Ein Bigbandkonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Bigbandkonzert entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Kläre zuerst Termin, Saal und Auftritt, bevor du Technik, Programm und Einladungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Sitzplätze, Musikerbetreuung und der genaue Bühnenplan. Besonders häufig werden Stromwege, Notenständer, Pultbeleuchtung und das Essen für die Musiker zu spät abgestimmt. Der fertige Plan führt dich durch alle 90 Aufgaben und die benötigten 63 Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Auftritt mit Bigband bestätigen
2 Personen
3
Saalreservierung vornehmen
4
Genehmigungen und Saalregeln prüfen
5
Kapazität und Publikumsaufteilung festlegen
2 Personen
6
Konzertprogramm festlegen
2 Personen
7
Repertoire und Spielzeiten bestätigen
2 Personen
8
Technische Anforderungen erfragen
9
Künstlervertrag prüfen
10
Künstlertansport abstimmen
11
Catering für Musiker reservieren
12
Fotograf oder Anmeldung organisieren
13
Einladungen gestalten
14
Einladungen verschicken
2 Personen
15
Online-Anmeldeformular öffnen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Ernährungswünsche erfassen
18
Anmeldebestätigungen versenden
19
Endgültige Besucherliste erstellen
20
Programm und Route teilen
21
Stühle und Tische reservieren
22
Tonanlage reservieren
23
Beleuchtung reservieren
24
Musikerliste erhalten
25
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
26
Technischen Lageplan erstellen
2 Personen
27
Drehbuch ausdrucken
28
Teamaufteilung erstellen
29
Kontaktliste für das Team erstellen
30
Parkinformationen vorbereiten
31
Namensschilder vorbereiten
32
Verzehrgutscheine vorbereiten
33
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
34
Einkaufen gehen
2 Personen
35
Getränke kühlen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
3 Personen
37
Musikerinformationen versenden
38
Saal öffnen
2 Personen
39
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
40
Bühne und Spielfläche freiräumen
3 Personen
41
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
42
Stühle aufstellen
4 Personen
43
Tische aufstellen
3 Personen
44
Tontechnik anschließen
3 Personen
45
Mikrofone testen
2 Personen
46
Beleuchtung installieren
2 Personen
47
Musikerstühle aufstellen
3 Personen
48
Notenständer aufstellen
3 Personen
49
Dekoration aufhängen
2 Personen
50
Bar und Buffet einrichten
3 Personen
51
Geschirr und Gläser bereitstellen
2 Personen
52
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
53
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
54
Künstlerraum einrichten
2 Personen
55
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
56
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

59
Türen öffnen
3 Personen
60
Besucher empfangen
4 Personen
61
Anmeldungen abhaken
2 Personen
62
Programm verteilen
2 Personen
63
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
64
Snacks servieren
3 Personen
65
Musiker empfangen
2 Personen
66
Musiker zur Umkleide begleiten
67
Auftritt ankündigen
68
Ersten Konzertblock begleiten
2 Personen
69
Getränke nachfüllen
2 Personen
70
Pause organisieren
3 Personen
71
Zweiten Konzertblock begleiten
2 Personen
72
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
73
Abendprogramm ankündigen
74
Abendkonzert betreuen
2 Personen
75
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
76
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
77
Künstler verabschieden lassen
2 Personen
78
Fundsachen sammeln
79
Bar schließen
2 Personen

Nachbereitung

80
Geschirr sammeln
3 Personen
81
Abfall trennen
3 Personen
82
Tonanlage abbauen
3 Personen
83
Beleuchtung abbauen
2 Personen
84
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
85
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
86
Künstlerraum reinigen
2 Personen
87
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
88
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
89
Übrig gebliebene Getränke aufbewahren
2 Personen
90
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Besucher-StühleAnz. 170
MusikerstühleAnz. 22
TischeAnz. 12
BiertischeAnz. 4
KlappischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Mischpult
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
LautsprecherAnz. 2
MonitorspeakerAnz. 2
VerstärkerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 4
NotenständerAnz. 24
PultbeleuchtungAnz. 12
AudiokabelAnz. 16
StromkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 6
Stativ für BeleuchtungAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 8
LichtfilterAnz. 6

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
KaffeelöffelAnz. 40
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierzangenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
Servierplatten für KünstlerAnz. 6

Dekoration

BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
KonzertplakateAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 30
ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
HandfegerAnz. 3

Sonstiges

GarderobennummernAnz. 180
ProgrammhefteAnz. 180
StifteAnz. 20
KlemmbrettmappenAnz. 6
BargeldschälchenAnz. 2
Kasse
Geldbörsen für WechselgeldAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige den Auftritt schriftlich, bevor du Einladungen verschickst. Vertrag, Spielzeiten, Repertoire, Transport und technische Anforderungen der Bigband sollten spätestens mehrere Wochen vor dem Konzert vorliegen.
Prüfe die Saalkapazität nicht nur nach der Gesamtzahl der Plätze. Plane Besucher-, Musiker- und Bewegungsflächen getrennt und lege früh fest, wo Bühne, Mischpult, Garderobe und Fluchtwege bleiben.
Erstelle den Bühnenplan erst, wenn du die Musikerliste erhalten hast. Für eine Bigband müssen Musikerstühle, Notenständer, Mikrofone, Monitorspeaker und Pultbeleuchtung zur tatsächlichen Besetzung passen.
Plane die Technik mit einem festen Aufbau- und Soundcheck-Zeitfenster. Stromkabel, Verlängerungen, Kabelkanäle, DI-Boxen und Ersatzbatterien werden leicht übersehen, obwohl sie den Ablauf am Veranstaltungstag bremsen können.
Schließe die Besucherliste nicht erst am Konzerttag. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend, verschicke Bestätigungen und gib dem Catering spätestens 3 bis 5 Tage vorher die endgültige Personenzahl.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Bigbandkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saalreservierung und der schriftlichen Bestätigung der Bigband. Technik, Einladungen und Anmeldungen brauchen danach weitere feste Fristen.
Wie viel Platz braucht eine Bigband auf der Bühne?: Das lässt sich erst anhand der Musikerliste und der gewünschten Bühnenaufteilung zuverlässig festlegen. Plane zusätzlich Platz für Notenständer, Mikrofonständer, Monitore, Kabelwege und einen sicheren Zugang ein.
Wann sollte man die Technik für ein Bigbandkonzert buchen?: Reserviere Tonanlage, Mischpult, Mikrofone und Beleuchtung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Die technischen Anforderungen der Band sollten vorher schriftlich geklärt sein.
Bis wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?: Lege die endgültige Besucherliste spätestens 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung fest. Dann können Sitzordnung, Gläser, Kaffeeausstattung und Catering passend vorbereitet werden.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.