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Bandfestival organisieren: die Checkliste für Planung und Durchführung

Ein Bandfestival braucht mehr als bestätigte Auftritte: Technik, Genehmigungen, Crew und ein klarer Zeitplan müssen ineinandergreifen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortssuche bis zur Kasse am Veranstaltungstag. Besonders leicht gehen technische Anforderungen, Nachbarschaftsinformationen und die Einweisung freiwilliger Helfer unter. Plane den Aufbau mit ausreichend Vorlauf und halte Programm, Zuständigkeiten und Kontaktdaten schriftlich fest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Bands ansprechen

    2 Personen

  • Auftritte bestätigen

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Nachbarn informieren

  • Auftrittsplan drucken

  • Crew-Einteilung erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Instrumente befestigen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kasse vorbereiten

    2 Personen

  • Armbänder bereitlegen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    6 Personen

  • Soundanlage installieren

    4 Personen

  • Licht installieren

    3 Personen

  • Strom anschließen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Cateringbereich einrichten

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Backline aufbauen

    4 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Einlass registrieren

    3 Personen

  • Armbänder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Auftritte ankündigen

  • Bands begleiten

    2 Personen

  • Bühnenwechsel begleiten

    4 Personen

  • Ton bei Auftritten bedienen

    2 Personen

  • Licht bei Auftritten bedienen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kasse bedienen

    2 Personen

  • Eingangsaufsicht übernehmen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Abfall zwischendurch entfernen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Endzeit ankündigen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Instrumente verladen

    4 Personen

  • Bühne abbauen

    6 Personen

  • Ton abbauen

    4 Personen

  • Licht abbauen

    3 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Cateringstation reinigen

    2 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Bestände zählen

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    3 Personen

  • Schlüssel zurückgeben

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • Bühnentreppe
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • BarhockerAnz. 8
  • BiertischeAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • MonitorspeakerAnz. 4
  • MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 6
  • BühnenverstärkerAnz. 4
  • GitarrenständerAnz. 8
  • NotenpulteAnz. 8
  • Beleuchtung für den Mischpulttisch
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • XLR-KabelAnz. 16
  • JackkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelkanäleAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • LichterketteAnz. 6
  • ArbeitslampenAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 250
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • GetränkekistenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • WimpelkettenAnz. 10
  • FestivalplakateAnz. 30
  • ProgrammständerAnz. 6
  • WegweiserAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • BesensetsAnz. 4
  • MüllgreiferAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 12
  • ZäuneAnz. 12
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • NotbeleuchtungslampenAnz. 4

Registrierung

  • Eingangsbereich
  • GeldkassettenAnz. 2
  • GeldautomatAnz. 2
  • ArmbänderAnz. 300
  • KlemmbretterAnz. 4
  • KugelschreiberAnz. 20

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen jeder Band spätestens vier Wochen vor dem Festival und gleiche sie anschließend mit Mischpult, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen und Kabeln ab. So erkennst du fehlendes Material, bevor der Aufbau beginnt.
  • Drucke den Auftrittsplan mindestens zweimal: eine Version für den Mischpulttisch und weitere Exemplare für Crew und Backstage. Ergänze Umbauzeiten, Soundcheck und die Telefonnummern der Verantwortlichen.
  • Teile die Crew spätestens sieben Tage vorher in konkrete Schichten ein und plane pro Schicht eine kurze Einweisung. Kasse, Einlass, Bühne, Catering und Technik sollten jeweils eine klar benannte Ansprechperson haben.
  • Prüfe Genehmigungen, Versicherung und die Information der Nachbarn nicht erst in der letzten Woche. Kläre diese Punkte mehrere Wochen vor dem Termin, besonders wenn das Festival draußen stattfindet oder bis in den Abend dauert.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Armbänder, Kasse und Ernährungswünsche vor der Öffnung vor. Am Veranstaltungstag sollte mindestens eine Person für Nachschub und eine zweite für die Kasse zuständig sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Bandfestival organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort und den ersten Bandanfragen. Vier Wochen vor dem Termin sollten Auftritte, technische Anforderungen und das Programm feststehen.
Wann muss man die Technik für ein Bandfestival planen?
Sammle die Bühnen- und Technikdaten jeder Band spätestens vier Wochen vor dem Festival. Der konkrete Aufbauplan sollte mindestens eine Woche vorher geprüft werden, einschließlich Kabeln, Monitoren, Mikrofonen und Stromversorgung.
Wie viele Helfer braucht man für ein Bandfestival?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass und Kasse, eine für Technik, eine für Bühne und eine für Catering beziehungsweise Getränke ein. Bei wechselnden Schichten solltest du die Zahl so erhöhen, dass alle Bereiche während der gesamten Öffnungszeit besetzt bleiben.
Wann sollte man den Auftrittsplan drucken?
Drucke den finalen Auftrittsplan spätestens am Vortag, nachdem Bands, Soundchecks und Umbauzeiten bestätigt sind. Lege zusätzliche Exemplare am Mischpult, im Backstage-Bereich und bei der Crewleitung bereit.

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