Organiser un congrès de l’éducation, étape par étape

Un congrès de l’éducation se prépare d’abord par le programme, les intervenants et les espaces nécessaires. Ensuite, les inscriptions permettent d’ajuster les repas, les badges, les salles et les supports. Gardez une marge pour les besoins alimentaires, les présentations reçues tardivement et les tests techniques. Les deux dernières semaines servent surtout à verrouiller les informations et à préparer un accueil fluide le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
3
Inviter les intervenants
2 personnes
4
Rassembler les informations sur les intervenants
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier le formulaire d'inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les informations de transport
10
Mettre le programme en ligne
11
Établir la liste des badges nominatifs
12
Passer la commande traiteur
2 personnes
13
Tester la technique
2 personnes
14
Rassembler les présentations
15
Vérifier les présentations
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la liste des participants
19
Préparer les certificats
2 personnes
20
Trier les matériaux
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Rappeler les intervenants

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier les salles
2 personnes
26
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
27
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
28
Trier les badges nominatifs
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le fond de scène
2 personnes
31
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
32
Installer les microphones
2 personnes
33
Charger les présentations
2 personnes
34
Installer les paperboards
2 personnes
35
Afficher les informations WiFi
36
Mettre en place le point café
3 personnes
37
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
38
Accueillir les intervenants
2 personnes
39
Briefer les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Accompagner l'ouverture
2 personnes
43
Annoncer les intervenants
44
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
45
Veiller au respect du planning pendant les sessions
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Annoncer les pauses
48
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
49
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
50
Installer le cocktail de réseautage
4 personnes
51
Servir les amuse-bouches
4 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Encadrer le programme du soir
2 personnes
55
Remettre les certificats
2 personnes
56
Assurer la clôture
2 personnes
57
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

58
Rassembler la vaisselle
4 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Remettre le mobilier en place
4 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Emballer le matériel
3 personnes
63
Nettoyer les salles
4 personnes
64
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
65
Fermer le lieu
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
69
Vérifier les restes
2 personnes
70
Envoyer les e-mails de remerciement
71
Partager les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Tables pliantesqté 6
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Clés USBqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Couteaux à painqté 3
Planches à découperqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Présentation

Paperboardsqté 6
Blocs de paperboardqté 12
Marqueursqté 48
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Porte-nomsqté 130
Pots à stylosqté 12
Chemises de présentationqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Fond de scène
Compositions floralesqté 6
Plateauxqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le programme avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour inviter les intervenants, réserver les salles et publier un formulaire complet.
Demandez les informations des intervenants dès leur confirmation : comptez une relance 14 jours puis 7 jours avant le congrès pour récupérer biographie, titre et présentation.
Fermez les inscriptions suffisamment tôt pour commander le traiteur et établir les badges. Une clôture 5 à 7 jours avant l’événement laisse le temps de traiter les besoins alimentaires.
Testez chaque configuration technique dans sa salle au moins la veille : ordinateur, projecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être vérifiés ensemble.
Préparez un dossier d’accueil par salle avec le déroulé imprimé, la liste des participants, les badges et les certificats. Refroidissez les boissons et préparez le café avant l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de l’éducation ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les intervenants, réserver les salles, gérer les inscriptions et tester la technique avant le jour du congrès.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un congrès ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme principal sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Le formulaire doit demander les coordonnées et les besoins alimentaires.
Quand commander le traiteur pour un congrès ?: Passez la commande définitive 5 à 7 jours avant le congrès, après la clôture des inscriptions. Gardez une petite marge pour les intervenants et les participants ajoutés au dernier moment.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un test complet la veille, puis une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil. Contrôlez les présentations, les microphones, les projecteurs, les câbles et les niveaux sonores dans chaque salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.