Organiser un concert caritatif sans oublier l’essentiel

Un concert caritatif se prépare dans un ordre précis : choisir l’association, sécuriser le lieu et les artistes, puis construire le budget avant de lancer les invitations. La collecte de dons doit être prête avant l’ouverture de la billetterie, avec un moyen de paiement testé et un parcours simple pour les visiteurs. Les points qui posent le plus souvent problème sont la technique, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles. Ce plan vous aide à avancer jusqu’à l’accueil du public et au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’association caritative
2 personnes
2
Enregistrer les artistes
2 personnes
3
Confirmer le lieu
2 personnes
4
Établir le budget
2 personnes
5
Ouvrir un canal de dons
6
Effectuer l'enregistrement des visiteurs
2 personnes
7
Concevoir l’invitation
2 personnes
8
Créer la page de billetterie en ligne
2 personnes
9
Envoyer les invitations
3 personnes
10
Publier la promotion
2 personnes
11
Contacter les sponsors locaux
2 personnes
12
Établir le programme des artistes
2 personnes
13
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
14
Organiser le matériel sonore
2 personnes
15
Préparer la répartition des bénévoles
2 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
18
Préparer l’agencement de la salle
2 personnes
19
Imprimer les billets et le programme
2 personnes
20
Créer la signalétique
2 personnes
21
Créer des formulaires de don
2 personnes
22
Vérifier les réservations
23
Achetez les courses
3 personnes
24
Trier les matériaux
3 personnes
25
Vérifier les moyens de paiement
2 personnes

Événement

26
Accueillir le lieu
2 personnes
27
Vérifiez les issues de secours
2 personnes
28
Décharger le matériel
4 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Installer le comptoir d’entrée
2 personnes
31
Monter le bar
3 personnes
32
Installer les points de don
2 personnes
33
Installer le matériel audio
3 personnes
34
Brancher les microphones et les câbles
3 personnes
35
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
36
Accrochez la décoration
3 personnes
37
Aménager la table de catering
3 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Préparer des encas
4 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Test du système de sonorisation
3 personnes
43
Animer le briefing des artistes
3 personnes
44
Ouvrir l'entrée
3 personnes
45
Vérifier les billets
2 personnes
46
Vendre des consommations
3 personnes
47
Traiter les dons
2 personnes
48
Accompagner les artistes en coulisses
2 personnes
49
Lancer le programme musical
2 personnes
50
Gérer le mixage sonore
2 personnes
51
Annoncer les spectacles
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
55
Maintenez l’espace public propre
2 personnes
56
Prendre des photos de l’événement
57
Compter les visiteurs
58
Clôturer le programme musical
2 personnes
59
Fermer les points de don
2 personnes
60
Faire la caisse
2 personnes

Suivi

61
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
62
Ranger l’espace du public
5 personnes
63
Ranger le catering
3 personnes
64
Démonter l’équipement audio
3 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Remettre les tables et les chaises en place
5 personnes
67
Trier les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Charger le matériel
4 personnes
70
Restituer l’équipement loué
2 personnes
71
Restituer le mobilier
2 personnes
72
Traiter les recettes
2 personnes
73
Envoyer des messages de remerciement
2 personnes
74
Publier le résultat

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 2
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Mixeur audio
Microphones de chantqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Supports à partitionsqté 6
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannière de l’association caritativeqté 2
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Petits vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Flèches de signalisationqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 20
Plateauxqté 8
Pincesqté 6
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Cuillères à glaceqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Chariots de ménageqté 2

Inscription

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 2
Presse-papiersqté 4
Sets de stylosqté 6
Braceletsqté 150
Boîtes de donsqté 4
Caisses de programmeqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Commencez par l’association, le lieu et le budget avant toute communication. Prévoyez une marge d’au moins 10 % pour les dépenses techniques, les impressions et les achats de dernière minute.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques dès leur confirmation : instruments, microphones, boîtiers DI, retours, partitions et horaires d’installation. Faites valider la fiche technique au moins 2 semaines avant le concert.
Ouvrez le canal de dons avant d’envoyer les invitations et testez chaque moyen de paiement avec un petit montant. Préparez aussi des formulaires papier : le réseau mobile peut être insuffisant dans la salle.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures, avec au minimum une personne à l’accueil, une personne pour les dons et une personne référente en coulisses. Remettez-leur un programme, un plan de salle et les consignes avant l’ouverture.
Faites une répétition technique avant l’arrivée du public : testez les haut-parleurs, le mixeur, les câbles, les multiprises, les rallonges, les projecteurs LED et les passe-câbles. Gardez des piles et des câbles de rechange accessibles, plutôt que rangés dans un carton fermé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 2 premières semaines servent à confirmer l’association, le lieu, les artistes et le budget ; gardez les 2 dernières pour les inscriptions, les impressions, les achats et les vérifications.
Quand faut-il ouvrir la billetterie et le canal de dons ?: Ouvrez les deux 4 à 6 semaines avant le concert, après avoir confirmé le lieu, le programme et les modalités de paiement. Testez les liens et les formulaires au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Prévoyez environ 1 bénévole pour 25 à 30 visiteurs, avec des rôles séparés pour l’accueil, les dons, la salle et les coulisses. Pour 100 personnes, comptez au moins 4 bénévoles présents pendant l’arrivée du public, puis adaptez les créneaux au programme.
Quand vérifier le matériel sonore et l’aménagement de la salle ?: Faites une première vérification 2 semaines avant, puis un test complet le jour même, au moins 3 heures avant l’ouverture. Contrôlez les microphones, le mixeur, les retours, les câbles, l’alimentation électrique, les chaises, les tables et la signalétique.

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