Was du für einen Benefizabend brauchst

Für einen Benefizabend brauchst du mehr als Essen und Getränke: Auch Tombola, Auktion, Spendenabwicklung und Bühnenprogramm benötigen eigene Ausstattung. Plane Geschirr und Gläser pro Gast plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Technik wie Mikrofone, Lautsprecher und Kartenterminals sollte spätestens eine Woche vorher getestet werden. Besonders oft fehlen Lose, Namensschilder, Verlängerungskabel und gut sichtbare Beschilderungen am Veranstaltungstag.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderhakenAnz. 30

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Küche

WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Drucker
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 10
SpendentafelnAnz. 4
AuktionsschilderAnz. 100
Fotowand

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 6 Packungen
- Schwarzer Tee - 4 Packungen
- Kräutertee - 2 Kartons
- Zucker - 2 Kilo
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zitrone - 2 Kilo
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 3 Kisten
- Bier - 5 Kästen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Eiswürfel - 10 Beutel
- Baguettes - 15 Stück
- Mini-Brötchen - 100 Stück
- Süßrahmbutter - 1 Kilo
- Frischkäse - 2 Kilo
- Hummus - 2 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Junger Käse - 3 Kilo
- Schinken - 2 Kilo
- Geräuchertes Hähnchen - 2 Kilo
- Gurke - 3 Kilo
- Tomaten - 4 Kilo
- Paprika - 2 Kilo
- Rucola - 1 Kilo
- Gemischter Salat - 3 Kilo
- Kartoffeln - 12 kilo
- Reis - 5 Kilo
- Pasta - 5 Kilo
- Kichererbsen - 12 Dosen
- Linsen - 8 Dosen
- Gemüsebrühe - 2 Kartons
- Tomatenwürfel - 12 Dosen
- Kokosmilch - 8 Dosen
- Karotten - 4 Kilo
- Zwiebeln - 3 Kilo
- Knoblauch - 6 Knollen
- Zucchini - 3 Kilo
- Champignons - 3 Kilo
- Spinat - 2 Kilo
- Kochsahne - 4 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Sonnenblumenöl - 2 Liter
- Salz - 1 Kilo
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Currypulver - 250 gram
- Italienische Kräuter - 2 Gläser
- Mayonnaise - 2 Liter
- Ketchup - 2 Liter
- Senf - 1 Liter
- Knoblauchsoße - 1 Liter
- Balsamico-Dressing - 1 Liter
- Chilisauce - 1 Liter
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Oliven - 2 Kilo
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 4 Kilo
- Brownies - 100 Stück
- Petit Fours - 100 Stück
- Schlagsahne - 2 Liter
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 50 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 12 Stück
- Müllbeutelbinder - 2 Packungen

Tipps

Plane bei Tellern, Besteck und Gläsern pro angemeldeter Person ein Set plus 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 Gästen sind das beispielsweise 110 Dinner-Teller, 110 Dessertteller und 110 Wassergläser.
Für das Buffet brauchst du mindestens einen Servierlöffel oder eine Servierzange pro Speise sowie ausreichend Servierschalen. Stelle Warmhaltebehälter und Kühlboxen spätestens am Vortag bereit, damit die Kühlkette nicht erst beim Aufbau beginnt.
Teste Kartenterminals, Laptops, Drucker, Mikrofone und Lautsprecher spätestens 7 Tage vor dem Benefizabend. Nimm für jedes technische Gerät ein passendes Verlängerungskabel und mindestens ein Ersatzkabel mit.
Bereite Lose, Auktionslisten und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag vor. Drucke die Unterlagen mindestens 2 Tage vorher und lege die Lose nach Nummern oder Tischbereichen sortiert bereit.
Rechne für Kaffee und Heißwasser mindestens eine Thermoskanne pro 20 bis 25 Gäste ein. Wasserkocher und Kaffeemaschinen gehören in einen Bereich mit Stromanschluss; LED-Lampen helfen an dunklen Stellen wie Eingang, Garderobe und Tombolatisch.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Benefizabend mit 100 Gästen?: Plane mindestens 110 Sets aus Dinner-Teller, Dessertteller, Gabel, Messer und Wasserglas ein. Zusätzlich brauchst du je nach Programm Tische, Stühle, Buffetische, Technik für Ton sowie Ausstattung für Tombola, Auktion und Spendenabwicklung.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast bei einem Benefizabend?: Rechne mit einem Dinner-Teller, einem Dessertteller, einer Gabel, einem Messer und einem Wasserglas pro Person. Ergänze rund 10 Prozent Reserve, damit Bruch, Nachschub und verspätete Rückgaben kein Problem werden.
Wann sollte ich die Technik für den Benefizabend testen?: Teste Mikrofone, Lautsprecher, Laptops, Drucker und Kartenterminals spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungsort solltest du zusätzlich am Vortag durchführen.
Was wird bei einer Benefizveranstaltung oft vergessen?: Häufig fehlen Lose, Auktionslisten, Namensschilder, Verlängerungskabel und eine sichtbare Lösung für Kartenzahlungen. Drucke und sortiere die Unterlagen mindestens 2 Tage vorher und halte für die Technik jeweils ein Ersatzkabel bereit.

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