Ballroom-Tanzwettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Ballroom-Tanzwettbewerb entscheidet nicht nur die Tanzfläche über den Ablauf. Zuerst brauchst du einen bestätigten Austragungsort, ein klares Reglement und feste Verantwortliche für Wettkampfleitung, Jury, Musik und Erste Hilfe. Danach folgen Kategorien, Anmeldung, Teilnehmerprüfung, Startgeld, Startnummern und Heat-Planung. Wer Musik, Technik, Juryunterlagen und Preise erst kurz vor dem Termin klärt, riskiert Verzögerungen am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfort bestätigen
2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
3
Jurymitglieder erfassen
4
Wettkampfleitung festlegen
5
Musikverantwortliche festlegen
6
Fotograf festlegen
7
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
8
Reservierungen vornehmen
9
Wettbewerbskategorien festlegen
2 Personen
10
Anmeldeformular veröffentlichen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Werbematerial verteilen
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Startgelder kontrollieren
2 Personen
17
Startnummern zuweisen
2 Personen
18
Startliste erstellen
2 Personen
19
Heat-Einteilung erstellen
2 Personen
20
Zeitplan veröffentlichen
21
Teilnehmer informieren
2 Personen
22
Jury-Anweisungen versenden
23
Musik pro Tanz sammeln
2 Personen
24
Ersatzmusik speichern
25
Preise und Pokale bestellen
26
Zertifikate vorbereiten
2 Personen
27
Wertungsformulare drucken
28
Startnummern drucken
29
Publikumsprogramm drucken
2 Personen
30
Cateringbestellung aufgeben
31
Einkaufen gehen
2 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Snacks vorbereiten
3 Personen
34
Wettkampfmaterial sammeln
2 Personen

Event

35
Location öffnen
2 Personen
36
Boden überprüfen
2 Personen
37
Tische aufstellen
4 Personen
38
Stühle aufstellen
4 Personen
39
Jurytisch einrichten
2 Personen
40
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
41
Garderobe einrichten
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Musikanlage anschließen
2 Personen
44
Mikrofon testen
2 Personen
45
Wettkampfmusik testen
2 Personen
46
Scoring-Tisch einrichten
2 Personen
47
Cateringtisch einrichten
3 Personen
48
Jury empfangen
2 Personen
49
Jury-Briefing geben
2 Personen
50
Teilnehmende empfangen
3 Personen
51
Startnummern ausgeben
3 Personen
52
Programm verteilen
2 Personen
53
Publikum begrüßen
3 Personen
54
Eröffnungsrede halten
55
Erste Läufe begleiten
4 Personen
56
Wertungsbögen abholen
2 Personen
57
Punkte eingeben
2 Personen
58
Getränke servieren
3 Personen
59
Snacks servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Tische abräumen
2 Personen
62
Zwischenstände prüfen
2 Personen
63
Finalisten bekanntgeben
64
Finalen betreuen
4 Personen
65
Preise bereitstellen
2 Personen
66
Preisverleihung durchführen
3 Personen
67
Gruppenfoto machen
2 Personen
68
Abschiedsrede halten
69
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Anlage ausschalten
2 Personen
71
Scoring-Material archivieren
2 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Catering aufräumen
3 Personen
75
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Location reinigen
4 Personen
78
Garderobe kontrollieren
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
2 Personen
80
Materialien inventarisieren
2 Personen
81
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
82
Ergebnisse veröffentlichen
83
Fotos teilen
84
Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Rechteckige TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Jurytisch
RegistrierungstischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
UmkleideracksAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 8
PartyzelteAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3
KabeltrommelnAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 4
FunkmikrofoneAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
Heißklebepistole
StaubsaugerAnz. 2
LuftpumpenAnz. 2
Kasse

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielampenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Ton

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 8
MikrofonständerAnz. 2
KopfhörerAnz. 2
ErsatzspeicherkartenAnz. 4

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 14
WettkampfbannerAnz. 4
WegweiserAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6

Geschirr

WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ServierbesteckAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
KühlelementeAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4

Spielmaterial

StartnummernAnz. 80
SicherheitsnadelnAnz. 200
WertungsbögenAnz. 600
KlemmbretterAnz. 25
StifteAnz. 60
BleistifteAnz. 30
MarkerAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 150
ZertifikateAnz. 100
MedaillenAnz. 30
BecherAnz. 12
PreisumschlägeAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Kategorien und Reglement fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Sonst musst du Angaben nachträglich ändern und Teilnehmerdaten mehrfach prüfen.
Plane die Anmeldung mit einer festen Frist. Kontrolliere danach Namen, Kategorie, Ernährungswünsche und Startgeld, bevor du Startnummern und Startliste erstellst.
Veröffentliche den Zeitplan erst, wenn die Heat-Einteilung steht. Schicke Teilnehmern und Jury die finalen Informationen spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb.
Sammle die Musik für jeden Tanz vor dem Veranstaltungstag und speichere Ersatzmusik auf mindestens 2 USB-Sticks. Teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Verlängerungskabel vor dem Einlass.
Bestelle Pokale und Preise mindestens 3 Wochen vorher. Halte am Registrierungstisch Laptop, Drucker, Kasse, Taschenrechner und gedruckte Startlisten bereit, damit Nachmeldungen nicht den Ablauf stoppen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Ballroom-Tanzwettbewerb planen?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Reglement und Verantwortlichen. Die Anmeldung sollte mehrere Wochen geöffnet sein, damit du Teilnehmerdaten prüfen und die Heats rechtzeitig erstellen kannst.
Wann muss die Startliste für einen Tanzwettbewerb fertig sein?: Erstelle die Startliste nach Ablauf der Anmeldefrist und geprüften Startgeldern. Veröffentliche sie idealerweise 7 Tage vor dem Wettbewerb und informiere die Teilnehmer bei Änderungen sofort.
Wie viel Musik braucht man für einen Ballroom-Tanzwettbewerb?: Für jeden geplanten Tanz brauchst du eine eindeutig zugeordnete Musikdatei und mindestens eine Ersatzdatei. Speichere die vollständige Sammlung zusätzlich auf 2 USB-Sticks und teste sie vor dem Einlass.
Was wird bei einem Tanzwettbewerb am häufigsten vergessen?: Oft fehlen Ersatzmusik, Ersatzbatterien, gedruckte Startlisten oder ein klarer Erste-Hilfe-Kontakt. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und gib Jury, Musikverantwortlichen und Wettkampfleitung feste Kommunikationswege.

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