Checklist para organizar una reunión de consulta

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Define el objetivo, el público y el programa antes de enviar invitaciones. Así podrás fijar el perfil de los ponentes, calcular el aforo y abrir un formulario de inscripción con preguntas útiles.
• Cierra ponentes, moderadores y presentación con tiempo suficiente para seleccionar preguntas y preparar afirmaciones. Reserva al menos una revisión final del programa antes de imprimir folletos o carpetas.
• No dejes las inscripciones para el último momento: actualiza la lista de participantes y envía un recordatorio antes de la reunión. Aprovecha ese contacto para confirmar preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad.
• Haz una prueba técnica completa en la sala, no solo en el portátil. Comprueba el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el micrófono inalámbrico, los alargadores, las regletas y el temporizador.
• Prepara la recepción y la circulación antes de abrir la ubicación. Coloca las tarjetas de nombre, los materiales por mesa, las flechas de señalización y el catering; después ventila el espacio y comprueba que mesas, sillas y equipos estén listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una reunión de consulta?

Empieza varias semanas antes para reservar el espacio, fijar ponentes y abrir las inscripciones. Programa la prueba técnica y el pedido de catering antes de la última semana, y deja la revisión final para los últimos días.

¿Qué hay que preguntar en el formulario de inscripción?

Incluye los datos de contacto, la asistencia y las preferencias dietéticas. Añade una pregunta específica sobre accesibilidad para poder actualizar la lista de participantes y preparar la sala con tiempo.

¿Cuándo se envía el recordatorio a los invitados?

Envíalo unos días antes de la reunión, cuando ya puedas confirmar el horario, la ruta y las indicaciones de acceso. Si hay cambios en el programa o en la sala, incluye esa información en el mismo mensaje.

¿Qué materiales hacen falta para una reunión de consulta?

Prepara materiales de recepción y trabajo, como tarjetas de nombre, blocs, bolígrafos, notas adhesivas, papel A4 y carpetas. Para la sesión, revisa también el portátil, el proyector, la pantalla, el micrófono, la pizarra de hojas y sus rotuladores.

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