Organiser un salon de l’éducation, étape par étape

Un salon de l’éducation se construit d’abord autour d’un calendrier clair : date, lieu, établissements participants et prestataires de formation. Ensuite, vous ouvrez les inscriptions, répartissez les exposants et préparez les ateliers avant de finaliser le programme. Les détails qui prennent le plus souvent du retard sont le recueil des besoins alimentaires, les badges, les supports imprimés et le matériel technique. Prévoyez aussi un plan lisible, un accueil équipé et des informations de stationnement faciles à transmettre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les écoles participantes
2 personnes
3
Contacter les prestataires de formation
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Mettre à jour la liste des participants
10
Répartir les exposants
2 personnes
11
Planifier les ateliers
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Commander le catering
2 personnes
14
Recenser le matériel technique
2 personnes
15
Finaliser le programme
2 personnes
16
Créer le plan
17
Préparer les informations de stationnement
18
Concevoir des panneaux d’information
19
Concevoir la signalétique
20
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les listes d’inscription
23
Photocopier les feuilles de travail pour les ateliers
2 personnes
24
Confirmer le matériel des exposants
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Rassembler le matériel
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
6 personnes
32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Attribuer les emplacements
3 personnes
34
Distribuer les supports de stand
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
38
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
39
Monter le buffet traiteur
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Tester la technique
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
44
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

45
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Présenter le programme
2 personnes
48
Encadrer les exposants
2 personnes
49
Encadrer les ateliers
4 personnes
50
Ravitaillement en matériel d’information
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Enregistrer les objets trouvés
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

60
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
61
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Éteindre la technique
2 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Stocker la restauration restante
2 personnes
70
Archiver les données d'inscription
71
Envoyer des messages de remerciement
72
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Comptoir d'inscription
Présentoirs à dépliantsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Poubellesqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Tablettesqté 6
Écransqté 6
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Câbles de rechargeqté 12
Pilesqté 24
Clés USBqté 4
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Décoration végétaleqté 12
Mur photo
Décoration de tableqté 24

Papeterie

Badges nominatifsqté 150
Brochures du programmeqté 250
Plansqté 150
Formulaires d’atelierqté 200
Cartes d’évaluationqté 150
Blocs-notesqté 100
Stylosqté 150
Marqueursqté 60
Post-itqté 40
Presse-papiersqté 12
Papier d'impression A4qté 5
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Pâte adhésiveqté 12
Marqueurs permanentsqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de bureauqté 8

Nettoyage

Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Liquide vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Savon pour les mainsqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8
Essuie-toutqté 12
Papier toiletteqté 24
Sacs poubelleqté 80
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis contactez rapidement les écoles et les prestataires de formation. Gardez un délai d’au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les participants et construire le programme.
Ouvrez le formulaire d’inscription avant de lancer largement les invitations. Demandez dès le départ les besoins alimentaires et mettez à jour la liste des participants chaque semaine jusqu’à la clôture.
Répartissez les exposants avant de créer le plan de la salle : cela permet de placer les tables, les chaises, les présentoirs à dépliants et les points d’accueil sans refaire la signalétique.
Testez le matériel technique au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez les écrans, le vidéoprojecteur, les microphones, les enceintes, les rallonges, les multiprises et les câbles de recharge.
Faites imprimer les badges, les listes d’inscription et les feuilles d’atelier au plus tard 2 jours avant le salon. Le jour même, prévoyez un comptoir d’inscription, des panneaux visibles et une personne pour orienter les visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’éducation ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu et les participants, d’ouvrir les inscriptions, de planifier les ateliers, de commander le catering et de préparer le matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon de l’éducation ?: Envoyez une première invitation environ 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 10 à 14 jours avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant le salon pour finaliser les badges, les listes et les besoins alimentaires.
Comment organiser les exposants dans un salon de l’éducation ?: Répartissez-les après avoir confirmé leur présence et leurs besoins matériels, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Regroupez les stands par type de formation ou de public, puis indiquez chaque emplacement sur le plan et la signalétique.
Quel matériel prévoir pour les ateliers ?: Vérifiez chaque atelier au moins 48 heures à l’avance : tables, chaises, feuilles de travail, ordinateur portable, écran ou vidéoprojecteur selon le format. Testez aussi les microphones, les enceintes, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants.

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