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Bauernhofausflug organisieren: die praktische Checkliste

Ein Bauernhofausflug braucht mehr Vorbereitung als nur eine Hofbesichtigung zu buchen. Du musst Teilnehmende, Anreise, Essen, Programm und Sicherheitsfragen rechtzeitig zusammenbringen. Plane Reservierungen und Rückmeldungen mehrere Wochen vorher, damit Transport und Hofbesuch noch verfügbar sind. Am Ausflugstag entscheiden klare Abfahrtszeiten, vollständige Teilnehmerdaten und gekühlte Verpflegung darüber, ob die Gruppe ruhig startet.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport reservieren

  • Bauernhofbesuch reservieren

  • Mahlzeit reservieren

  • Programm bestätigen

  • Abfahrtszeiten kommunizieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerdaten ausdrucken

  • Route und Kontaktdaten drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Essen und Getränke kühlen

    2 Personen

  • Exkursionspakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

  • Abfahrtsbereich einrichten

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen geben

    2 Personen

  • Zur Farm reisen

    3 Personen

  • Gruppe am Bauernhof anmelden

    2 Personen

  • Hofrundgang begleiten

    3 Personen

  • Tieraktivität betreuen

    3 Personen

  • Händewaschen begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke ausgeben

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Rückreise begleiten

    3 Personen

  • Teilnehmer sicher aussteigen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

  • Materialien reinigen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort sauber hinterlassen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Reste aufräumen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 5
  • KlappstühleAnz. 45
  • TischdeckenAnz. 5

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 50
  • TellerAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 45

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und ServiermesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltedosenAnz. 8

Reinigung

  • HandseifenspenderAnz. 3
  • HandtuchrollenAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • AbfallgreiferAnz. 2

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • WarnwestenAnz. 6
  • Wasserdichte StiefelAnz. 45
  • RegenponchosAnz. 45

Sonstiges

  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 50
  • InformationsmappenAnz. 45
  • RoutenpläneAnz. 10
  • FunkgeräteAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Teilnehmerliste mindestens drei Wochen vorher an und verschicke die Einladungen so, dass Anmeldungen, Ernährungswünsche und Kontaktdaten spätestens sieben Tage vor dem Ausflug vorliegen.
  • Reserviere Transport, Bauernhofbesuch und Mahlzeit möglichst vier bis sechs Wochen vorher. Bestätige das Programm anschließend schriftlich und teile Abfahrtszeiten, Treffpunkt und Kontaktdaten spätestens drei Tage vor der Fahrt mit.
  • Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und am Morgen des Ausflugs erneut. Stelle Regenponchos, wasserdichte Stiefel und Warnwesten bereit, statt erst vor Ort nach einer Lösung zu suchen.
  • Kühle Essen und Getränke am Vorabend und fülle die Kühlboxen vor der Abfahrt. Für eine gemeinsame Mahlzeit solltest du außerdem Geschirr, Besteck, wiederverwendbare Becher und Servierutensilien gesammelt in einer Kiste bereitlegen.
  • Drucke Teilnehmerliste, Teilnehmerdaten, Route und Kontaktdaten doppelt aus. Beim Empfang erfasst du die Anwesenheit, gibst die Sicherheitsanweisungen und meldest die Gruppe danach geschlossen am Bauernhof an.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Bauernhofausflug buchen?
Reserviere Bauernhofbesuch, Transport und Mahlzeit idealerweise vier bis sechs Wochen vorher. Bei großen Gruppen oder festen Terminen solltest du noch früher anfragen.
Wann sollte ich die Teilnehmerliste für den Bauernhofausflug abschließen?
Setze den Anmeldeschluss etwa sieben Tage vor dem Ausflug. So bleiben dir noch mehrere Tage, um Ernährungswünsche, Kontaktdaten und die endgültige Gruppengröße zu prüfen.
Was braucht man bei einem Bauernhofausflug bei Regen?
Plane mindestens 48 Stunden vorher wetterfeste Kleidung und zusätzliche Schutzmöglichkeiten ein. Regenponchos, wasserdichte Stiefel und Warnwesten sollten am Abfahrtsbereich griffbereit liegen.
Wann sollte man die Abfahrtszeit kommunizieren?
Schicke Treffpunkt und Abfahrtszeit spätestens drei Tage vor dem Ausflug an alle Teilnehmenden. Wiederhole die Angaben am Vorabend, damit niemand wegen einer unklaren Uhrzeit zu spät kommt.

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