Checklist pour organiser une excursion à la ferme

Une excursion à la ferme demande de coordonner les participants, le transport, la visite et le repas dans le bon ordre. Commencez par recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires, puis confirmez les horaires avec la ferme et le transporteur. La veille, préparez les glacières, les kits d’excursion, les documents et le point de départ. Cette checklist vous aide à suivre les 42 tâches du plan et à rassembler le matériel nécessaire, des gobelets réutilisables aux trousses de premiers secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport
Réserver une visite de la ferme
Réserver un repas
Confirmer le programme
Communiquer les heures de départ
Vérifier les prévisions météo
Imprimer les données des participants
Imprimer l'itinéraire et les coordonnées
Faire les courses
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
2 personnes
Composer les kits d’excursion
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer la liste des présences
Aménager le point de départ
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Se rendre à la ferme
3 personnes
Inscrire le groupe à la ferme
2 personnes
Animer la visite de la ferme
3 personnes
Animer l'activité avec les animaux
3 personnes
Accompagner le lavage des mains
2 personnes
Distribuer les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le repas
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Accompagner le retour
3 personnes
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
Nettoyer le matériel
2 personnes
Laisser le lieu propre
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 5
Chaises pliantesqté 45
Nappesqté 5

Équipement

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 2
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Tasses à caféqté 45

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et de serviceqté 4
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 8

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 4
Gants de nettoyageqté 6
Seauxqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets réfléchissantsqté 6
Bottes imperméablesqté 45
Ponchos de pluieqté 45

Autre

Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 50
Dossiers d’informationqté 45
Cartes d'itinéraireqté 10
Talkies-walkiesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la sortie. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, de relever les allergies et d’adapter le repas ou le transport.
Confirmez le programme 3 à 5 jours avant le départ. Vérifiez séparément l’heure de rendez-vous, la durée du trajet, l’horaire de la visite et l’heure du repas.
Préparez les documents la veille : liste des participants, liste des présences, itinéraire et coordonnées. Imprimez au moins 2 exemplaires de l’itinéraire et gardez-les dans des presse-papiers.
Refroidissez les aliments et les boissons plusieurs heures à l’avance, puis remplissez les glacières juste avant le départ. Prévoyez aussi les thermos, bouilloires, gobelets, assiettes et couverts nécessaires au repas.
Consultez les prévisions météo 24 heures avant la sortie et vérifiez les équipements pour la pluie et la ferme : ponchos, bottes imperméables, gilets réfléchissants et trousse de premiers secours. Préparez également une solution de repli si le trajet ou la visite devient impraticable.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une excursion à la ferme ?: Réservez le transport, la visite de la ferme et le repas au moins 2 à 4 semaines à l’avance. Ce délai laisse généralement le temps de comparer les disponibilités et de confirmer l’effectif.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une excursion à la ferme ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse fixée 7 jours avant le départ. Vous pourrez ensuite confirmer l’effectif, les besoins alimentaires et le transport.
Que faut-il prévoir pour le repas pendant une sortie à la ferme ?: Prévoyez les aliments et les boissons dans des glacières, ainsi que les assiettes, couverts, gobelets réutilisables, serviettes et ustensiles de service. Refroidissez les produits plusieurs heures avant et séparez les portions liées aux allergies ou aux régimes particuliers.
Que faire la veille d’une excursion à la ferme ?: Vérifiez la météo, imprimez les listes et l’itinéraire, rassemblez le matériel et préparez les kits d’excursion. Confirmez aussi les heures de départ et d’arrivée avec les participants, le transporteur et la ferme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.