Checklist pour organiser un congrès de l’éducation

Un congrès de l’éducation demande un suivi précis bien avant l’ouverture des salles. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis coordonnez les intervenants, les inscriptions et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, vérifiez les présentations, les badges, les certificats et toute la technique. Cette checklist rassemble 71 tâches et 56 fournitures pour avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Inviter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations sur les intervenants
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations de transport
Mettre le programme en ligne
Établir la liste des badges nominatifs
Passer la commande traiteur
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les certificats
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rappeler les intervenants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le fond de scène
2 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Charger les présentations
2 personnes
Installer les paperboards
2 personnes
Afficher les informations WiFi
Mettre en place le point café
3 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Accueillir les intervenants
2 personnes
Briefer les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Gérer la technique pendant les sessions
2 personnes
Veiller au respect du planning pendant les sessions
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les pauses
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Installer le cocktail de réseautage
4 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Envoyer les e-mails de remerciement
Partager les présentations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 18
Tables pliantesqté 6
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 130
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 130
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Cliques de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Clés USBqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Cuillères de serviceqté 12
Couteaux à painqté 3
Planches à découperqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Présentation

Paperboardsqté 6
Blocs de paperboardqté 12
Marqueursqté 48
Blocs-notesqté 130
Stylos à billeqté 150
Porte-nomsqté 130
Pots à stylosqté 12
Chemises de présentationqté 10
Panneaux directionnelsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 4

Décoration

Nappesqté 18
Fond de scène
Compositions floralesqté 6
Plateauxqté 8

Éclairage

Lampes de table LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les salles avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, publier les inscriptions et organiser le programme.
Demandez les besoins alimentaires dans le formulaire d’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le congrès. Gardez une liste actualisée pour l’accueil.
Rassemblez les présentations 3 jours avant l’événement et testez chaque ordinateur, projecteur, écran et microphone dans la salle prévue. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires.
Imprimez les badges nominatifs, la liste des participants et le déroulé la veille. Préparez quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives et les corrections de dernière minute.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les salles, installez les tables et les chaises, refroidissez les boissons et faites un dernier rappel aux intervenants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès de l’éducation ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les salles, confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et tester la technique.
Quand envoyer les invitations pour un congrès de l’éducation ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 6 à 8 semaines avant le congrès. Relancez les personnes inscrites 7 jours avant avec les informations de transport et les horaires.
Quand récupérer les présentations des intervenants ?: Demandez les fichiers au moins 3 jours avant l’événement et vérifiez-les dès réception. Gardez une copie sur une clé USB et sur l’ordinateur utilisé en salle afin de limiter les problèmes le jour même.
Combien de temps avant le début faut-il ouvrir les salles ?: Ouvrez le lieu environ 2 heures avant l’accueil des participants. Comptez ce temps pour vérifier les salles, installer la signalétique, tester les microphones et projecteurs, puis préparer les badges et les boissons.

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