Bandfestival organiseren: checklist en planning

Een bandfestival organiseren vraagt meer dan bands boeken en een podium neerzetten. Je legt eerst datum en locatie vast, verzamelt technische wensen en werkt daarna toe naar een programma, crewindeling en publieksinformatie. In de laatste week komen vergunningen, verzekering, catering, drank, kassa en polsbandjes samen. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, zodat techniek, artiesten en vrijwilligers op de festivaldag niet op elkaar hoeven te wachten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Bands benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
2 personen
Verzekering controleren
Buren informeren
Optredenschema printen
Crewindeling maken
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Instrumenten bevestigen
Catering voorbereiden
4 personen
Dranken koelen
2 personen
Kassa voorbereiden
2 personen
Polsbandjes klaarleggen
Weersverwachting controleren
Terrein inspecteren
2 personen
Podium opbouwen
6 personen
Geluid installeren
4 personen
Licht installeren
3 personen
Stroom aansluiten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Backline klaarzetten
4 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Entree registreren
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Optredens aankondigen
Bands begeleiden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
4 personen
Geluid tijdens optredens bedienen
2 personen
Licht tijdens optredens bedienen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Kassa bedienen
2 personen
Toezicht houden bij entree
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Voorraad controleren
Eindtijd aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten inladen
4 personen
Podium afbreken
6 personen
Geluid afbreken
4 personen
Licht afbreken
3 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Cateringpunt schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Voorraad tellen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Sleutels retourneren
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrap
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 8
Biertafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Podiumversterkersaantal 4
Gitaarstatievenaantal 8
Muzieklessenaarsaantal 8
Mengtafelverlichting
Kabelhaspelsaantal 6
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Lichtslingeraantal 6
Werklampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Drankkrattenaantal 10
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Catering

Boodschappen

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 10
Festivalpostersaantal 30
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Naambadgesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Hekkenaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Noodverlichtingslampenaantal 4

Registratie

Entreebalie
Geldkistjesaantal 2
Pinautomaataantal 2
Polsbandjesaantal 300
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20

Tips

Vraag technische wensen direct bij de bevestiging van elke band op. Noteer per optreden de benodigde microfoons, DI-boxen, versterkers, monitoren en aansluitingen; zo voorkom je ontbrekende apparatuur op de dag zelf.
Maak het optredenschema niet alleen voor bezoekers, maar ook voor de crew. Zet soundchecks, ombouwmomenten en pauzes met tijden op papier en print het schema vóór de opbouw.
Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan: podium, artiestenontvangst, kassa, catering en techniek. Instrueer vrijwilligers uiterlijk op de dag vóór het festival over hun starttijd en overdracht.
Controleer stroom en kabelroutes vóór je apparatuur huurt of verplaatst. Tel kabelhaspels, XLR- en jackkabels, stekkerdozen en verlengkabels per podiumzone en leg kabelgoten klaar voor looproutes.
Koel dranken pas nadat je de aantallen en opslag hebt gecontroleerd. Leg kassa, polsbandjes en garderobemateriaal samen klaar en reserveer minimaal 30 minuten voor een laatste controle vóór de eerste bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een bandfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie en bands. Plan vergunningen, verzekering en technische afspraken uiterlijk 8 weken voor het festival, omdat wijzigingen daarna snel gevolgen hebben voor programma en materiaal.
Wanneer moet ik de technische wensen van bands opvragen?: Vraag de technische informatie meteen na het eerste contact en leg alles uiterlijk 8 weken voor het optreden vast. Controleer 2 weken vooraf opnieuw of de bezetting, backline en aansluitingen niet zijn gewijzigd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bandfestival?: Reken voor podium, licht, geluid en kabels minimaal 4 tot 6 uur opbouwtijd, afhankelijk van het aantal bands en podia. Plan daarnaast soundchecks per band en houd minstens 30 minuten buffer vóór de deuren openen.
Wanneer verstuur ik het programma en de praktische informatie?: Publiceer het programma zodra de optredens bevestigd zijn en stuur bezoekers uiterlijk 1 week vooraf de praktische informatie. Print op de festivaldag extra exemplaren voor crew, artiesten en publieksbalies.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.