Zo organiseer je een tentoonstellingsopening
Begin een tentoonstellingsopening niet met hapjes of versiering, maar met de bezoekersstroom en de kunstwerken. Stel eerst de gastenlijst op, verstuur uitnodigingen en verwerk aanmeldingen, inclusief dieetwensen. Plan daarna rondleidingen, openingstekst en techniek, terwijl je controleert of kunstwerken en bijschriften kloppen. In de laatste uren richt je ontvangst, zaal en buffet in. Zo voorkom je dat naamkaartjes, verlichting of gekoelde dranken pas vlak voor de opening aandacht krijgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Gastenlijst opstellen
- 2
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Catering bestellen
- 6
Rondleidingen plannen
2 personen
- 7
Openingstekst voorbereiden
- 8
Kunstwerken controleren
2 personen
- 9
Bijschriften controleren
2 personen
- 10
Techniek testen
2 personen
- 11
Boodschappen doen
2 personen
- 12
Dranken koelen
2 personen
- 13
Versproducten controleren
- 14
Locatie openen
2 personen
- 15
Kunstwerken nalopen
2 personen
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Stoelen plaatsen
2 personen
- 18
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 19
Naamkaartjes klaarleggen
- 20
Versiering ophangen
2 personen
- 21
Licht op kunstwerken richten
2 personen
- 22
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 24
Buffet opbouwen
3 personen
- 25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 26
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 27
Teambriefing houden
6 personen
Event
- 28
Gasten ontvangen
3 personen
- 29
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 30
Garderobe beheren
2 personen
- 31
Dranken serveren
3 personen
- 32
Hapjes serveren
3 personen
- 33
Openingswoord verzorgen
2 personen
- 34
Rondleidingen geven
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Buffet aanvullen
2 personen
- 37
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 38
Restanten veilig opbergen
2 personen
- 39
Servies afwassen
3 personen
- 40
Afval verzamelen
2 personen
- 41
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 42
Decoratie verwijderen
2 personen
- 43
Locatie schoonmaken
3 personen
- 44
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 45
Kunstwerken afsluiten
2 personen
- 46
Benodigdheden retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Cocktailtafelsaantal 6
- Stoelenaantal 40
- Ontvangsttafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Tentoonstelling
- Presentatieplintenaantal 8
- Wandhaakjesaantal 30
- Kunstwerklabelsaantal 80
- Beeldbeschermersaantal 8
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 60
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
Apparatuur
- Geluidsbox
- Draadloze microfoon
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Kabelmattenaantal 20
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Gastenboek
- Balpenhoudersaantal 6
- Naamkaarthoudersaantal 80
- Routebordstandaardsaantal 8
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen en de openingstekst vóór je de uitnodigingen verstuurt. Zo weet je hoeveel momenten en zitplaatsen je nodig hebt en kun je gasten een concreet programma geven.
- Controleer kunstwerken, labels en ophanging in twee rondes: eerst bij de inrichting en opnieuw op de dag zelf. Een verschoven kunstwerk, ontbrekend bijschrift of losse wandhaak valt anders pas bij binnenkomst op.
- Test geluidsbox, draadloze microfoon en alle kabels uiterlijk enkele uren voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig onder kabelmatten en houd een korte reserveoplossing klaar voor de openingstekst.
- Richt de ontvangsttafel in voordat het buffet wordt opgebouwd. Leg naamkaartjes, gastenboek en balpennen klaar en zet garderoberekken en afvalbakken op plekken waar bezoekers ze direct kunnen vinden.
- Koel dranken en controleer versproducten pas nadat de zaalindeling vaststaat. Reken per gast op een waterglas en wijnglas als beide worden geschonken, en zet koffie, thee en servies apart van de looproute naar de kunstwerken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een tentoonstellingsopening organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen, catering en rondleidingen. Plan de definitieve kunstwerk- en techniekcontrole in de laatste 24 uur.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een tentoonstellingsopening?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast water. Bestel extra als de opening langer dan 2 uur duurt of als gasten van buiten de regio komen.
- Wanneer moet je de catering voor een tentoonstellingsopening bestellen?
- Bestel catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf en geef dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de opening door. Controleer op de dag zelf de aantallen en versproducten voordat je het buffet opbouwt.
- Wanneer test je de techniek voor een tentoonstellingsopening?
- Test geluidsinstallatie en microfoon uiterlijk 2 tot 3 uur voor aanvang, nadat tafels en stoelen op hun plek staan. Controleer daarna opnieuw het volume vanaf de plek waar bezoekers zullen staan.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!