Que faut-il acheter pour une soirée caritative ?

Une soirée caritative demande plus que des tables et un buffet. Il faut prévoir la vaisselle pour chaque convive, le matériel de paiement pour les dons et la vente aux enchères, ainsi que les équipements nécessaires aux discours et aux animations. Cette liste vous aide à organiser les achats et les locations avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les besoins liés au café, au maintien au chaud et aux régimes alimentaires au moins une semaine à l’avance.

La checklist complète de ce plan est en cours de mise à jour. Les conseils et réponses ci-dessous restent valables.

Conseils

Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert, une fourchette, un couteau, un verre à eau et un verre à vin par invité, puis ajoutez environ 10 % de réserve pour les pièces cassées ou manquantes.
Pour le café de fin de repas, comptez une tasse, une cuillère et une portion de boisson chaude par personne. Prévoyez au moins deux cafetières ou bouilloires si le service concerne un groupe important.
Réservez un terminal de paiement par point d’encaissement et testez-le au plus tard 48 heures avant la soirée. Gardez aussi un ordinateur portable et une imprimante disponibles pour les inscriptions, les reçus ou les listes de la vente aux enchères.
Installez les tables du buffet et les bacs de maintien au chaud avant le début de l’accueil. Les plats chauds doivent être prêts à servir sans bloquer le passage vers les tables et les sièges.
Ne commandez pas uniquement le matériel visible par les invités : prévoyez des glacières, des thermos, des planches et un couteau de chef pour le service, ainsi que des rallonges et multiprises pour les appareils techniques.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée caritative ?: Prévoyez au minimum un verre à eau et un verre à vin par invité, soit deux verres par personne. Ajoutez 10 % de réserve, ou davantage si le lavage pendant la soirée n’est pas possible.
Combien de temps à l’avance faut-il réserver le matériel ?: Réservez le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine et les équipements audio au moins 3 à 4 semaines avant la soirée. Confirmez les quantités et l’horaire de livraison 7 jours avant l’événement.
Quel matériel faut-il pour encaisser les dons et les ventes ?: Prévoyez au moins un terminal de paiement par poste d’encaissement, ainsi qu’un ordinateur portable pour le suivi. Testez chaque terminal 48 heures avant et gardez une solution de secours si la connexion est instable.
Combien de matériel audio faut-il pour les discours ?: Prévoyez au minimum un microphone et des enceintes adaptées à la salle, avec une rallonge et une multiprise disponibles. Faites un test du son 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités.