Checklist voor een goed georganiseerde autopuzzelrit
Een autopuzzelrit staat of valt met een route die getest is, puzzels met één duidelijk antwoord en een start die niet vastloopt. Regel eerst datum, start- en eindlocatie en controleer daarna vergunningen en routebeperkingen. Werk vervolgens de puzzelroute, controlepunten en noodroute uit en proefrijd alles met een auto. In de laatste week draait het vooral om printwerk, vrijwilligers, catering, materiaal en een deelnemersherinnering. Deze checklist helpt je de 77 taken en 59 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Routevergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
Puzzelvragen schrijven
2 personen
Antwoorden en puntentelling maken
2 personen
Controlepunten bepalen
2 personen
Route proefrijden
2 personen
Puzzelroute aanpassen
2 personen
Noodroute vastleggen
2 personen
Startnummers toewijzen
Deelnemerslijst afdrukken
Puzzelboekjes afdrukken
2 personen
Antwoordformulieren afdrukken
Routekaarten afdrukken
2 personen
Controleposten instrueren
2 personen
Catering bestellen
Prijzen en bekers regelen
Weersverwachting controleren
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Pakketten per auto samenstellen
3 personen
Puzzelboekjes klaarleggen
2 personen
Startlijst klaarleggen
Locatie openen
2 personen
Parkeerterrein afzetten
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Startbalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Controleposten inrichten
4 personen
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffiepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Route nogmaals controleren
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
Inschrijving openen
3 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Auto's laten starten
3 personen
Controlepost bemannen
4 personen
Telefonische routehulp bieden
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Binnenkomende teams registreren
2 personen
Antwoordformulieren innemen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Antwoorden nakijken
3 personen
Uitslag bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden ophalen
3 personen
Controleposten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Materialen inladen
3 personen
Sleutels en locatie opleveren
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routebestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 6
- Partytentenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
- Jassenrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Megafoon
- Portofoonsaantal 6
- Rekenmachinesaantal 4
- Laptopsaantal 2
- Printer
- EHBO-koffersaantal 2
Route
- Routebordenaantal 35
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 4
- Startvlag
- Controlepostvlaggenaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Routekaarthoudersaantal 45
- Waterdichte routehoezenaantal 45
- Kompassetsaantal 40
- Stopwatchesaantal 6
Papierwaren
- Puzzelboekjesaantal 45
- Antwoordformulierenaantal 50
- Deelnemerskaartenaantal 50
- Startnummersaantal 50
- Controlekaartenaantal 300
- Routekaartenaantal 50
- Parkeerinstructiesaantal 50
- Vrijwilligersinstructiesaantal 15
- Pennenaantal 80
- Potlodenaantal 50
- Markeerstiftenaantal 12
- Clipboardsaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schrijfblokkenaantal 8
- Klembordenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 10
- Prijzenbekersaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Afwasbakkenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Proefrijd de volledige route uiterlijk 7 dagen voor de rit, op ongeveer hetzelfde tijdstip als de start. Controleer onderweg niet alleen de puzzelvragen, maar ook wegwerkzaamheden, onduidelijke afslagen en plekken waar meerdere auto’s veilig kunnen stoppen.
- Maak voor elk controlepunt een aparte instructie met locatie, aankomsttijd, antwoordcontrole en contactnummer. Geef vrijwilligers portofoons of een telefoonlijst en laat hen minimaal 60 minuten vóór de eerste deelnemer aanwezig zijn.
- Druk deelnemerslijst, startnummers, puzzelboekjes, antwoordformulieren en routekaarten niet pas op de ochtend zelf. Houd per document minstens 5 extra exemplaren achter de hand voor schrijffouten, verloren papieren of een last-minute deelnemer.
- Controleer de startopstelling met een eenvoudige tijdsplanning: geef per team een startnummer en laat bijvoorbeeld elke 2 minuten een auto vertrekken. Leg routeborden, pionnen, afzetlint en controlepostvlaggen de avond ervoor klaar per locatie.
- Maak naast de geplande route een noodroute en spreek af wie beslist bij slecht weer, een afgesloten weg of een pechgeval. Controleer de weersverwachting 48 uur en nogmaals 4 uur vóór de start; leg dan ook partytenten, waterdichte routehoezen en EHBO-koffers klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het organiseren van een autopuzzelrit?
- Reken op 6 tot 8 weken voor een rit met een nieuwe route, vergunningen, puzzelboekjes en controleposten. Plan de proefrit uiterlijk 1 week vooraf en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór het printwerk.
- Hoeveel puzzelvragen heb je nodig voor een autopuzzelrit?
- Voor een rit van ongeveer 2 tot 3 uur werkt een set van 20 tot 30 puzzelvragen meestal goed. Test elke vraag tijdens de proefrit en leg antwoorden en puntentelling vóór het drukken definitief vast.
- Wanneer moet je de route van een autopuzzelrit proefrijden?
- Proefrijd de route minimaal 7 dagen vóór de start en doe dat bij voorkeur op hetzelfde tijdstip en met dezelfde routekaarten als de deelnemers. Controleer de route daarna nog één keer binnen 48 uur op wegwerkzaamheden of afsluitingen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een autopuzzelrit?
- Plan minimaal 1 organisator bij de start, 1 persoon bij de finish en 1 vrijwilliger per bemande controlepost. Bij meer dan 20 deelnemende auto’s is een extra persoon voor registratie, vragen en materiaalbeheer verstandig.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!