Benefizkonzert: Einkaufsliste und Bedarf planen
Bei einem Benefizkonzert brauchst du mehr als Bühne und Mikrofone: Auch Geschirr, Sitzplätze, Wegweiser und der Ablauf für Spenden müssen vor dem Einlass bereitstehen. Plane die Mengen nach der erwarteten Besucherzahl und prüfe geliehene Technik spätestens eine Woche vorher. Kühlprodukte holst du am Veranstaltungstag ab, damit sie nicht unnötig lange lagern. Diese Einkaufsliste hilft dir, Ausstattung und Verbrauchsmaterial rechtzeitig zusammenzustellen.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- BühnenelementeAnz. 12
- UmkleidetischeAnz. 3
- UmkleidestühleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 180
- TellerAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- LöffelAnz. 120
- ServiertablettsAnz. 12
Dekoration
- Hintergrundtuch
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- KlebestreifenAnz. 2
- WegweiserAnz. 8
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorlautsprecherAnz. 2
- LautsprecherständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelmattenAnz. 10
- Laptop
- NotenständerAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsbeleuchtungAnz. 6
- BatterielampenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
Reinigung
- ReinigungswagenAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 12 Flaschen
- Spa Rood - 8 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 4 Kisten
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Bier - 6 Kisten
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Zitronen - 2 Kilo
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Erdnüsse - 4 Beutel
- Gemischte Nüsse - 4 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Hummus - 12 Becher
- Frischkäse - 8 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Kochschinken - 2 Kilo
- Vegetarische Aufschnittscheiben - 2 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 4 Kilo
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 5 Kilo
- Bananen - 4 Kilo
- Miniquiches - 120 Stück
- Bitterballen - 180 Stück
- Vegetarische Bitterballen - 80 Stück
- Vegane Frühlingsrollen - 80 Stück
- Mini-Pizzen - 100 Stück
- Samosas - 80 Stück
- Ketchup - 3 Flaschen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Senf - 2 Flaschen
- Chilisauce - 2 Flaschen
- Satésauce - 3 Gläser
- Servietten - 500 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Reinigungsmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Handseife - 6 Flaschen
- Handdesinfektionsmittel - 6 Flaschen
- Toilettensteine - 12 Stück
- Schwämmchen - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Etiketten - 2 Packungen
- Permanentmarker - 2 Dutzend
- Kaffeerührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Zuckerpäckchen - 500 Stück
- Papiertrinkhalme - 300 Stück
- Aluminiumbehälter - 100 Stück
- Kunststoff-Frischhaltedosen - 20 Stück
- Folien-Müllsäcke - 50 Stück
- Kassenrollen - 4 Rollen
- Armbänder - 150 Stück
- Programmflyer - 150 Stück
- Spendenumschläge - 200 Stück
Tipps
- Plane pro erwarteter Person mindestens einen Teller, ein Glas sowie eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein. Bei einem Buffet solltest du zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereithalten.
- Rechne bei den Sitzplätzen nicht nur mit dem Publikum: Für Künstlerinnen, Helfer und Catering brauchst du eigene Stühle und Tische. Lege die endgültige Anzahl spätestens nach Ende der Anmeldefrist fest.
- Teste Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Monitorlautsprecher mindestens einen Tag vor dem Konzert gemeinsam. Prüfe dabei auch Audiokabel, Mikrofonständer und Lautsprecherständer auf Vollständigkeit.
- Kaufe Dekoration nicht erst am Aufbauort ein: Hintergrundtuch, Wimpelketten, Tischdecken, Blumen und Ballons brauchen außerdem Klebestreifen und eine Ballonpumpe. Beschrifte Wegweiser vorab, damit sie beim Einlass sofort aufgehängt werden können.
- Richte den Spendenablauf vor dem Einlass ein und teste das Bezahlterminal mindestens 24 Stunden vorher. Lege Serviertabletts, Kaffeetassen und Gläser getrennt vom Bühnenmaterial bereit, damit das Catering beim Aufbau nicht suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Benefizkonzert?
- Plane pro angemeldeter Person ein Gedeck ein: Teller, Glas, Gabel, Messer und Löffel. Für Nachschlag, Bruch und spontane Gäste sind 10 Prozent Reserve sinnvoll; bei 100 Personen wären das 110 Stück je benötigter Geschirrart.
- Wann sollte ich die Technik für ein Benefizkonzert reservieren?
- Reserviere Bühne und Tontechnik möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Termin, besonders wenn mehrere Künstler auftreten. Vollständigkeit und Funktion solltest du spätestens 24 Stunden vorher prüfen.
- Wie viele Sitzplätze brauche ich bei einem Benefizkonzert?
- Richte die Bestuhlung nach den bestätigten Anmeldungen und ergänze etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 120 erwarteten Gästen entsprechen das 126 bis 132 Stühle, sofern der Raum diese Aufstellung zulässt.
- Wann kaufe ich Lebensmittel und Kühlprodukte für ein Benefizkonzert?
- Trockene Waren und haltbare Getränke kannst du 2 bis 3 Tage vorher besorgen. Kühlprodukte holst du am Veranstaltungstag ab und lagerst sie bis zum Aufbau durchgehend gekühlt.
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