Bigbandkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin, Einlass und Konzertbeginn früh fest und reserviere neben dem Saal auch einen Probenraum. Plane für Aufbau, Soundcheck und den Einlass jeweils ein eigenes Zeitfenster ein.
• Kläre die technische Ausstattung nicht erst am Konzerttag. Sammle die Wünsche der Band, erstelle daraus einen konkreten Ton- und Lichtplan und prüfe, ob Mikrofone, Mischpult, Verstärker, Lautsprecher, DI-Boxen und Kabel tatsächlich vorhanden sind.
• Sammle Partituren und Einzelstimmen mehrere Wochen vor dem Konzert ein. Kontrolliere, ob jede Stimme vollständig vorliegt, und verteile die Noten vor der ersten angesetzten Probe an die Musiker.
• Plane die Verpflegung nach der Musikerzahl und frage spätestens eine Woche vorher nach Allergien und Ernährungsformen. Wasser sollte während der Probe und des Konzerts bereitstehen; für Catering brauchst du außerdem Geschirr, Besteck und eine klar eingeteilte Betreuung.
• Teile Empfang, Catering und Technik mit konkreten Namen und Schichten ein. Prüfe am Vortag Kartenbestand, Gästeliste, reservierte Plätze, Beschilderung und die Funktionsfähigkeit aller Instrumente und Materialien.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Bigbandkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal, Band und Dirigent. Technik, Programm, Werbung und Helfer sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert verbindlich feststehen.

Wie viele Proben braucht eine Bigband für ein Konzert?

Plane mindestens 3 bis 5 gemeinsame Proben ein, abhängig von der Länge und Schwierigkeit des Programms. Eine zusätzliche Probe mit vollständiger Technik oder ein Soundcheck am Konzerttag verhindert viele Ablauffehler.

Wann müssen Plakate und Einladungen für ein Bigbandkonzert verschickt werden?

Versende Einladungen und veröffentliche das Konzert etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Plakate sollten mindestens 3 Wochen vor dem Termin hängen, damit die Kartenverkäufe und Reservierungen rechtzeitig erfasst werden können.

Was muss am Konzerttag vor dem Einlass geprüft werden?

Kontrolliere mindestens 2 Stunden vorher Bühne, Musikerstühle, Notenpulte, Instrumente, Mikrofone, Stromversorgung und Licht. Danach folgen Soundcheck, Getränke für die Musiker, Gästeliste, reservierte Plätze und die Einteilung des Empfangsteams.

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