Benefizkonzert organisieren: von der Idee bis zum Konzertabend

Ein Benefizkonzert braucht zwei klare Abläufe: Das Publikum muss zuverlässig zum Konzert kommen, und die Spenden müssen nachvollziehbar bei der ausgewählten Organisation ankommen. Lege deshalb zuerst Zweck, Künstler, Ort und Budget fest, bevor du Einladungen oder Werbung verschickst. Danach folgen Spendenkanal, Registrierung, Ticketseite, Programm und Technik. Viele Vorbereitungen scheitern nicht an der Musik, sondern an fehlenden Zahlungswegen, ungeklärten Diätwünschen oder einem Soundcheck, der zu spät beginnt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wohltätigkeitsorganisation festlegen
2 Personen
2
Die Künstler festlegen
2 Personen
3
Standort bestätigen
2 Personen
4
Budget erstellen
2 Personen
5
Eröffnet einen Spendenkanal
6
Besucherregistrierung erstellen
2 Personen
7
Entwirf die Einladung
2 Personen
8
Online-Ticketseite erstellen
2 Personen
9
Einladungen versenden
3 Personen
10
Werbung veröffentlichen
2 Personen
11
Lokale Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Künstlerprogramm erstellen
2 Personen
13
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
14
Tonanlage organisieren
2 Personen
15
Freiwilligeneinteilung erstellen
2 Personen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Diätwünsche erfassen
2 Personen
18
Erstellt die Saalaufteilung
2 Personen
19
Tickets und Programme drucken
2 Personen
20
Beschilderung anbringen
2 Personen
21
Spendenformulare erstellen
2 Personen
22
Reservierungen prüfen
23
Kauft die Einkäufe
3 Personen
24
Materialien sortieren
3 Personen
25
Prüfen Sie die Zahlungsmittel
2 Personen

Event

26
Empfang der Location
2 Personen
27
Sicherheitswege überprüfen
2 Personen
28
Materialien ausladen
4 Personen
29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
30
Empfangstresen aufbauen
2 Personen
31
Bar aufbauen
3 Personen
32
Spendenpunkte aufstellen
2 Personen
33
Tonanlage aufstellen
3 Personen
34
Mikrofone und Kabel anschließen
3 Personen
35
Bühnenbeleuchtung anbringen
2 Personen
36
Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Den Cateringtisch einrichten
3 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
4 Personen
41
Programmhefte auslegen
2 Personen
42
Testen Sie die Tonanlage
3 Personen
43
Künstlerbriefing durchführen
3 Personen
44
Eingang öffnen
3 Personen
45
Tickets kontrollieren
2 Personen
46
Getränke verkaufen
3 Personen
47
Spenden verarbeiten
2 Personen
48
Künstler backstage begleiten
2 Personen
49
Das Musikprogramm starten
2 Personen
50
Den Soundmix steuern
2 Personen
51
Auftritte ankündigen
52
Häppchen servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
55
Haltet den Publikumsbereich ordentlich
2 Personen
56
Fotos von der Veranstaltung machen
57
Besucher zählen
58
Das Musikprogramm beenden
2 Personen
59
Spendenpunkte schließen
2 Personen
60
Kasse abrechnen
2 Personen

Nachbereitung

61
Gefundene Gegenstände einsammeln
2 Personen
62
Publikumsbereich aufräumen
5 Personen
63
Catering aufräumen
3 Personen
64
Die Tonanlage abbauen
3 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Tische und Stühle zurückstellen
5 Personen
67
Müll trennen
3 Personen
68
Veranstaltungsort reinigen
4 Personen
69
Materialien einladen
4 Personen
70
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
71
Möbel zurückbringen
2 Personen
72
Erlös abrechnen
2 Personen
73
Dankesnachrichten senden
2 Personen
74
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 6
PartyzelteAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Audiomischpult
GesangsmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
NotenständerAnz. 6
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 10
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 4

Dekoration

Banner für den guten ZweckAnz. 2
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 12
VasenAnz. 12
KunstblumenAnz. 24
HinweispfeileAnz. 12

Catering

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
KühlelementeAnz. 20
TablettsAnz. 8
ZangenAnz. 6
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
EislöffelAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 3
GummihandschuheAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Registrierung

KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KleingeldschalenAnz. 2
KlemmbretterAnz. 4
StiftesetsAnz. 6
ArmbänderAnz. 150
SpendenboxenAnz. 4
ProgrammbehälterAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 4

Tipps

Lege die Wohltätigkeitsorganisation und den Spendenkanal fest, bevor du Tickets oder Einladungen veröffentlichst. Gib auf Einladung, Ticketseite und Spendenformular dieselben Zahlungs- und Kontaktinformationen an.
Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler frühzeitig und plane den Soundcheck vor dem Einlass. Für Gesangsmikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Instrumentenkabel braucht die Technikcrew eine vollständige Bühnenübersicht.
Plane Besucherregistrierung, Reservierungen und Diätwünsche in einer gemeinsamen Liste. Prüfe die Anmeldungen spätestens am Vortag und übergib dem Empfang eine aktuelle Version statt einzelner Nachrichten.
Teile Freiwillige nach konkreten Stationen ein: Einlass, Garderobe, Spenden, Ausschank, Saal und Abbau. Rechne pro Station mit einer verantwortlichen Person und lege fest, wer bei Ausfällen einspringt.
Bereite Saalaufteilung, Beschilderung und Zahlungsmittel vor dem Konzerttag vor. Teste Online-Ticketseite, Spendenformulare und alle vorgesehenen Zahlungswege mindestens 48 Stunden vorher; am Veranstaltungsabend fehlen sonst oft genau diese Kleinigkeiten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Standort und Budget sollten zuerst feststehen; danach bleiben genug Wochen für Ticketseite, Werbung, Sponsoren, Technik und Freiwilligeneinteilung.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Spenden, Garderobe, Ausschank, Saal und Abbau ein. Bei getrennten Ein- und Ausgängen oder mehr als 100 Gästen sollte jede stark frequentierte Station mit mindestens zwei Personen besetzt sein.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Benefizkonzert stattfinden?: Lege den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass an. Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 7 Tage vorher, damit PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitore und Kabel rechtzeitig geprüft werden können.
Wie organisiert man Spenden bei einem Benefizkonzert?: Richte mindestens 2 Wochen vorher einen eindeutigen Spendenkanal ein und drucke die Spendenformulare vor dem Konzerttag. Prüfe zusätzlich 48 Stunden vorher, ob alle Zahlungsmittel funktionieren und die Informationen auf Tickets, Einladungen und Beschilderung übereinstimmen.

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