Ballsaalabend: Einkaufsliste und Mengenplanung

Für einen Ballsaalabend brauchst du mehr als Getränke und Dekoration. Plane Geschirr, Gläser, Garderobe, Technik und Beleuchtung so, dass alles vor dem Einlass bereitsteht. Die passende Menge richtet sich nach der endgültigen Gästeliste: Rechne bei Tellern und Besteck mit einem vollständigen Satz pro Gast, bei Gläsern mit zusätzlichem Wechsel. Prüfe Lieferungen und vorhandenes Material spätestens zwei Tage vorher, damit fehlende Teile noch ersetzt werden können.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

CocktailtischeAnz. 4
BuffetischeAnz. 4
EsstischeAnz. 8
StühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
ChampagnergläserAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
LadekabelAnz. 4

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12
LichterkettenAnz. 6
LichtstativeAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
PapiergirlandenAnz. 8
TischblumenarrangementsAnz. 8
KerzenAnz. 24
KerzenhalterAnz. 12
NamensschilderAnz. 80
SpeisekartenAnz. 12
Willkommensschild

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ZangenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Staubsauger
WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Karton
- Halbfette Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Schlagsahne - 4 Sprühdosen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Tonic - 6 Flaschen
- Ginger Ale - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 30 Flaschen
- Spa Rood - 12 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 8 Packungen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Pilsener - 72 Fläschchen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Rosé - 6 Flaschen
- Prosecco - 8 Flaschen
- Gin - 2 Flaschen
- Wodka - 2 Flaschen
- Bourbon - 1 Flasche
- Biergläser - 80 Stück
- Zitronen - 3 Kilogramm
- Limetten - 2 Kilogramm
- Frische Minze - 6 Bund
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Gesalzene Cashewnüsse - 3 Kilogramm
- Party-Nüsse - 3 Kilogramm
- Oliven - 2 Kilogramm
- Cocktailgurken - 2 Gläser
- Toast - 8 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Kräuterbutter - 1 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Brie - 2 Kilogramm
- Gouda-Käse - 2 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Erdbeeren - 3 Kilogramm
- Äpfel - 4 Kilogramm
- Birnen - 3 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Karotten - 3 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Gemischter Salat - 2 Kilogramm
- Drillinge - 8 Kilogramm
- Nudelsalat - 6 Kilogramm
- Rohkostsalat - 5 Kilogramm
- Hähnchenfilet - 8 Kilogramm
- Vegetarische Bällchen - 4 Kilogramm
- Falafel - 3 Kilogramm
- Brötchen - 100 Stück
- Mayonnaise - 2 Kilogramm
- Ketchup - 2 Kilogramm
- Senf - 1 Kilogramm
- Knoblauchsoße - 2 Kilogramm
- Satésauce - 2 Kilogramm
- Salz - 500 Gramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Olivenöl - 2 Liter
- Butter - 1 Kilogramm
- Schokoladenmousse - 80 Portionen
- Mini-Gebäck - 100 Stück
- Kekse - 6 Packungen
- Wassereis - 80 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Cocktailspieße - 3 Kartons
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Müllsäcke - 40 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Tipps

Plane pro Gast einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, eine Gabel, ein Messer und einen Kaffeelöffel ein. Bei Selbstbedienung am Buffet solltest du zusätzlich 10 Prozent Reserve bereithalten.
Rechne pro Gast mit einem Wasserglas sowie je einem Weinglas und Champagnerglas, wenn beide Getränke ausgeschenkt werden. Für den Sektempfang sind 10 bis 15 Prozent zusätzliche Champagnergläser sinnvoll.
Stelle für die Garderobe mindestens einen Kleiderbügel pro erwarteter Jacke bereit, bei Winterkleidung plus 20 Prozent Reserve. Ein zweiter Garderobenständer verhindert lange Wartezeiten bei mehr als 50 Gästen.
Plane für Musik und Ansagen mindestens zwei Lautsprecher, ein Mischpult, ein Funkmikrofon und einen Musikplayer ein. Speichere die Musikdateien offline und lege für jedes Gerät ein passendes Ladekabel sowie Verlängerungskabel bereit.
Kühle die Getränke mindestens vier Stunden vor Beginn. Beschrifte Buffet- und Esstische vor dem Aufbau und prüfe Tischdecken, Servierschalen und Serviertabletts spätestens am Vortag auf Vollständigkeit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Ballsaalabend?: Du brauchst Mobiliar für Empfang, Buffet und Essen, außerdem Geschirr, Besteck, Gläser, Garderobenständer und Kleiderbügel. Für Musik und Ansagen gehören Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer, Funkmikrofon, Verlängerungskabel und Ladekabel auf die Liste; Beleuchtung und Ballons ergänzen den Raum.
Wie viele Gläser brauche ich pro Gast beim Ballsaalabend?: Plane mindestens ein Wasserglas, ein Weinglas und ein Champagnerglas pro Gast ein, wenn alle drei Getränke angeboten werden. Ergänze 10 bis 15 Prozent Reserve, weil Gläser beim Empfang und während des Essens gewechselt oder beschädigt werden können.
Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Gäste?: Für 50 Gäste brauchst du jeweils mindestens 50 Dinner-Teller, Dessertteller, Gabeln und Messer sowie 50 Kaffeelöffel. Bestelle oder leihe bei Tellern und Besteck rund 55 Stück, damit etwa 10 Prozent Reserve vorhanden sind.
Wann muss ich die Einkaufsliste für den Ballsaalabend prüfen?: Prüfe die Einkaufsliste mindestens sieben Tage vorher und bestätige Lieferungen spätestens zwei Tage vor dem Termin. Getränke sollten am Veranstaltungstag mindestens vier Stunden vor dem Einlass gekühlt werden; Technik und Beleuchtung testest du am Vortag.

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