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Auto-Rallye organisieren: die komplette Checkliste

Eine Auto-Rallye steht und fällt mit einer getesteten Route, klaren Unterlagen und gut besetzten Kontrollpunkten. Lege zuerst Datum, Start und Ziel fest und prüfe, ob für die Strecke Genehmigungen nötig sind. Danach folgen Einladungen, Rätsel, Anmeldung und Helferplanung. In der letzten Woche druckst du Teilnehmerlisten, Rätselhefte, Antwortformulare und Routenpläne und bereitest Funkgeräte, Warnwesten und Erste-Hilfe-Material vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Endlocation reservieren

  • Routen-Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung ausarbeiten

    2 Personen

  • Puzzlevragen schreiben

    2 Personen

  • Antworten und Punktestand erstellen

    2 Personen

  • Kontrollpunkte festlegen

    2 Personen

  • Probefahrt der Strecke

    2 Personen

  • Rätselroute anpassen

    2 Personen

  • Notfallroute festlegen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Rätselhefte drucken

    2 Personen

  • Antwortformulare drucken

  • Routenpläne drucken

    2 Personen

  • Kontrollposten einweisen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Preise und Pokale organisieren

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmer erinnern

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Pakete pro Auto zusammenstellen

    3 Personen

  • Rätselhefte bereitlegen

    2 Personen

  • Startliste bereitlegen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Parkplatz absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Startschalter aufbauen

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    3 Personen

  • Kontrollpunkte einrichten

    4 Personen

  • Preistisch aufstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffeestation vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Route noch einmal prüfen

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    3 Personen

Event

  • Anmeldung öffnen

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startpakete verteilen

    3 Personen

  • Sicherheitsanweisung geben

    2 Personen

  • Autos starten lassen

    3 Personen

  • Kontrollposten besetzen

    4 Personen

  • Telefonische Wegbeschreibung anbieten

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Ankommende Teams registrieren

    2 Personen

  • Antwortformulare einsammeln

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Buffet servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Antworten überprüfen

    3 Personen

  • Ergebnis bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde organisieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser abholen

    3 Personen

  • Kontrollposten abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Materialien einladen

    3 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Routenunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 40
  • BiertischeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Megafon
  • FunkgeräteAnz. 6
  • TaschenrechnerAnz. 4
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Route

  • WegweiserAnz. 35
  • KegelAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 4
  • Startflagge
  • KontrollpostenflaggenAnz. 6
  • WarnwestenAnz. 12
  • StreckenkaartenhalterAnz. 45
  • Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 45
  • KompasssetsAnz. 40
  • StoppuhrenAnz. 6

Papierwaren

  • RätselhefteAnz. 45
  • AntwortformulareAnz. 50
  • TeilnehmerkartenAnz. 50
  • StartnummernAnz. 50
  • KontrollkartenAnz. 300
  • RoutenpläneAnz. 50
  • ParkhinweiseAnz. 50
  • FreiwilligenanweisungenAnz. 15
  • StifteAnz. 80
  • BleistifteAnz. 50
  • MarkerAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • SchreibblöckeAnz. 8
  • KlemmbretterAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • TischdeckenAnz. 10
  • PokalpreiseAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Reinigung

  • HandfegerAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2
  • SpülbeckenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Probefahrt mindestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin ein. Prüfe dabei jede Rätselstation, die Beschilderung und eine Notfallroute für gesperrte Straßen.
  • Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vorher. Erfasse neben der Teilnehmerzahl auch Ernährungswünsche und teile anschließend Startnummern sowie Kontrollposten ein.
  • Bereite pro Fahrzeug einen vollständigen Satz aus Rätselheft, Antwortformular, Teilnehmerkarte und Routenplan vor. Drucke zusätzlich mindestens 10 Prozent Ersatzexemplare.
  • Weise die Helfer spätestens 1 Stunde vor dem Start ein. Kontrollposten brauchen klare Zeiten, Funkgeräte, Warnwesten und eine Telefonnummer für den Notfall.
  • Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und stelle bei Regen wasserdichte Routenhüllen, Partyzelte und zusätzliche Wegweiser bereit. Catering und Getränke sollten zu diesem Zeitpunkt bereits bestellt sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Auto-Rallye organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Route, Startort und Ziellocation. Die Probefahrt sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Rallye stattfinden.
Wie viele Kontrollpunkte braucht eine Auto-Rallye?
Für eine Rallye von etwa 2 bis 3 Stunden sind 4 bis 6 Kontrollpunkte meist gut handhabbar. Plane pro Punkt mindestens eine eingewiesene Person und eine klare Aufgabe ein.
Was muss ich für jedes Auto bei einer Auto-Rallye vorbereiten?
Lege für jedes Fahrzeug einen Routenplan, ein Rätselheft, ein Antwortformular und eine Teilnehmerkarte bereit. Drucke zusätzlich rund 10 Prozent Ersatzmaterial, damit fehlende oder beschädigte Unterlagen nicht den Start verzögern.
Wann sollte ich die Teilnehmer an eine Auto-Rallye erinnern?
Schicke eine erste Einladung 4 bis 6 Wochen vorher und eine kurze Erinnerung etwa 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Darin sollten Startzeit, Treffpunkt, Route beziehungsweise Anfahrt und benötigte Unterlagen stehen.

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