Checklist pour organiser un festival de groupes

Un festival de groupes demande de coordonner les artistes, la technique, le public et l’équipe sans laisser les détails s’accumuler la dernière semaine. Cette checklist suit l’ordre utile : réserver le lieu et les groupes, sécuriser les autorisations, préparer la communication, puis vérifier le matériel et l’accueil. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins techniques de chaque formation, les bracelets, la caisse et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Approcher les groupes de musique
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier l’assurance
Informer les voisins
Imprimer le programme des spectacles
Établir la répartition de l’équipe
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Fixer les instruments
Préparer le service traiteur
4 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Préparer les bracelets
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Monter la scène
6 personnes
Installer le son
4 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Brancher l’électricité
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Installer le backline
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Enregistrer l’entrée
3 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Présenter le programme
Annoncer les spectacles
Encadrer les groupes
2 personnes
Coordonner les changements de scène
4 personnes
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Assurer la surveillance à l’entrée
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Vérifier les stocks
Annoncer l'heure de fin
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Charger les instruments
4 personnes
Démonter la scène
6 personnes
Démonter le son
4 personnes
Démonter l'éclairage
3 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer le point de restauration
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter le stock
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Rendre les clés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podium
Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 8
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Portantsqté 2

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Amplificateurs de scèneqté 4
Supports de guitareqté 8
Pupitres de musiqueqté 8
Éclairage de la table de mixage
Rallonges à enrouleurqté 6
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 12
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlande lumineuseqté 6
Lampes de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Casiers de boissonsqté 10
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Catering

Courses

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 10
Affiches du festivalqté 30
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 12
Barrièresqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Inscription

Bureau d’accueil
Caisses à monnaieqté 2
Terminal de paiementqté 2
Braceletsqté 300
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20

Conseils

Demandez les fiches techniques de chaque groupe dès la confirmation : nombre de micros, boîtiers DI, amplificateurs, retours et prises électriques doivent être connus avant de préparer la scène.
Bloquez le programme plusieurs semaines à l’avance et envoyez aux groupes une heure d’arrivée précise. Prévoyez aussi un contact unique pour les changements le jour du festival.
Vérifiez les autorisations, l’assurance et l’information des voisins au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Une réservation de lieu ne remplace pas automatiquement ces démarches.
Faites un inventaire du matériel 7 jours avant : câbles XLR et jack, multiprises, rallonges, piles, pieds de micro et éclairage sont souvent les premiers éléments manquants.
Répartissez l’équipe par créneaux et faites un briefing de 20 à 30 minutes avant l’ouverture. Préparez séparément la caisse, les bracelets, les programmes imprimés et les boissons déjà refroidies.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de groupes ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner les groupes, le lieu, les autorisations, la communication et la technique. Commencez plus tôt si plusieurs formations ou une forte fréquentation sont prévues.
Quand demander les besoins techniques des groupes ?: Demandez-les au moment de la confirmation, idéalement 6 à 8 semaines avant le festival. Relisez chaque fiche technique une dernière fois 7 jours avant l’installation.
Quand vérifier les autorisations et l’assurance ?: Faites cette vérification au moins 3 à 4 semaines avant la date. Gardez les justificatifs avec les informations du lieu et les contacts de l’équipe le jour J.
Combien de temps avant faut-il préparer la scène et le son ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture pour installer la scène, la table de mixage, les enceintes, les retours, les micros et les câbles. Ajoutez du temps si plusieurs groupes doivent faire une balance.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.