Organiser un concert de big band, étape par étape

Un concert de big band se prépare d’abord autour de la date, de la salle et des contraintes techniques de l’ensemble. Commence par confirmer la prestation, puis verrouille la capacité du public, le programme et les horaires de jeu avant d’ouvrir les inscriptions. La scène demande une coordination précise : sonorisation, éclairage, chaises de musiciens, pupitres et câblage doivent être définis avec le groupe. Les oublis les plus fréquents concernent le transport, le catering et les besoins alimentaires des musiciens.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer la prestation avec le big band
2 personnes
3
Réserver la salle
4
Vérifier les autorisations et les règles de la salle
5
Déterminer la capacité et la répartition du public
2 personnes
6
Arrêter le programme du concert
2 personnes
7
Confirmer le répertoire et les horaires de jeu
2 personnes
8
Demander les besoins techniques
9
Vérifier le contrat de l'artiste
10
Coordonner le transport des artistes
11
Réserver le catering pour les musiciens
12
Prévoir un photographe ou l’accueil
13
Concevoir les invitations
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
18
Envoyer les confirmations d'inscription
19
Établir la liste définitive des visiteurs
20
Partager le programme en route
21
Réserver des chaises et des tables
22
Réserver le matériel de sonorisation
23
Réserver l’éclairage
24
Recevoir la liste des musiciens
25
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
26
Créer le plan technique
2 personnes
27
Imprimer le déroulé
28
Établir la répartition des équipes
29
Créer la liste de contacts de l’équipe
30
Préparer les informations de stationnement
31
Préparer les badges nominatifs
32
Préparer les tickets de consommation
33
Vérifier la liste des courses
2 personnes
34
Faire les courses
2 personnes
35
Refroidir les boissons
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Envoyer les informations aux musiciens
38
Ouvrir la salle
2 personnes
39
Réceptionner les livraisons
2 personnes
40
Libérer la scène et l’espace de jeu
3 personnes
41
Installer les éléments de scène
4 personnes
42
Installer les chaises
4 personnes
43
Installer les tables
3 personnes
44
Raccorder le matériel audio
3 personnes
45
Tester les microphones
2 personnes
46
Installer l'éclairage
2 personnes
47
Installer les chaises des musiciens
3 personnes
48
Installer les pupitres de musique
3 personnes
49
Installer la décoration
2 personnes
50
Installer le bar et le buffet
3 personnes
51
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
52
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
53
Préparer le café et le thé
2 personnes
54
Aménager la loge des artistes
2 personnes
55
Effectuer la balance technique
4 personnes
56
Donner le briefing à l’équipe d’accueil
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

59
Ouvrir les portes
3 personnes
60
Accueillir les visiteurs
4 personnes
61
Cocher les inscriptions
2 personnes
62
Distribuer le programme
2 personnes
63
Servir le café et le thé
2 personnes
64
Servir des amuse-bouches
3 personnes
65
Accueillir les musiciens
2 personnes
66
Accompagner les musiciens vers la loge
67
Annoncer la prestation
68
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
69
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
70
Assurer la pause
3 personnes
71
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
72
Servir le repas des artistes
2 personnes
73
Annoncer le programme du soir
74
Animer le concert du soir
2 personnes
75
Réapprovisionner les boissons et les encas
3 personnes
76
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
77
Faire ses adieux aux artistes
2 personnes
78
Rassembler les objets trouvés
79
Fermer le bar
2 personnes

Suivi

80
Rassembler la vaisselle
3 personnes
81
Trier les déchets
3 personnes
82
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
83
Démonter l’éclairage
2 personnes
84
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
85
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
86
Nettoyer la loge des artistes
2 personnes
87
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
88
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
89
Stocker les boissons restantes
2 personnes
90
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 170
Chaises de musicienqté 22
Tablesqté 12
Tables de bièreqté 4
Tables pliantesqté 6
Portantsqté 2
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Table de mixage
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Amplificateursqté 2
Boîtiers DIqté 4
Pieds de microqté 24
Éclairage de pupitreqté 12
Câbles audioqté 16
Câbles d'alimentationqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Rallongesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pied d'éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8
Filtres de lumièreqté 6

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 40
Cuillères à caféqté 40
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Plateaux de service pour les artistesqté 6

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 12
Affiches de concertqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 3

Autre

Numéros de vestiaireqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Plateaux pour espècesqté 2
Caisse
Portefeuilles pour la monnaieqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de diffuser les invitations. Vérifie immédiatement les autorisations, les règles du lieu et la capacité maximale afin de ne pas devoir limiter les inscriptions trop tard.
Demande la fiche technique et la liste des musiciens plusieurs semaines avant le concert. Elle permet de préparer la configuration de scène, les microphones, les retours, les chaises et l’éclairage de pupitre.
Arrête le programme et les horaires de jeu avant l’ouverture du formulaire en ligne. Indique aussi l’heure d’accueil, le début du concert et les éventuelles pauses pour éviter les demandes de dernière minute.
Prévois le transport et le catering des artistes séparément de l’accueil du public. Recueille les besoins alimentaires lors de l’inscription des musiciens et confirme le repas avant le jour du concert.
Ferme les inscriptions à une date précise, puis envoie les confirmations et établis la liste définitive des visiteurs. Garde quelques jours pour traiter les changements, organiser les chaises et préparer l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de big band ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour coordonner la salle, le contrat de l’artiste, la technique, les invitations et les inscriptions. Un délai plus court laisse peu de marge pour réserver la sonorisation ou régler les contraintes du lieu.
Quand faut-il demander les besoins techniques du big band ?: Demande-les dès la confirmation de la prestation, idéalement 6 à 8 semaines avant le concert. La fiche technique détermine la scène, les microphones, les retours, les câbles, l’éclairage et le temps d’installation.
Quand fermer les inscriptions pour un concert de big band ?: Ferme le formulaire environ 5 à 7 jours avant le concert. Tu auras alors le temps de traiter les désistements, de finaliser la liste des visiteurs et de répartir les chaises dans la salle.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour du concert ?: Réserve au minimum 3 à 4 heures pour installer la scène, la sonorisation, l’éclairage et les chaises des musiciens, puis effectuer les tests. Ajoute une répétition ou une balance avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.