Cómo organizar una feria educativa sin perder el control
Una feria educativa reúne escuelas, proveedores, talleres y familias, así que el orden de preparación marca la diferencia. Empieza por fijar fecha y lugar, confirma quién participa y abre pronto las inscripciones. Después organiza puestos, horarios, catering y necesidades técnicas antes de cerrar el plano y el programa. Los últimos días deben servir para comprobar materiales, imprimir registros, preparar la señalización y revisar el pronóstico del tiempo, no para tomar decisiones básicas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contactar a las escuelas participantes
2 personas
- 3
Contactar con proveedores de educación
2 personas
- 4
Redactar invitaciones
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Actualizar la lista de participantes
- 10
Asignar puestos a los expositores
2 personas
- 11
Programar talleres
2 personas
- 12
Hacer reservas
- 13
Pedir el catering
2 personas
- 14
Inventariar la técnica
2 personas
- 15
Definir el programa final
2 personas
- 16
Hacer el plano
- 17
Preparar la información de aparcamiento
- 18
Diseñar los carteles informativos
- 19
Diseñar la señalización
- 20
Publicar promoción en redes sociales
- 21
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 22
Imprimir listas de registro
- 23
Copiar las hojas de trabajo para talleres
2 personas
- 24
Confirmar los materiales de los expositores
- 25
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 26
Hacer la compra
3 personas
- 27
Enfriar bebidas
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Reunir los materiales
2 personas
- 30
Abrir la ubicación
2 personas
- 31
Montar mesas y sillas
6 personas
- 32
Recibir a los expositores
3 personas
- 33
Asignar espacios de stand
3 personas
- 34
Repartir materiales del stand
2 personas
- 35
Colgar la decoración
3 personas
- 36
Colocar la señalización
2 personas
- 37
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 38
Montar las salas del taller
3 personas
- 39
Montar el bufé de catering
3 personas
- 40
Preparar café y té
2 personas
- 41
Probar la técnica
2 personas
- 42
Comprobar los baños
- 43
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
- 44
Dar briefing a los expositores
2 personas
Evento
- 45
Atender la mesa de registro
2 personas
- 46
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 47
Presentar el programa
2 personas
- 48
Atender a los expositores
2 personas
- 49
Guiar talleres
4 personas
- 50
Reponer el material informativo
2 personas
- 51
Servir café y té
2 personas
- 52
Servir aperitivos
3 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Mantener el buffet ordenado
2 personas
- 55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 56
Comprobar los baños periódicamente
- 57
Registrar objetos perdidos
- 58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 59
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 60
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 61
Reunir materiales del stand
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Recoger el catering
3 personas
- 64
Recoger la basura
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
4 personas
- 66
Apagar la técnica
2 personas
- 67
Retirar la decoración
2 personas
- 68
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 69
Guardar la catering sobrante
2 personas
- 70
Archivar los datos de registro
- 71
Enviar mensajes de agradecimiento
- 72
Compartir fotos con los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 24
- Sillascant. 120
- Taburetes de barcant. 8
- Mostrador de registro
- Expositores para folletoscant. 12
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Papeleracant. 10
Equipo
- Portátilcant. 3
- Tabletscant. 6
- Pantallascant. 6
- Proyectorcant. 2
- Pantalla de proyeccióncant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Cables de cargacant. 12
- Bateríascant. 24
- Memorias USBcant. 4
- Bridascant. 100
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 120
- Cucharones de servircant. 12
- Cuencoscant. 20
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 4
Decoración
- Mantelescant. 24
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Decoración con plantascant. 12
- Photowall
- Decoración de mesacant. 24
Artículos de papel
- Tarjetas de nombrecant. 150
- Folletos del programacant. 250
- Planoscant. 150
- Formularios del tallercant. 200
- Tarjetas de evaluacióncant. 150
- Bloc de notascant. 100
- Bolígrafoscant. 150
- Rotuladorescant. 60
- Notas adhesivascant. 40
- Portapapelescant. 12
- Papel de impresión A4cant. 5
- Cinta adhesivacant. 12
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Masilla adhesivacant. 12
- Rotuladores permanentescant. 24
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de escritoriocant. 8
Limpieza
- Limpiador multiusoscant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Lavavajillascant. 3
- Esponjascant. 12
- Paños de limpiezacant. 24
- Fregonacant. 4
- Cuboscant. 4
- Jabón de manoscant. 8
- Gel desinfectante para manoscant. 8
- Toallas de papelcant. 12
- Papel higiénicocant. 24
- Bolsas de basuracant. 80
- Papel de cocinacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la lista inicial de escuelas antes de redactar las invitaciones. Abre el formulario de inscripción con al menos 4 semanas de antelación para poder actualizar participantes y recoger preferencias dietéticas.
- Asigna los puestos antes de diseñar el plano definitivo. Reserva espacio para el mostrador de registro, expositores de folletos, percheros y pasillos; dejarlo para el último día suele provocar cambios de mesas y sillas.
- Programa los talleres con horarios, salas y responsables concretos. Copia las hojas de trabajo y confirma los materiales de cada expositor al menos 7 días antes, especialmente si habrá varias sesiones simultáneas.
- Haz un inventario técnico 3 o 4 días antes: portátil, tablets, pantallas, proyector, micrófonos, altavoces, cables alargadores, regletas, baterías y cables de carga. Lleva también bridas y memorias USB para resolver conexiones o copias de última hora.
- Calcula el catering a partir de la lista actualizada y de las preferencias dietéticas, no de una estimación antigua. Comprueba vajilla, termos, vasos y recipientes el día anterior, y publica la información de aparcamiento junto con la señalización antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria educativa?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite contactar con escuelas y proveedores, enviar invitaciones, gestionar inscripciones, programar talleres y cerrar el catering sin improvisar.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria educativa?
- Abre el formulario al menos 4 semanas antes del evento. Actualiza la lista de participantes cada semana y vuelve a comprobarla 3 días antes para ajustar puestos, tarjetas de nombre y catering.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de una feria educativa?
- Cierra el programa final entre 7 y 10 días antes. Después de esa fecha, limita los cambios a sustituciones necesarias y dedica el tiempo a imprimir listas, hojas de trabajo, carteles y señalización.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una feria educativa?
- Comprueba el plano, las mesas, sillas y puestos, el registro, la tecnología y los materiales de los talleres. Revisa también el pronóstico del tiempo y deja preparados los carteles, las tarjetas de nombre y la información de aparcamiento.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!