Een benefietconcert organiseren: zo pak je het aan

Begin een benefietconcert niet met de poster, maar met het goede doel, de begroting en de haalbaarheid van de locatie. Leg daarna artiesten vast en zet meteen de technische wensen, ticketverkoop en het donatiekanaal klaar. Zodra het programma staat, verdeel je de vrijwilligers en werk je de zaal, ontvangst en bewegwijzering uit. De laatste week draait vooral om bevestigen: reserveringen, apparatuur, betaalmiddelen, dieetwensen en materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Bepaal het goede doel
2 personen
2
Leg de artiesten vast
2 personen
3
Bevestig de locatie
2 personen
4
Maak de begroting
2 personen
5
Open een donatiekanaal
6
Maak de bezoekersregistratie
2 personen
7
Ontwerp de uitnodiging
2 personen
8
Maak de online ticketpagina
2 personen
9
Verstuur uitnodigingen
3 personen
10
Publiceer de promotie
2 personen
11
Benader lokale sponsors
2 personen
12
Maak het artiestenprogramma
2 personen
13
Verzamel technische wensen
2 personen
14
Regel geluidsapparatuur
2 personen
15
Maak de vrijwilligersindeling
2 personen
16
Verwerk aanmeldingen
2 personen
17
Verzamel dieetwensen
2 personen
18
Maak de zaalindeling
2 personen
19
Druk tickets en programma's
2 personen
20
Maak bewegwijzering
2 personen
21
Maak donatieformulieren
2 personen
22
Controleer reserveringen
23
Koop de boodschappen
3 personen
24
Sorteer materialen
3 personen
25
Controleer de betaalmiddelen
2 personen

Event

26
Ontvang de locatie
2 personen
27
Controleer de veiligheidsroutes
2 personen
28
Laad materialen uit
4 personen
29
Plaats tafels en stoelen
5 personen
30
Bouw de entreebalie op
2 personen
31
Bouw de bar op
3 personen
32
Plaats de donatiepunten
2 personen
33
Plaats de geluidsapparatuur
3 personen
34
Sluit microfoons en kabels aan
3 personen
35
Plaats de podiumverlichting
2 personen
36
Hang de versiering op
3 personen
37
Richt de cateringtafel in
3 personen
38
Zet dranken koud
2 personen
39
Bereid koffie en thee voor
2 personen
40
Bereid hapjes voor
4 personen
41
Plaats programmaboekjes
2 personen
42
Test de geluidsinstallatie
3 personen
43
Houd de artiestenbriefing
3 personen
44
Open de entree
3 personen
45
Controleer tickets
2 personen
46
Verkoop consumpties
3 personen
47
Verwerk donaties
2 personen
48
Begeleid artiesten backstage
2 personen
49
Start het muziekprogramma
2 personen
50
Beheer de geluidsmix
2 personen
51
Kondig optredens aan
52
Serveer hapjes
3 personen
53
Vul dranken bij
2 personen
54
Vul koffie en thee bij
2 personen
55
Houd de publieksruimte netjes
2 personen
56
Maak foto's van het evenement
57
Tel de bezoekers
58
Sluit het muziekprogramma af
2 personen
59
Sluit de donatiepunten
2 personen
60
Reken de kassa af
2 personen

Nazorg

61
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
62
Ruim de publieksruimte op
5 personen
63
Ruim de catering op
3 personen
64
Demonteer de geluidsapparatuur
3 personen
65
Haal de versiering weg
3 personen
66
Zet tafels en stoelen terug
5 personen
67
Sorteer afval
3 personen
68
Maak de locatie schoon
4 personen
69
Laad materialen in
4 personen
70
Lever gehuurde apparatuur terug
2 personen
71
Lever meubilair terug
2 personen
72
Verwerk de opbrengst
2 personen
73
Stuur bedankberichten
2 personen
74
Publiceer de opbrengst

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 6
Partytentenaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Audiomixer
Zangmicrofoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Muziekstandaardenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Snoerverlichtingaantal 4

Decoratie

Banner goede doelaantal 2
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 24
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Catering

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 20
Dienbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
IJslepelsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2

Registratie

Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Kleingeldbakjesaantal 2
Klembordenaantal 4
Pennensetsaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Donatiebussenaantal 4
Programmabakkenaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Tips

Leg artiesten en locatie pas definitief vast nadat je begroting klopt. Reserveer daarnaast ruimte voor geluidsapparatuur, verlichting, tafels, stoelen en een garderobe; die praktische eisen worden vaak te laat besproken.
Vraag technische wensen direct per artiest uit en maak één overzicht voor de geluidscheck. Controleer minimaal microfoons, statieven, DI-boxen, monitoren, kabels, stekkerdozen en verlengkabels voordat de opbouw begint.
Zet naast de ticketpagina ook een apart donatiekanaal open. Test beide betaalroutes uiterlijk 7 dagen vooraf en leg donatieformulieren klaar voor bezoekers die niet online willen betalen.
Plan vrijwilligers in blokken voor ontvangst, garderobe, catering, zaalcontrole, donaties en opruimen. Geef iedereen uiterlijk 3 dagen vooraf een starttijd, taak en telefoonnummer van de coördinator.
Doe de eindcontrole niet alleen op de zaal, maar ook op details die bezoekers merken: bewegwijzering, programmakaarten, afvalbakken, drinkglazen, koffie, dieetwensen en een zichtbaar banner van het goede doel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een benefietconcert organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding. Artiesten, locatie en sponsors moeten vroeg vastliggen; reserveer de laatste 7 dagen voor bevestigingen, drukwerk en technische controles.
Hoe maak je een begroting voor een benefietconcert?: Zet eerst alle vaste kosten en verwachte inkomsten naast elkaar, waaronder ticketverkoop, donaties en sponsoring. Houd daarnaast minstens 10 procent van het beschikbare budget vrij voor onverwachte techniek-, materiaal- of vervoerskosten.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Voor een kleinschalig concert heb je meestal 1 coördinator en ongeveer 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers nodig. Verdeel die inzet over ontvangst, garderobe, donaties, zaalcontrole, catering en opruimen.
Wanneer regel je de geluidsapparatuur voor een benefietconcert?: Leg de benodigde apparatuur uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf vast, nadat de artiesten hun technische wensen hebben aangeleverd. Test kabels, microfoons, mixer, speakers en monitoren opnieuw tijdens de opbouw op de concertdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.