Cómo organizar un concierto de big band sin perder el control

Un concierto de big band se organiza en un orden muy concreto: primero se cierran la fecha, la sala y la actuación; después se resuelven el contrato, la técnica y la distribución del público. La banda necesita más que un escenario: hacen falta horarios claros, transporte, catering y espacio para músicos, instrumentos y vestuario. Mientras tanto, las inscripciones y la comunicación con los asistentes deben avanzar con fechas límite propias. Este plan reúne 90 tareas y 63 materiales para llegar al concierto con cada detalle comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Confirmar la actuación con la big band
2 personas
3
Hacer la reserva de la sala
4
Comprobar permisos y normas de la sala
5
Determinar la capacidad y la distribución del público
2 personas
6
Fijar el programa del concierto
2 personas
7
Confirmar el repertorio y los horarios de actuación
2 personas
8
Solicitar necesidades técnicas
9
Revisar el contrato del artista
10
Coordinar el transporte de los artistas
11
Reservar catering para músicos
12
Gestionar el fotógrafo o el registro
13
Diseñar invitaciones
14
Enviar invitaciones
2 personas
15
Abrir el formulario de inscripción online
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Recoger preferencias dietéticas
18
Enviar confirmaciones de inscripción
19
Elaborar la lista definitiva de asistentes
20
Compartir el programa y la ruta
21
Reservar sillas y mesas
22
Reservar equipo de sonido
23
Reservar la iluminación
24
Recibir la lista de músicos
25
Definir la distribución del escenario
2 personas
26
Elaborar el plano técnico
2 personas
27
Imprimir el plan de trabajo
28
Hacer la distribución del equipo
29
Crear una lista de contactos para el equipo
30
Preparar la información de aparcamiento
31
Preparar acreditaciones
32
Preparar los vales de consumo
33
Comprobar la lista de la compra
2 personas
34
Hacer la compra
2 personas
35
Enfriar bebidas
2 personas
36
Preparar aperitivos
3 personas
37
Enviar información a los músicos
38
Abrir la sala
2 personas
39
Recibir las entregas
2 personas
40
Despejar el escenario y el área de juego
3 personas
41
Montar los elementos del escenario
4 personas
42
Colocar las sillas
4 personas
43
Montar mesas
3 personas
44
Conectar el equipo de sonido
3 personas
45
Probar los micrófonos
2 personas
46
Instalar la iluminación
2 personas
47
Colocar las sillas de los músicos
3 personas
48
Colocar atriles
3 personas
49
Colgar la decoración
2 personas
50
Montar el bar y el buffet
3 personas
51
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
52
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
53
Preparar café y té
2 personas
54
Preparar la sala de artistas
2 personas
55
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
56
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
57
Comprobar los baños
58
Colocar la entrada y la señalización
2 personas

Evento

59
Abrir las puertas
3 personas
60
Recibir a los visitantes
4 personas
61
Marcar las inscripciones
2 personas
62
Repartir el programa
2 personas
63
Servir café y té
2 personas
64
Servir aperitivos
3 personas
65
Recibir a los músicos
2 personas
66
Llevar a los músicos al camerino
67
Anunciar la actuación
68
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
69
Rellenar las bebidas
2 personas
70
Organizar la pausa
3 personas
71
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
72
Servir la comida de los artistas
2 personas
73
Anunciar el programa de la noche
74
Acompañar el concierto de la noche
2 personas
75
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
76
Guiar al público hacia la salida
3 personas
77
Despedir a los artistas
2 personas
78
Recoger objetos perdidos
79
Cerrar el bar
2 personas

Seguimiento

80
Recoger la vajilla
3 personas
81
Clasificar residuos
3 personas
82
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
83
Desmontar la iluminación
2 personas
84
Retirar sillas y mesas
4 personas
85
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
86
Limpiar el camerino de los artistas
2 personas
87
Llevar los materiales al almacén
3 personas
88
Devolver el material prestado
2 personas
89
Almacenar las bebidas sobrantes
2 personas
90
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillas para visitantescant. 170
Sillas para músicoscant. 22
Mesascant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Mesas plegablescant. 6
Percheroscant. 2
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 8

Equipo

Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Amplificadorescant. 2
Cajas DIcant. 4
Atrilescant. 24
Luz para atrilcant. 12
Cables de audiocant. 16
Cables de alimentacióncant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 10
Cables alargadorescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípode para iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8
Filtros de luzcant. 6

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 40
Cucharillas de cafécant. 40
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas para artistascant. 6

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 12
Pósters del conciertocant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 3

Otros

Números de guardarropacant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 20
Carpetas portapapelescant. 6
Bandejas para efectivocant. 2
Caja registradora
Carteras para el cambiocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la sala y la actuación antes de abrir las inscripciones. Comprueba por escrito la capacidad, las normas, los permisos y el horario disponible, porque una big band necesita tiempo de montaje y prueba de sonido además de la actuación.
Pide las necesidades técnicas directamente a la banda y compáralas con el equipo reservado. No des por hecho que la sala tiene mesa de mezclas, monitores, micrófonos, amplificadores, cajas DI o suficientes cables.
Define la distribución del escenario cuando recibas la lista definitiva de músicos. Reserva atriles y luces para atril, deja pasillos para los cables y separa la zona de músicos de las sillas del público.
Fija un horario de llegada con margen para transporte, montaje y prueba de sonido. El catering de los músicos debe estar reservado antes del día del concierto y adaptarse a las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
Envía a los asistentes la confirmación, el programa y la ruta cuando cierres la lista definitiva. Revisa también iluminación, sillas, mesas, percheros, papeleras y canaletas para cables durante el montaje, no cuando ya haya empezado la entrada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de big band?: Empieza al menos 8 semanas antes. En ese plazo puedes cerrar la sala y el contrato, confirmar repertorio y horarios, reservar sonido e iluminación, abrir las inscripciones y coordinar transporte y catering.
¿Cuánto tiempo necesita una big band para montar y probar el sonido?: Reserva como mínimo 3 horas antes de la apertura de puertas: aproximadamente 2 horas para descarga y montaje y 1 hora para la prueba de sonido. Confirma el horario exacto con la banda y la sala, porque depende del equipo y del número de músicos.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto de big band?: Como base, comprueba mesa de mezclas, micrófonos, soportes, altavoces, monitores, amplificadores, cajas DI y cables de audio y alimentación. Pide la lista técnica de la banda entre 4 y 6 semanas antes para detectar faltantes a tiempo.
¿Cuándo debo cerrar la lista de asistentes?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del concierto. Después envía las confirmaciones, recoge las preferencias dietéticas pendientes y prepara la lista definitiva para controlar aforo, sillas y catering.

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