Einkaufsliste für einen gelungenen Autorenabend

Bei einem Autorenabend brauchst du mehr als Bücher und ein Mikrofon. Getränke, Geschirr, Namensschilder und Leselampen müssen rechtzeitig bereitstehen, während Technik und Sitzplätze zur Gästezahl passen. Plane die Mengen anhand der bestätigten Anmeldungen und rechne bei Getränken mit Reserve. Besonders oft fehlen Verlängerungskabel, Servierbesteck oder Unterlagen für die Autoren. Diese Einkaufsliste hilft dir, den Abend vollständig vorzubereiten, ohne kurz vor Beginn noch fehlende Dinge besorgen zu müssen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 10
Rednertisch
BüchertischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

LeselampenAnz. 3
StimmungsleuchtenAnz. 6

Dekoration

TischläuferAnz. 10
BlumenarrangementsAnz. 6
BuchstützenAnz. 6
NamensschilderAnz. 10

Küche

KühlboxenAnz. 3
WasserkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Packung
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Stilles Mineralwasser - 10 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 8 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 2 Sixpacks
- Bier - 3 Sixpacks
- Zitronen - 8 Stück
- Gurken - 5 Stück
- Kirschtomaten - 1,5 Kilo
- Karotten - 1 Kilo
- Paprika - 8 Stück
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 3 Kilo
- Bananen - 2 Kilo
- Gemischte Nüsse - 1 Kilo
- Naturelchips - 4 Tüten
- Paprikachips - 4 Tüten
- Knabberzeug - 3 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Junger Käse - 2 Kilo
- Brie - 1,5 Kilo
- Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Glutenfreies Brot - 2 Brote
- Butter - 500 Gramm
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Vegane Brownies - 12 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Kaffeefilter - 1 Packung
- Teefilter - 1 Karton
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Papiertücher - 4 Pakete

Tipps

Plane pro angemeldeter Person etwa 0,75 l alkoholfreie Getränke ein; für die erste Stunde sind zwei bis drei Getränke pro Gast ein brauchbarer Richtwert. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve.
Rechne beim Geschirr mit einem vollständigen Satz pro Gast plus 10 Prozent extra. Für Kaffee brauchst du je nach Ablauf mindestens eine Tasse pro Person sowie ausreichend Kaffeekannen oder Thermoskannen.
Teste die Tontechnik spätestens am Vortag und halte für jedes Funkmikrofon ein Ersatzmikrofon oder frische Batterien bereit. Verlängerungskabel, HDMI-Kabel und Powerbanks werden besonders häufig erst beim Aufbau vermisst.
Drucke Programme, Namensschilder und Autorenunterlagen mindestens einen Tag vorher. Lege außerdem eine Besucherliste mit mehreren Stiften am Eingang aus, damit Anmeldungen und spontane Gäste sauber erfasst werden.
Stelle Leselampen am Rednertisch auf und prüfe die Beleuchtung vor dem Einlass. Tischläufer, Blumenarrangements und Buchstützen sollten vor dem Eintreffen der Gäste fertig platziert sein, damit der Aufbau nicht während des Programms weiterläuft.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen Autorenabend?: Plane etwa 0,75 l alkoholfreie Getränke pro Person ein. Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken je Gast rechnen; bei längeren Abenden kommen ungefähr zwei weitere Getränke pro Person hinzu.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen Autorenabend?: Kalkuliere pro angemeldeter Person einen Teller, ein Glas, eine Tasse sowie je nach Angebot Gabel, Messer und Löffel. Nimm zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachzügler und heruntergefallenes Geschirr abgedeckt sind.
Wann sollte ich die Technik für den Autorenabend reservieren?: Reserviere Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und benötigte Kabel spätestens zwei Wochen vor dem Termin. Einen vollständigen Funktionstest solltest du am Vortag und nochmals mindestens 60 Minuten vor dem Einlass durchführen.
Was muss ich für den Büchertisch mitbringen?: Plane einen separaten Tisch, Buchstützen und eine gut sichtbare Beleuchtung ein. Lege Programme und Autoreninformationen mindestens einen Tag vorher bereit und ordne die Bücher spätestens 30 Minuten vor Beginn.

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