Checklist para organizar una gymkana en coche

Una gymkana en coche necesita bastante más que una ruta y unas preguntas. Hay que cerrar los puntos de salida y llegada, comprobar los permisos y probar el recorrido conduciendo antes de invitar a los participantes. Esta checklist reúne la planificación de la ruta, los controles, la documentación, los voluntarios y la logística del día. También te ayuda a dejar preparada una alternativa si el tiempo cambia o surge una incidencia durante la prueba.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Reservar la ubicación final
Comprobar los permisos de ruta
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar la ruta
2 personas
Escribir las preguntas del rompecabezas
2 personas
Preparar respuestas y puntuación
2 personas
Definir los puntos de control
2 personas
Probar la ruta conduciendo
2 personas
Ajustar la ruta de rompecabezas
2 personas
Establecer la ruta de emergencia
2 personas
Asignar números de dorsal
Imprimir la lista de participantes
Imprimir cuadernillos de rompecabezas
2 personas
Imprimir formularios de respuesta
Imprimir mapas de ruta
2 personas
Dar instrucciones a los puestos de control
2 personas
Pedir el catering
Gestionar premios y trofeos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar paquetes por coche
3 personas
Dejar listos los cuadernillos de puzzles
2 personas
Preparar la lista de salida
Abrir la ubicación
2 personas
Delimitar el aparcamiento
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inicio
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
3 personas
Montar puestos de control
4 personas
Preparar la mesa de premios
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Volver a comprobar la ruta
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir la inscripción
3 personas
Recepción de participantes
3 personas
Repartir los kits de inicio
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Arrancar los coches
3 personas
Atender el puesto de control
4 personas
Ofrecer ayuda telefónica con la ruta
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Registrar a los equipos entrantes
2 personas
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Servir café y té
2 personas
Revisar respuestas
3 personas
Anunciar el resultado
2 personas
Entregar premios
2 personas
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Recoger los carteles de ruta
3 personas
Desmontar los puntos de control
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Cargar los materiales
3 personas
Entregar las llaves y el local
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Archivar los archivos de ruta

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Carpas de fiestacant. 2
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfono
Walkie-talkiescant. 6
Calculadorascant. 4
Portátilescant. 2
Impresora
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Ruta

Señales de rutacant. 35
Conoscant. 30
Cinta de balizamientocant. 4
Bandera de salida
Banderas de controlcant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Portamapascant. 45
Fundas impermeables para rutascant. 45
Juegos de brújulascant. 40
Cronómetroscant. 6

Artículos de papel

Cuadernillos de rompecabezascant. 45
Hojas de respuestacant. 50
Tarjetas de participantescant. 50
Dorsalescant. 50
Tarjetas de controlcant. 300
Mapas de rutacant. 50
Instrucciones de aparcamientocant. 50
Instrucciones para voluntarioscant. 15
Bolígrafoscant. 80
Lápicescant. 50
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bloc de notascant. 8
Portapapelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de servircant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 10
Trofeoscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Escobas de manocant. 3
Recogedores de basuracant. 2
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y los lugares de salida y llegada antes de enviar las invitaciones. Reserva ambos puntos y comprueba con antelación si necesitas permisos para atravesar determinadas zonas.
Conduce la ruta completa antes del evento y mide los tiempos entre controles. Hazlo al menos una vez de día y anota desvíos, zonas sin cobertura y una ruta de emergencia.
Prepara un paquete por participante con su número de dorsal, mapa, cuadernillo de rompecabezas y hoja de respuestas. Imprime varias copias adicionales y protege los mapas y formularios con fundas impermeables.
Asigna los voluntarios a cada puesto con instrucciones escritas y un medio de comunicación. Lleva walkie-talkies, cronómetros y calculadoras para coordinar horarios y revisar la puntuación sin depender de llamadas.
Confirma el catering y las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido final. Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y recuerda a los participantes la hora de salida, el punto de encuentro y lo que deben llevar.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una gymkana en coche?: Calcula entre 4 y 6 semanas para una prueba con ruta propia, permisos, controles y catering. Reserva la última semana para probar el recorrido, imprimir los documentos y confirmar a voluntarios y participantes.
¿Cuándo hay que probar la ruta de una gymkana en coche?: Haz una prueba completa entre 7 y 10 días antes del evento. Repite los tramos problemáticos 24 o 48 horas antes si hay obras, desvíos o previsión de mal tiempo.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una gymkana en coche?: Para una ruta con 3 o 4 puntos de control, cuenta con al menos 1 voluntario por puesto y 2 personas en salida y llegada. Añade una persona de reserva para cubrir ausencias o atender una incidencia.
¿Cuántas copias hay que imprimir para una gymkana en coche?: Imprime una copia de cada cuadernillo, mapa y hoja de respuestas por participante o equipo, más un 10 % adicional. Prepara también una lista de participantes y las instrucciones de los puestos para cada voluntario.

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