Ballettfestival: Einkaufsliste und Mengenplanung

Bei einem Ballettfestival brauchst du mehr als Getränke und Teller. Neben dem Catering gehören auch Ausstattung für Tänzerinnen und Tänzer, Umkleiden, Orientierung und die Präsentation des Programms auf die Einkaufsliste. Plane die Mengen anhand der angemeldeten Personen und teile Getränke, Geschirr und Catering auf Empfang, Pausen und Abschluss auf. Dinge wie Kleiderständer, Trinkgläser oder Wegweiser werden oft erst kurz vor Beginn vermisst – dann bleibt kaum Zeit für Ersatz.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 10
Hohe StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
BallettstangenAnz. 4
SpiegelAnz. 4
GarderobenständerAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 120
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServierschalenAnz. 16
ServierplattenAnz. 12
ZuckerschalenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4

Dekoration

BallettposterAnz. 12
StoffhintergründeAnz. 3
BlumenarrangementsAnz. 8
TischdekorationAnz. 10
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
Wegweiser-SchilderAnz. 10

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 10
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
MessbecherAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 24
EtikettenAnz. 200
StifteAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 2 Kartons
- Grüner Tee - 1 Schachtel
- Heiße Schokolade - 2 Packungen
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 2 Packungen
- Halbfettmilch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Laktosefreie Milch - 4 Liter
- Mineralwasser still - 48 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 24 Flaschen
- Cola - 12 Flaschen
- Cola Zero - 12 Flaschen
- Sinas - 8 Flaschen
- Ice tea - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 6 Packungen
- Orangensaft - 6 Packungen
- Tonic - 4 Flaschen
- Zitronen - 3 Kilo
- Frische Minze - 6 Bund
- Eiswürfel - 12 Säcke
- Herzhafte Blätterteiggebäcke - 8 Kartons
- Miniquiches - 6 Kartons
- Gemüsewraps - 40 Stück
- Hummus - 8 Becher
- Frischkäse - 6 Becher
- Junger Käse - 3 Kilo
- Brie - 2 Kilo
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 2 kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 2 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 6 Packungen
- Vollkorncracker - 8 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Mini-Croissants - 8 Kartons
- Butter - 1 Kilo
- Erdbeermarmelade - 3 Gläser
- Honig - 2 Gläser
- Gurken - 12 Stück
- Cherrytomaten - 4 Kilo
- Paprika - 3 Kilo
- Möhren - 3 Kilo
- Staudensellerie - 2 Bund
- Trauben - 5 kilo
- Äpfel - 6 Kilo
- Bananen - 5 Kilo
- Birnen - 4 Kilo
- Mandarinen - 5 Kilo
- Melonen - 4 Stück
- Ungesalzene Nüsse - 2 Kilo
- Rosinen - 1 Kilo
- Paprikachips - 8 Tüten
- Chips natur - 8 Tüten
- Tortilla-Chips - 8 Tüten
- Reiswaffeln - 6 Packungen
- Popcorn - 5 Tüten
- Zartbitterschokolade - 2 Kilo
- Milchschokolade - 2 Kilo
- Mini-Brownies - 6 Kartons
- Mini-Muffins - 6 Dutzend
- Butterkekse - 5 Packungen
- Haferflockenriegel - 6 Schachteln
- Glutenfreie Kekse - 4 Packungen
- Vegane Kekse - 4 Packungen
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Pesto - 4 Gläser
- Olivenöl - 2 Flaschen
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Paprikapulver - 1 Glas
- Knoblauchpulver - 1 pot
- Servietten - 1000 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Rührstäbchen - 500 Stück
- Cocktailspieße - 500 Stück
- Backpapier - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Flüssigspülmittel - 4 Flaschen
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionsspray - 4 Flaschen
- Handdesinfektionsgel - 8 Flaschen
- Müllsäcke - 150 Stück
- Gefrierbeutel - 4 Kartons
- Aluminiumbehälter - 100 Stück

Tipps

Plane pro teilnehmender Person mindestens ein Trinkglas ein und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Für die Kaffeepause brauchst du pro Kaffeetrinker eine Tasse sowie einige zusätzliche Tassen für Nachschub.
Rechne beim Catering getrennt nach Empfang, Pausen und Abschluss. Erfasse vegetarische, vegane und weitere Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher, damit passende Mengen tatsächlich eingekauft werden können.
Kleiderständer und Garderobenständer sollten vor dem Einkauf der Dekoration auf der Raumskizze stehen. Beschrifte die vorgesehenen Bereiche mindestens einen Tag vorher, besonders wenn mehrere Gruppen teilnehmen.
Für die Orientierung brauchst du ein Willkommensschild am Eingang und Wegweiser zu Saal, Garderobe und Sanitärbereich. Drucke die Schilder spätestens am Vortag und stelle einen Programmständer an den Zugang zum Veranstaltungsraum.
Ballettstangen, Spiegel und Kleiderständer sind keine Kleinteile, die man spontan ersetzen kann. Prüfe mindestens 48 Stunden vorher Anzahl, Zustand und Transportmöglichkeit; fülle Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Was brauche ich für ein Ballettfestival an Geschirr?: Plane pro erwarteter Person ein wiederverwendbares Trinkglas, einen Teller, eine Gabel, ein Messer und einen Löffel ein. Für Dessert und Kaffee kommen je Person ein Dessertteller und eine Kaffeetasse hinzu; mit 10 Prozent Reserve bist du bei Bruch oder Nachschub abgesichert.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Ballettfestival?: Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach ungefähr einem Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser für die auftretenden Gruppen bereit und fülle Kühlboxen erst kurz vor dem Einlass.
Wann sollte ich die Einkaufsliste für das Ballettfestival fertigstellen?: Schließe die Mengenplanung mindestens sieben Tage vor dem Festival ab, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Lagerfähige Lebensmittel und Verbrauchsmaterial kannst du früher besorgen; frische Produkte gehören auf den Einkauf am Vortag.
Was wird bei einem Ballettfestival häufig vergessen?: Oft fehlen beschriftete Kleiderständer, Programmständer, Wegweiser und zusätzliche Gläser. Prüfe diese vier Punkte spätestens 48 Stunden vor Beginn zusammen mit Ballettstangen, Spiegeln und der Dekoration.

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