Einkaufsliste für den Bandabend

Für einen Bandabend brauchst du mehr als Getränke und Snacks: Technik, Licht, Geschirr und eine funktionierende Ausgabe gehören ebenso dazu. Plane pro Gast mindestens ein Trinkglas und einen Teller ein, bei Selbstbedienung zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Die Bandtechnik solltest du nicht erst am Veranstaltungstag klären. Prüfe vor dem Einkauf, was die Location bereits hat, und bestätige fehlende Lautsprecher, Mikrofone, Kabel und Lichttechnik spätestens eine Woche vorher.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 30

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Soundmischer
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
DI-BoxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 8
InstrumentenkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 80
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServiertablettsAnz. 6
ScherenAnz. 3

Dekoration

BühnentücherAnz. 2
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 8
NamensschilderAnz. 70

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rosé - 4 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 8 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 48 Flaschen
- Spa Rood - 24 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Tonic - 4 Flaschen
- Bitter Lemon - 4 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 2 Kartons
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Rührstäbchen - 100 Stück
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1 Kilo
- Hummus - 6 Schalen
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Kochschinken - 1 kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Gurken - 8 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Knabbermischung - 6 Tüten
- Snacks - 6 Tüten
- Oliven - 6 Gläser
- Trauben - 4 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Brownies - 80 Stück
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Handseife - 4 Spender

Tipps

Plane bei Getränken für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach etwa ein Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich ausreichend Wasser bereit und kühle die Getränke mehrere Stunden vor Einlass.
Lege für Geschirr und Besteck mindestens 10 Prozent Reserve zurück: Bei 50 Gästen sind das etwa 55 Trinkgläser, Teller und Bestecksets. Für Wein- und Kaffeegläser brauchst du weniger, wenn du diese Getränke nur zu bestimmten Zeiten ausschenkst.
Kläre die Anforderungen der Band mindestens 7 Tage vorher: Anzahl der Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker, XLR- und Instrumentenkabel sowie die benötigten Anschlüsse am Soundmischer.
Plane für Bühnen- und Lichtaufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Verlängerungskabel, Gaffer Tape und Lichtstative werden oft vergessen, obwohl sie für eine sichere, flexible Verkabelung nötig sind.
Bereite Bar und Buffet spätestens 60 Minuten vor Beginn vor. Stelle Kühlboxen, Eiswürfelbehälter, Serviertabletts, Kaffeemaschinen und Wasserkocher bereit und lege Snacks so aus, dass der Zugang zur Bühne frei bleibt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Bandabend?: Du brauchst Getränke, Snacks, Geschirr, Sitzmöbel sowie Lautsprecher, Soundmischer, Mikrofone, Ständer, Kabel und Lichttechnik. Rechne bei Geschirr mit mindestens 10 Prozent Reserve und bei der Technik nach den Angaben der Band.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Bandabend?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person, danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Bei einem vierstündigen Abend sind das etwa fünf bis sechs Getränke je Gast, zusätzlich zu Wasser.
Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Gäste?: Plane mindestens 55 Trinkgläser, Teller und Bestecksets ein, damit Bruch und zusätzlicher Bedarf abgedeckt sind. Wein- und Kaffeegläser kannst du nach dem tatsächlichen Angebot kalkulieren, jeweils mit rund 10 Prozent Reserve.
Wann muss ich die Technik für die Band organisieren?: Frage die Band spätestens 7 Tage vor dem Abend nach ihrem technischen Bedarf. Bestätige danach sofort, ob Lautsprecher, Monitorspeaker, DI-Boxen, Kabel und Licht vorhanden sind oder noch abgeholt beziehungsweise gemietet werden müssen.

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