Messetag klare Lagepläne, aktuelle Teilnehmerlisten oder getestete Präsentationstechnik – deshalb braucht die Vorbereitung feste Fristen und eine verantwortliche Person pro Bereich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Schulen kontaktieren
2 Personen
3
Bildungsanbieter kontaktieren
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Teilnehmerliste aktualisieren
10
Aussteller einteilen
2 Personen
11
Workshops planen
2 Personen
12
Reservierungen vornehmen
13
Catering bestellen
2 Personen
14
Technik inventarisieren
2 Personen
15
Programm finalisieren
2 Personen
16
Lageplan erstellen
17
Parkinformationen vorbereiten
18
Infotafeln gestalten
19
Beschilderung entwerfen
20
Werbung in sozialen Medien posten
21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
22
Anmeldelisten ausdrucken
23
Arbeitsblätter für Workshops kopieren
2 Personen
24
Materialien für Standbetreiber bestätigen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Getränke kühlen
2 Personen
28
Snacks vorbereiten
3 Personen
29
Materialien zusammenstellen
2 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
32
Aussteller empfangen
3 Personen
33
Standplätze zuweisen
3 Personen
34
Standmaterialien verteilen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Beschilderung anbringen
2 Personen
37
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
38
Workshopräume einrichten
3 Personen
39
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Technik testen
2 Personen
42
Toiletten kontrollieren
43
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
44
Standaussteller briefen
2 Personen

Event

45
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Programm vorstellen
2 Personen
48
Standbetreiber betreuen
2 Personen
49
Workshops betreuen
4 Personen
50
Informationsmaterial auffüllen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet ordentlich halten
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Fundgegenstände registrieren
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

60
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
61
Standmaterial sammeln
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Catering aufräumen
3 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Location reinigen
4 Personen
66
Technik ausschalten
2 Personen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
70
Registrierungsdaten archivieren
71
Dankesnachrichten versenden
72
Fotos mit Teilnehmenden teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 24
StühleAnz. 120
BarhockerAnz. 8
Registrierungstheke
ProspektständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 10

Ausstattung

LaptopAnz. 3
TabletsAnz. 6
BildschirmeAnz. 6
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadekabelAnz. 12
BatterienAnz. 24
USB-SticksAnz. 4
KabelbinderAnz. 100

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
PflanzendekorationAnz. 12
Fotowand
TischdekorationAnz. 24

Papierwaren

NamensschilderAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 250
PläneAnz. 150
Workshop-FormulareAnz. 200
BewertungskartenAnz. 150
NotizblöckeAnz. 100
StifteAnz. 150
StifteAnz. 60
KlebezettelAnz. 40
KlemmbretterAnz. 12
A4-DruckpapierAnz. 5
KlebebandAnz. 12
SchereAnz. 8
TackerAnz. 4
KlammernAnz. 8
KlebestiftAnz. 12
PermanentmarkerAnz. 24

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
SchreibtischlampenAnz. 8

Reinigung

AllzweckreinigerAnz. 4
GlasreinigerAnz. 2
SpülmittelAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
PutzlappenAnz. 24
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
HandseifeAnz. 8
HanddesinfektionsgelAnz. 8
PapierhandtücherAnz. 12
ToilettenpapierAnz. 24
MüllsäckeAnz. 80
KüchenpapierAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Termin und Ort mindestens 12 Wochen vorher fest und kontaktieren Sie Schulen sowie Bildungsanbieter direkt danach. So bleibt genug Zeit, Absagen zu ersetzen und die Aussteller sinnvoll einzuteilen.
Öffnen Sie das Anmeldeformular spätestens 8 Wochen vor der Messe. Erfassen Sie neben Name und Organisation auch Ernährungswünsche und aktualisieren Sie die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche.
Planen Sie Workshops nicht nur nach Thema, sondern auch nach Raum, Sitzplätzen und Technik. Für jeden Workshop sollten Arbeitsblätter, Beamer oder Bildschirm sowie ein klarer Beginn und ein Ende feststehen.
Bestellen Sie Catering erst nach dem Anmeldeschluss, aber spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung. Rechnen Sie die Zahl der angemeldeten Personen mit einer kleinen Reserve ab und geben Sie Ernährungswünsche gesammelt weiter.
Testen Sie Lautsprecher, Mikrofone, Beamer, Bildschirme und Verlängerungskabel am Vortag vor Ort. Drucken Sie Lageplan, Parkinformationen, Anmeldelisten und Beschilderung zusätzlich aus, falls WLAN oder Drucker am Messetag ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Bildungsmesse organisieren?: Starten Sie etwa 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Ansprache von Schulen und Bildungsanbietern. Acht Wochen vor dem Termin sollte die Anmeldung geöffnet sein.
Wie viele Wochen vorher sollte die Einladung zur Bildungsmesse verschickt werden?: Verschicken Sie Einladungen ungefähr 8 bis 10 Wochen vorher. Eine Erinnerung nach 3 bis 4 Wochen und eine letzte Bestätigung etwa 7 Tage vor der Messe helfen, Rückmeldungen zu vervollständigen.
Wann muss das Programm einer Bildungsmesse fertig sein?: Finalisieren Sie Programm, Workshops und Ausstelleraufteilung spätestens 2 Wochen vor der Messe. Dann können Sie Lageplan, Infotafeln, Namensschilder und Online-Ankündigungen noch rechtzeitig anpassen.
Was muss man am Tag vor einer Bildungsmesse prüfen?: Prüfen Sie am Vortag Räume, Beschilderung, Sitzordnung und die komplette Technik. Planen Sie dafür mindestens 2 Stunden ein und testen Sie jedes Mikrofon, jeden Beamer sowie alle benötigten Kabel und Ladekabel.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.