Benefizabend: Einkaufsliste und benötigte Ausstattung

Für einen Benefizabend brauchst du mehr als Essen und Getränke. Neben Tellern, Gläsern und Besteck müssen auch Spenden- und Check-in-Bereich, Auktion, Kaffeeausgabe und Technik vorbereitet sein. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Gäste und halte für zerbrechliches Geschirr, Getränke und warme Speisen Reserven bereit. Die vollständige Liste zeigt dir, was du einkaufen, ausleihen oder rechtzeitig reservieren solltest.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Check-in-Tisch
Spendentisch
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 6
TischdeckenAnz. 12

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
DinnermesserAnz. 100
EsstischgabelnAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Präsentationsklicker
PowerbanksAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdekorationenAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 10
WimpelgirlandenAnz. 6
Fotowand
SpeisekartenAnz. 90
NamensschilderAnz. 100
TischnummernAnz. 10
AuktionsschilderAnz. 100
WegweiserAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
TischlampenAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KüchenzangenAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Kilogramm
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Schwarzer Tee - 100 Beutel
- Kräutertee - 50 Beutel
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Schlagsahne - 2 Liter
- Cola - 12 Liter
- Cola Zero - 12 Liter
- Orangenlimonade - 8 Liter
- Eistee - 8 Liter
- Spa Blauw - 24 Liter
- Sprudelndes Mineralwasser - 12 liter
- Apfelsaft - 8 Liter
- Orangensaft - 8 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 18 Flaschen
- Rotwein - 12 Flaschen
- Rosé - 8 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Eiswürfel - 12 Kilogramm
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Limetten - 2 Kilogramm
- Baguettes - 25 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Miniwraps - 100 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Räucherlachs - 1 kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Rucola - 1 Kilogramm
- Gemischter Salat - 3 Kilogramm
- Gurken - 12 Stück
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebeln - 1 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Kartoffeln - 12 Kilogramm
- Reis - 5 Kilogramm
- Pasta - 4 Kilogramm
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Linsen - 3 kilogram
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Lachsfilet - 5 Kilogramm
- Vegetarische Burger - 30 Stück
- Feta - 1 kilogramm
- Parmesan - 500 gram
- Eier - 60 Stück
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Knoblauchsoße - 1 Liter
- Pestosoße - 1 kilogramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Sonnenblumenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Basilikum - 10 Bund
- Petersilie - 10 Bund
- Brötchen - 100 Stück
- Miniquiches - 100 Stück
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Gemischte Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Trauben - 5 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Brownies - 100 Stück
- Mini-Apfeltörtchen - 100 Stück
- Schokolade - 3 kilogram
- Kekse - 8 Packungen
- Papierservietten - 600 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 3 Liter
- Geschirrspültabs - 40 Stück
- Allzweckreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 1 Liter
- Schwämmchen - 12 Stück
- Mikrofasertücher - 24 Stück
- Handseife - 6 Spender
- Desinfektionshandgel - 4 Flaschen
- Aluminiumfolie - 3 Rollen
- Frischhaltefolie - 3 Rollen

Sonstiges

AnmeldeformulareAnz. 100
StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 6
Kassette für Bargeld
Kartenterminal
BezahlstickerAnz. 4
KassenblöckeAnz. 4
UmschlägeAnz. 150
SpendenformulareAnz. 100
AuktionsformulareAnz. 100
ArmbänderAnz. 100
GarderobennummernAnz. 100
NamensaufkleberAnz. 100
AuktionspaddelAnz. 100
KabelbinderAnz. 100
Gaffer TapeAnz. 4
ScherenAnz. 6
CuttermesserAnz. 2
Maßband
Erste-Hilfe-Kasten
TaschenlampenAnz. 3

Tipps

Plane pro angemeldeter Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und ein Weinglas ein; ergänze bei Geschirr mindestens 10 Prozent Reserve für Nachschub und Bruch.
Für den Einlass brauchst du einen separaten Check-in-Tisch sowie Namensschilder und ausgedruckte Abläufe. Lege diese Unterlagen spätestens am Vortag bereit, damit sie nicht zwischen Catering und Auktion untergehen.
Richte den Spenden- und Auktionstisch nicht erst während des Einlasses ein. Beschrifte die Auktionsartikel vorher und drucke die Auktionsliste mindestens einmal für die Moderation und einmal für die Ausgabe aus.
Prüfe die Technik vor Beginn mit Laptop, Mischpult, Lautsprechern und Funkmikrofonen. Plane dafür mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste ein, besonders wenn Referenten oder eine Präsentation vorgesehen sind.
Für Kaffee und warme Speisen brauchst du Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kaffeekannen und Warmhaltebehälter. Stelle zusätzlich Kühlboxen bereit, wenn Getränke oder empfindliche Lebensmittel nicht durchgehend gekühlt werden können.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Benefizabend als Grundausstattung?: Du brauchst Mobiliar für Tische, Stühle, Buffet, Check-in, Spenden und Garderobe. Dazu kommen Geschirr, Besteck, Gläser, Serviergeschirr, Kaffeeausstattung sowie Technik für Musik, Moderation und Präsentationen.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Benefizabend?: Rechne pro Gast mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und einem Weinglas. Bestelle oder leihe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, bei 80 Gästen also rund 88 Stück pro Grundtyp.
Wann muss ich die Technik für den Benefizabend prüfen?: Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop und Beamer mindestens 60 Minuten vor dem Einlass. Bei geliehener Technik solltest du die Geräte spätestens am Vortag vollständig auf Vollständigkeit und Funktion prüfen.
Was wird bei einem Benefizabend oft vergessen?: Häufig fehlen Ausdrucke für Ablauf und Auktion, Namensschilder, Servierzangen oder ausreichend Kaffeelöffel. Lege diese Dinge am Vortag an den jeweiligen Einsatzort und prüfe die Einkaufsliste noch einmal, bevor das Catering eintrifft.

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