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Beratungstreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Beratungstreffen braucht mehr als einen reservierten Raum und eine Präsentation. Kläre zuerst Zielgruppe, Programm und Gesprächsleitung, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Barrierefreiheit, Technik, Handouts und Verpflegung. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch 62 Aufgaben und 45 benötigte Dinge – von der ersten Planung bis zum geöffneten, gelüfteten Raum am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ziel und Zielgruppe festlegen

    2 Personen

  • Programm und Zeitplan erstellen

    2 Personen

  • Raum reservieren

  • Sprecher und Gesprächsleiter festlegen

    2 Personen

  • Informationspaket zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung an die Eingeladenen senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Barrierefreiheitsbedarfe prüfen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Präsentation abschließen

    2 Personen

  • Fragen und Thesen auswählen

    2 Personen

  • Feedbackformulare erstellen

  • Handouts drucken

    2 Personen

  • Route und Beschilderung erstellen

  • Catering und Diätoptionen bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Raum und Ausstattung überprüfen

    2 Personen

  • Materialien pro Tisch verteilen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Briefing mit dem Team abhalten

    4 Personen

Event

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßung und Programm erläutern

  • Präsentation übernehmen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

    2 Personen

  • Diskussionstische moderieren

    5 Personen

  • Notizen pro Tisch machen

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks auffüllen

  • Plenumsrückmeldung begleiten

    2 Personen

  • Aktionspunkte und Rückmeldungen festhalten

    2 Personen

  • Feedbackformulare verteilen

  • Abschied und weiteres Vorgehen erläutern

  • Feedbackformulare einsammeln

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Präsentationstechnik abkoppeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Toiletten überprüfen und reinigen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Protokolle und Rückmeldungen ausarbeiten

    2 Personen

  • Teilnehmer verabschieden

  • Zusammenfassung an Teilnehmer senden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 50
  • Empfangstisch
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierbretterAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Kabelloses Mikrofon
  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-MarkerAnz. 12
  • StifteAnz. 30
  • TimerAnz. 2

Büro

  • NamensschildhalterAnz. 50
  • NotizblöckeAnz. 50
  • KugelschreiberAnz. 60
  • KlebezettelAnz. 12
  • A4-PapierAnz. 2
  • OrdnerAnz. 50
  • UmschlägeAnz. 60
  • HinweispfeileAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckeAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • Namensschilder für TischeAnz. 8

Kühlung

  • KühlboxenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6
  • TeedosenAnz. 4
  • MilchkännchenAnz. 4
  • ZuckerschälchenAnz. 4
  • WasserspenderAnz. 2

Tipps

  • Lege Ziel, Zielgruppe und Zeitplan mindestens 6 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit, Sprecher, Gesprächsleitung und Raum verbindlich zu organisieren.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor dem Treffen und frage dort direkt nach Ernährungswünschen und Barrierefreiheitsbedarfen. Schicke 7 Tage vorher eine Erinnerung und aktualisiere danach die Teilnehmerliste.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI- und Verlängerungskabel sowie das kabellose Mikrofon mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Ein Ersatzplan für eine Präsentation ohne Beamer verhindert Verzögerungen.
  • Bereite Namensschilder, Notizblöcke, Kugelschreiber, Klebezettel und Handouts nach Teilnehmerzahl plus 10 Prozent Reserve vor. Lege die Materialien vor Beginn auf die Tische, statt sie beim Einlass zu sortieren.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Raumkontrolle, Lüften, Beschilderung, Technikaufbau und das Verteilen der Materialien ein. Stelle Empfangstisch, Namensschildhalter und Getränke bereit, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Beratungstreffen einladen?
Versende die Einladung idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor dem Termin, damit du Teilnehmerliste, Namensschilder, Handouts und Catering zuverlässig vorbereiten kannst.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung eines Beratungstreffens?
Plane für die organisatorische Vorbereitung mindestens 6 Wochen ein. Am Veranstaltungstag selbst solltest du 60 bis 90 Minuten vor dem Beginn vor Ort sein, um Raum, Technik, Beschilderung und Materialien zu prüfen.
Was muss man für die Technik eines Beratungstreffens testen?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel und Mikrofon mindestens 2 Tage vorher. Prüfe zusätzlich den Präsentationsablauf einmal vollständig und halte die Datei auf einem zweiten Speichermedium bereit.
Wie viele Handouts und Namensschilder braucht man?
Bereite für jede angemeldete Person ein Handout und ein Namensschild vor, plus 10 Prozent Reserve. Bei 30 Teilnehmenden sind das beispielsweise 33 Exemplare von jedem Material.

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