Einkaufsliste für eine Benefizaktion

Bei einer Benefizaktion brauchst du mehr als Essen und Getränke: Gäste müssen sitzen, Spenden schnell bezahlen und Lose oder Auktionsgebote eindeutig zuordnen können. Plane Geschirr, Buffet- und Getränkestation, Kühlmöglichkeiten sowie Technik für Ansagen und Musik gemeinsam. Wiederverwendbare Teller, Schüsseln und Becher reduzieren den Nachschub während der Veranstaltung. Die vollständige Liste mit 77 benötigten Dingen hilft dir, Einkäufe, Leihgaben und Lieferungen rechtzeitig zu prüfen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 130
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
Wiederverwendbare BecherAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
MesserAnz. 130
GabelnAnz. 130
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
TablettsAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 10

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WarmhalteschalenAnz. 4
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 15
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
PapiergirlandenAnz. 8
KreidetafelnAnz. 8
TischnummernAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4

Catering

SpendendosenAnz. 4
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
QR-Code-SchilderAnz. 6
LosboxenAnz. 2
Lose rollenAnz. 6
Auktionshammer
PreisschilderAnz. 60
ArmbänderAnz. 150
NamensaufkleberAnz. 150
StiftesetsAnz. 12
KlemmbretterAnz. 8
InformationsbroschürenAnz. 150
NotizblöckeAnz. 10
Tombola
Spielmaterial-SetsAnz. 6
PreistischeAnz. 2
PräsentationsmappenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
MülltrennbehälterAnz. 4
Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Tee - 6 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Kisten
- Spa Rood - 4 Kisten
- Apfelsaft - 8 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Baguettes - 20 Stück
- Mini-Brötchen - 180 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Wraps - 100 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Schinken - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustfilet - 3 kilogram
- Hummus - 2 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Gläser
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Kopfsalat - 8 Stück
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 5 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 8 Kilogramm
- Bananen - 5 kilogram
- Mandarinen - 5 Kilogramm
- Paprikachips - 12 Tüten
- Naturchips - 12 Tüten
- Tortillachips - 10 Tüten
- Salzstangen - 8 Säcke
- Popcorn - 6 Beutel
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Mini-Muffins - 150 Stück
- Brownies - 120 Stück
- Kekse - 10 Packungen
- Apfelkuchen - 6 Stück
- Schlagsahne - 12 Sprühdosen
- Mayonnaise - 3 Flaschen
- Ketchup - 3 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Knoblauchsoße - 2 Flaschen
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Kilogramm
- Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Brühwürfel - 2 Kartons
- Suppe - 20 Liter
- Vegetarische Bällchen - 4 Kilogramm
- Hähnchenspieße - 5 Kilogramm
- Falafel - 3 Kilogramm
- Reissalat - 8 Kilogramm
- Pastasalat - 8 Kilogramm
- Kartoffelsalat - 6 Kilogramm
- Geriebener Käse - 2 Kilogramm
- Croutons - 4 Säcke
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Frische Minze - 6 Bund
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Backpapier - 4 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssige Handseife - 6 Flaschen
- Spülmittel - 4 Flaschen
- Geschirrspültabs - 60 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Müllsäcke - 80 Stück
- Ziplock-Beutel - 100 Stück
- Aluminiumbehälter - 50 Stück
- Diätetiketten - 100 Stück
- Papierklebeband - 10 Rollen
- Permanentmarker - 20 Stück
- Kugelschreiber - 30 Stück
- Papierarmbänder - 150 Stück
- Umschläge - 100 Stück
- Kopierpapier - 2 Packungen

Tipps

Plane pro erwarteter Person einen Sitzplatz ein und ergänze einige Stehplätze mit Barhockern. Für Buffet, Getränke und Auktionsartikel brauchst du eigene Tische, damit sich keine Schlangen am Essensbereich bilden.
Rechne beim Geschirr nicht nur mit der Gästezahl: Bei einem mehrstündigen Fest solltest du etwa 1,5 Teller und 2 Becher pro Person einplanen, wenn nicht laufend gespült wird.
Stelle mindestens eine Kaffeemaschine und einen Wasserkocher für Heißgetränke bereit. Kühlboxen solltest du spätestens am Vortag vorkühlen und für empfindliche Lebensmittel getrennt von Getränken nutzen.
Für Spenden, Lose und Auktionen brauchst du gut sichtbare Zahlungs- und Ausgabestellen. Drucke QR-Code, Losnummern, Gutscheine sowie Auktionsliste und Drehbuch vor dem Veranstaltungstag aus.
Prüfe Strom und Ton mindestens 48 Stunden vorher: Lautsprecher, Mikrofon, Mischpult und Verlängerungskabel müssen zum Raum passen. Lege Schneidebretter, Kochmesser, Küchenzangen und Rührschüsseln direkt an der Küchenstation bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Benefizaktion?: Du brauchst Mobiliar, Geschirr, Küchenausstattung, Kühlmöglichkeiten und Technik. Für eine belastbare Planung solltest du die vollständige Liste mit 77 Dingen gegen vorhandene, geliehene und zu kaufende Gegenstände prüfen.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast bei einer Benefizaktion?: Plane etwa 1,5 Teller und 2 Becher pro Person ein, wenn während der Veranstaltung nicht kontinuierlich gespült wird. Bei einem Buffet sind zusätzlich Servierschalen, Servierlöffel und Tabletts nötig.
Wann sollte ich die Ausstattung für eine Benefizaktion besorgen?: Bestelle oder reserviere Mobiliar, Technik und Kühlmöglichkeiten spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Verbrauchsmaterialien und Lebensmittel solltest du 2 bis 3 Tage vorher kontrollieren und verderbliche Ware möglichst am Vortag besorgen.
Was darf ich bei einer Benefizaktion nicht vergessen?: Häufig fehlen Verlängerungskabel, Abfallbehälter, Mikrofon und eine klare Spendenmöglichkeit. Prüfe diese Punkte mindestens 48 Stunden vor Beginn und teste QR-Code, Lautsprecher sowie Zahlungsablauf einmal vollständig.

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