Checklist voor een goed voorbereid onderwijscongres

Een onderwijscongres vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, catering, techniek, presentaties en materialen voor deelnemers. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar communicatie, registratie en de praktische uitvoering. Deze checklist bevat 71 taken en 56 benodigdheden, zodat je niets vergeet tussen de eerste reservering en het controleren van de zalen op de congresdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Sprekers uitnodigen
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersinformatie versturen
Programma online zetten
Naamkaartjeslijst opstellen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes afdrukken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Certificaten voorbereiden
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sprekers herinneren

Event

Locatie openen
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumachtergrond plaatsen
2 personen
Projector en scherm plaatsen
2 personen
Microfoons klaarzetten
2 personen
Presentaties laden
2 personen
Flipcharts klaarzetten
2 personen
WiFi-informatie ophangen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Sprekers ontvangen
2 personen
Sprekers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Techniek tijdens sessies bedienen
2 personen
Tijdschema tijdens sessies bewaken
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzes aankondigen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Netwerkborrel klaarzetten
4 personen
Borrelhapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Certificaten uitreiken
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Meubilair terugzetten
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Techniek veilig opbergen
2 personen
Restanten controleren
2 personen
Bedankmails versturen
Presentaties delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Klaptafelsaantal 6
Spreektafel
Barkrukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Waterkannenaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
USB-sticksaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerlepelsaantal 12
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 3
Flessenopenersaantal 3

Presentatie

Flipchartsaantal 6
Flipchartblokkenaantal 12
Stiftenaantal 48
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Naamkaarthoudersaantal 130
Pennenbakjesaantal 12
Presentatiemappenaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 12
Kleefbandaantal 8
Scharenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachtergrond
Bloemstukkenaantal 6
Dienbladenaantal 8

Verlichting

LED-tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zalen eerst vast. Nodig sprekers daarna uit en verzamel hun informatie voordat je uitnodigingen en het online programma publiceert.
Open het aanmeldformulier ruim vóór het congres en verwerk dieetwensen in één overzicht. Zo kun je de cateringbestelling baseren op het actuele aantal deelnemers in plaats van op een schatting.
Plan een aparte technische controle voor laptops, projectoren, schermen, microfoons en presentatieklikkers. Test niet alleen de apparatuur, maar controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten per zaal.
Vraag presentaties vooraf op en controleer ze op bestandsformaat en werking. Zet een reservekopie op een USB-stick en bewaar daarnaast een versie op de laptop die tijdens het congres wordt gebruikt.
Maak de congresmaterialen uiterlijk de dag ervoor klaar: naamkaartjes, deelnemerslijst, draaiboek en certificaten. Koel dranken vooraf en controleer bij het openen van de locatie eerst de opstelling, techniek en cateringpunten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een onderwijscongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Plan de uitnodigingen en het aanmeldformulier daarna, zodat je nog enkele weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering af te stemmen.
Wanneer moet ik de catering voor een onderwijscongres bestellen?: Plaats de bestelling zodra het grootste deel van de aanmeldingen binnen is, bij voorkeur 7 tot 10 dagen voor het congres. Werk dieetwensen en het definitieve aantal daarna nog één keer bij volgens de deadline van de cateraar.
Wanneer moet ik presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 5 werkdagen voor het onderwijscongres op. Controleer ze daarna op formaat en techniek en zet alle bestanden uiterlijk de dag ervoor klaar op de congreslaptop en een USB-stick.
Wat moet ik op de ochtend van een onderwijscongres controleren?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de start. Controleer per zaal de stoelen, tafels, projectie, microfoons, kabels, naamkaartjes, deelnemerslijst en catering voordat de eerste deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.