Zo organiseer je een onderwijscongres

Een onderwijscongres organiseren begint niet met de catering, maar met een helder programma, passende zalen en bevestigde sprekers. Leg daarna de inschrijving vast en verzamel direct dieetwensen, vervoersinformatie en presentatiemateriaal. In de laatste weken verschuift de aandacht naar techniek, naamkaartjes, certificaten en het draaiboek. Plan op de congresdag tijd voor een volledige controle van zalen, projectoren, microfoons en ontvangstmaterialen; juist daar ontstaan vaak de laatste problemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zalen reserveren
2 personen
3
Sprekers uitnodigen
2 personen
4
Sprekersinformatie verzamelen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier publiceren
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vervoersinformatie versturen
10
Programma online zetten
11
Naamkaartjeslijst opstellen
12
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
13
Techniek testen
2 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Certificaten voorbereiden
2 personen
20
Materialen sorteren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Sprekers herinneren

Event

24
Locatie openen
2 personen
25
Zalen controleren
2 personen
26
Entreebalie opbouwen
2 personen
27
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
28
Naamkaartjes sorteren
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
30
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
31
Projector en scherm plaatsen
2 personen
32
Microfoons klaarzetten
2 personen
33
Presentaties laden
2 personen
34
Flipcharts klaarzetten
2 personen
35
WiFi-informatie ophangen
36
Koffiepunt inrichten
3 personen
37
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
38
Sprekers ontvangen
2 personen
39
Sprekers instrueren
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Opening begeleiden
2 personen
43
Sprekers aankondigen
44
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
45
Tijdschema tijdens sessies bewaken
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Pauzes aankondigen
48
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
49
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
50
Netwerkborrel klaarzetten
4 personen
51
Borrelhapjes serveren
4 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Avondprogramma begeleiden
2 personen
55
Certificaten uitreiken
2 personen
56
Afsluiting verzorgen
2 personen
57
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

58
Servies verzamelen
4 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Meubilair terugzetten
4 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Materialen inpakken
3 personen
63
Zalen schoonmaken
4 personen
64
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
65
Locatie afsluiten
2 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Techniek veilig opbergen
2 personen
69
Restanten controleren
2 personen
70
Bedankmails versturen
71
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 6
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
USB-sticksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Presentatie

Flipchartsaantal 6
Flipchartblokkenaantal 12
Stiftenaantal 48
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Naamkaarthoudersaantal 130
Pennenbakjesaantal 12
Presentatiemappenaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 12
Kleefbandaantal 8
Scharenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer per onderdeel de zaal, begin- en eindtijd, spreker en benodigde apparatuur, zodat deelnemers zich met volledige informatie kunnen aanmelden.
Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze daarna op beeldverhouding, video’s en lettergrootte. Zet de definitieve bestanden ook op een USB-stick als reserve naast de laptop van de spreker.
Sluit de inschrijving niet pas op de congresdag. Gebruik de deelnemerslijst om naamkaartjes, certificaten, catering en zaalindeling minimaal 3 werkdagen vooraf definitief te maken.
Test techniek per zaal voordat deelnemers binnenkomen: projectie, geluid, draadloze microfoons, presentatieklikker en kabels. Leg per zaal een verlengkabel en stekkerdoos klaar en werk losse kabels weg met kabelgoten.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de eerste ontvangst. Controleer dan de stoelen en tafels, koffie- en waterpunten, bewegwijzering, sprekerstafel en het draaiboek met de aanwezige organisatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een onderwijscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, meestal 8 tot 10 weken voor de congresdag.
Wanneer moet je de catering voor een onderwijscongres bestellen?: Plaats de cateringbestelling uiterlijk 7 werkdagen vooraf, wanneer het aantal deelnemers en de dieetwensen grotendeels bekend zijn. Geef een laatste deelnemersaantal 2 tot 3 werkdagen voor het congres door als de cateraar dat toestaat.
Wanneer verzamel je presentaties van sprekers?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen voor het onderwijscongres op en stuur herinneringen 3 dagen vooraf naar wie nog niets heeft aangeleverd. Controleer alle bestanden vóór de congresdag en bewaar een reservekopie op USB.
Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek van een congres te testen?: Plan per zaal minimaal 30 minuten voor een technische test en begin 90 minuten voor de eerste ontvangst met de totale opbouwcontrole. Test niet alleen de projector, maar ook microfoons, luidsprekers, klikker, laptop, kabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.