Qué necesitas para organizar una noche benéfica

Una noche benéfica necesita más que comida y bebidas: también hacen falta medios de pago, materiales para la rifa y la subasta, señalización y equipo para que el programa funcione. Usa esta lista para preparar compras y alquileres con tiempo, especialmente si habrá catering, mesas numeradas o varios oradores. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y deja un margen para reposición. Los artículos pequeños, como boletos, tarjetas identificativas y cucharillas, suelen ser los primeros en faltar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Perchascant. 30

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de servircant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Portátilescant. 2
Impresoras
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Mantelescant. 10
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 10
Carteles de donacióncant. 4
Carteles de subastacant. 100
Photowall

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limón - 2 kilo
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Cerveza - 5 cajas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Cava - 4 botellas
- Cubitos de hielo - 10 bolsas
- Barras de pan - 15 unidades
- Mini bocadillos - 100 unidades
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 2 kilo
- Hummus - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón - 2 kilos
- Pollo ahumado - 2 kilo
- Pepino - 3 kilo
- Tomates - 4 kilo
- Pimiento morrón - 2 kilos
- Rúcula - 1 kilo
- Ensalada mixta - 3 kilo
- Patatas - 12 kilo
- Arroz - 5 kilos
- Pasta - 5 kilos
- Garbanzos - 12 latas
- Lentejas - 8 latas
- Caldo de verduras - 2 cajas
- Tomate troceado - 12 latas
- Leche de coco - 8 latas
- Zanahorias - 4 kilos
- Cebollas - 3 kilos
- Ajo - 6 cabezas
- Calabacines - 3 kilos
- Champiñones - 3 kilo
- Espinacas - 2 kilos
- Crema para cocinar - 4 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Aceite de girasol - 2 litros
- Sal - 1 kilo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Curry en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Salsa de ajo - 1 liter
- Aderezo balsámico - 1 litro
- Salsa de chile - 1 litro
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Aceitunas - 2 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 4 kilo
- Brownies - 100 unidades
- Petit fours - 100 unidades
- Nata montada - 2 litros
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 50 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Esponjas - 12 unidades
- Cintas para bolsas de basura - 2 paquetes

Consejos

Calcula la vajilla para el número máximo de asistentes confirmados y añade un 10 % de margen. Para una cena, prevé al menos un plato llano, un tenedor y un cuchillo por persona, además de platos de postre y cucharillas si habrá café.
Para las bebidas, cuenta dos vasos de agua y una copa de vino por invitado si se sirven ambas durante la cena. Añade termos, tazas y cucharillas suficientes para que el servicio de café no dependa de lavar vajilla entre turnos.
Reserva al menos un terminal de pago por cada punto de cobro y lleva un portátil de respaldo si las inscripciones, las donaciones o la subasta se gestionan digitalmente. Comprueba los cables, regletas y alargadores como mínimo 48 horas antes.
Prepara los boletos de la rifa, la lista de la subasta y las tarjetas con nombres antes del día del evento. Imprime un juego adicional de cada documento y guárdalo en una carpeta accesible para los voluntarios.
Si el catering se sirve por turnos, calcula una mesa de buffet por cada línea de servicio y verifica que haya bandejas para mantener caliente, bandejas de servir y neveras portátiles. Coloca el equipo de café en un punto separado para evitar colas durante el programa.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una noche benéfica?: Calcula una unidad por persona para cada plato y cubierto, y añade un 10 % de reserva. Si el evento supera las 50 personas o habrá varios turnos de comida, prepara vajilla adicional o confirma con el catering quién se encarga de la reposición.
¿Cuándo debo comprar los materiales para la rifa y la subasta?: Compra o imprime los boletos, las listas y las tarjetas identificativas al menos 7 días antes. Así puedes corregir nombres, numerar los boletos y preparar copias adicionales antes de asignar las tareas a los voluntarios.
¿Cuántos terminales de pago hacen falta en una noche benéfica?: Usa un terminal por cada punto de cobro y añade uno de respaldo cuando esperes más de 50 asistentes o haya pagos simultáneos para entradas, donaciones y subasta. Prueba todos los terminales 24 horas antes y confirma el método de pago aceptado.
¿Qué equipo debo comprobar antes del evento?: Comprueba micrófonos, altavoces, portátiles, impresoras, lámparas LED, cables alargadores y regletas entre 24 y 48 horas antes. Lleva al menos un cable de repuesto y prueba el sonido en la sala con las mesas ya colocadas.

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