Zo organiseer je een benefietfestival

Begin met het doel van je benefietfestival: welk bedrag wil je netto ophalen en waarvoor? Leg daarna de locatie, vergunningen, verzekering en financiële afspraken vast voordat je artiesten en promotie regelt. Bouw vervolgens het programma, de vrijwilligersindeling en de publieksinformatie op. Plan techniek, catering, toiletten en betaalmogelijkheden ruim vóór de festivaldag; vooral leveringen, stroom en donaties worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doel en opbrengst vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Programma samenstellen
2 personen
6
Artiesten vastleggen
2 personen
7
Optredens bevestigen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Online promotie plaatsen
12
Posters verspreiden
3 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
16
Leveringen reserveren
17
Geluidsapparatuur reserveren
18
Toiletten reserveren
19
Betaalmogelijkheden regelen
20
Donatiepagina aanmaken
21
Draaiboek afdrukken
22
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
23
Route en parkeerinformatie delen
24
Weersverwachting controleren
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
27
Verse producten koelen
2 personen
28
Hapjes voorbereiden
4 personen
29
Programma- en routeborden maken
2 personen
30
Contant wisselgeld klaarleggen
2 personen
31
Terrein controleren
3 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
34
Podiumzone afzetten
3 personen
35
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
36
Verlichting ophangen
3 personen
37
Stroomkabels veilig afdekken
2 personen
38
Informatiebalie inrichten
2 personen
39
Donatiepunten inrichten
2 personen
40
Bar en buffet inrichten
4 personen
41
Dranken koud zetten
3 personen
42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
43
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
44
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
45
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
48
Bezoekers welkom heten
4 personen
49
Aanmeldingen controleren
2 personen
50
Programma uitdelen
2 personen
51
Donaties registreren
2 personen
52
Hapjes serveren
4 personen
53
Dranken uitgeven
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee schenken
2 personen
56
Optredens aankondigen
57
Artiesten begeleiden
2 personen
58
Geluidsniveau controleren
59
Afvalpunten legen
2 personen
60
Toiletten controleren
2 personen
61
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
62
Extra zitplaatsen vrijhouden
63
Laatste donaties verzamelen
2 personen
64
Bezoekers bedanken
2 personen

Nazorg

65
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
66
Contant geld veilig opbergen
2 personen
67
Eten en drinken opruimen
4 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
71
Decoratie verwijderen
3 personen
72
Partytenten afbreken
6 personen
73
Terrein schoonmaken
5 personen
74
Geleende spullen sorteren
2 personen
75
Apparatuur retourneren
2 personen
76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
77
Donatiebedrag controleren
2 personen
78
Opbrengst overmaken
2 personen
79
Bedankbericht versturen
2 personen
80
Foto's en opbrengst publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 150
Barkrukkenaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklaptop
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Rolhaspelsaantal 3
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Keukentangenaantal 8
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 14
Postersaantal 20
Programma- en routebordenaantal 8
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 8
Ledlampenaantal 10
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Antislipmattenaantal 8

Fondsenwerving

Donatieboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
QR-codekaartenaantal 20
Polsbandjesaantal 200

Kantoor

Draaiboekenaantal 15
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 80
Contantegeld-enveloppenaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het netto-opbrengstdoel en alle verwachte kosten eerst op één overzicht. Zo weet je welk bedrag kaartverkoop, horeca en losse donaties samen moeten opleveren.
Vraag vergunningen, controleer de verzekering en reserveer de locatie voordat je artiesten definitief bevestigt. Houd minimaal 6 tot 8 weken ruimte voor aanvragen en aanpassingen.
Maak het programma pas definitief nadat je geluidsapparatuur, microfoons, speakers en stroom hebt afgestemd. Test de opstelling op locatie en leg vast wie het mengpaneel bedient.
Wijs per vrijwilliger een taak en tijdsblok toe en print het draaiboek vóór de festivaldag. Plan daarnaast één coördinator voor artiesten, één voor catering en één voor betalingen en donaties.
Bereken catering per verwacht bezoekersaantal en verzamel dieetwensen vóór je bestelt. Reserveer leveringen, toiletten en koelboxen op tijd; controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal dan of partytenten nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Regel locatie, vergunningen en verzekering in de eerste 2 tot 4 weken, omdat die afspraken bepalend zijn voor programma en promotie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietfestival?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers naast een coördinator. Verdeel de diensten in blokken van ongeveer 3 uur, zodat niemand de hele dag achter elkaar werkt.
Wanneer moet ik artiesten en geluidsapparatuur vastleggen?: Leg artiesten en techniek uiterlijk 8 tot 10 weken vóór het festival vast. Plan daarna een technisch overleg over speakers, microfoons, mengpaneel, stroom en de volgorde van de optredens.
Hoe regel je donaties tijdens een benefietfestival?: Maak uiterlijk 4 weken vooraf een donatiepagina en vermeld die op uitnodigingen, posters en online berichten. Zorg op de dag zelf voor minimaal 2 betaalmogelijkheden en wijs één persoon aan die de opbrengst bijhoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.