Einkaufsliste für einen gut vorbereiteten Auktionsabend
Für einen Auktionsabend brauchst du mehr als nur die angebotenen Artikel: Die Registrierung, die Versteigerung, die Zahlung und die Bewirtung laufen parallel. Plane pro angemeldeter Person einen Katalog und eine Auktionsnummer ein, dazu zusätzliche Formulare für Nachmeldungen. Prüfe Technik, Kühlung und Drucksachen spätestens am Vortag. Besonders häufig fehlen Kleingeld, Stifte, Verlängerungskabel oder genügend Platz für ausgestellte Auktionsartikel.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- KleiderständerAnz. 2
- Präsentationstisch
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
Ausstattung
- Mikrofon
- Lautsprecher
- Laptop
- Drucker
- Kartenterminal
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Verwaltung
- AuktionsnummernAnz. 70
- AuktionskatalogeAnz. 80
- RegistrierungsformulareAnz. 80
- VerkaufsbelegeAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 2
- Bargeldkasse
- EtikettenaufkleberAnz. 150
- DruckpapierAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Packungen
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Baguettes - 10 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Kräuterbutter - 8 Becher
- Frischkäse - 6 Becher
- Hummus - 6 Schalen
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Hinterschinken - 1 Kilogramm
- Salami - 1 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Tortillachips - 6 Tüten
- Salsa - 6 Gläser
- Oliven - 4 Gläser
- Gemischte Nüsse - 2 Kilogramm
- Mini-Frikandelbrötchen - 120 Stück
- Mini-Käsebrötchen - 120 Stück
- Vegetarische Häppchen - 120 Stück
- Vegane Häppchen - 60 Stück
- Äpfel - 40 Stück
- Trauben - 4 Kilogramm
- Brownies - 80 Stück
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Reinigungstücher - 10 Stück
- Müllsäcke - 50 Stück
Tipps
- Plane für jede angemeldete Person eine Auktionsnummer und einen Katalog ein, plus mindestens 10 Prozent Reserve. So kannst du Nachmeldungen und verlorene Unterlagen auffangen.
- Lege für Registrierung und Verkauf jeweils mehrere Kugelschreiber, Klemmbretter und Notizblöcke bereit. Pro Tisch sollten mindestens zwei Stifte verfügbar sein, nicht nur einer für alle Helfenden.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop und Drucker spätestens am Tag vor der Veranstaltung gemeinsam. Lege außerdem mindestens ein Verlängerungskabel als Reserve bereit und prüfe, ob der Drucker genug Papier hat.
- Kühle Getränke frühzeitig und kalkuliere bei einer zweistündigen Veranstaltung etwa zwei bis drei Getränke pro Person. Für Kaffee solltest du zusätzlich Kaffeetassen, Gläser und eine ausreichende Zahl an Servierschalen beziehungsweise Tellern einplanen.
- Richte die Zahlungsstelle mit Kartenterminal, Bargeldkasse, Taschenrechner und Verkaufsbelegen an einem festen Tisch ein. Halte Wechselgeld und eine getrennte Ablage für bezahlte und noch offene Verkäufe bereit.
Häufige Fragen
- Was braucht man für einen Auktionsabend?
- Du brauchst Möbel für Sitzplätze und Ausstellung, Technik für die Versteigerung, Unterlagen für Registrierung und Verkauf sowie Geschirr und Getränke für das Buffet. Plane außerdem Etiketten, Stifte, Klemmbretter und eine Zahlungsoption ein.
- Wie viele Auktionskataloge und Auktionsnummern brauche ich?
- Rechne mit einem Katalog und einer Auktionsnummer pro angemeldeter Person. Bestelle oder drucke zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, damit Nachmeldungen und Ersatz problemlos möglich sind.
- Wann sollte ich die Technik für die Auktion testen?
- Teste Mikrofon, Lautsprecher, Laptop, Drucker und Kartenterminal spätestens 24 Stunden vorher. Am Veranstaltungstag genügt dann eine kurze Kontrolle der Kabel, Stromversorgung und Verbindung.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Auktionsabend?
- Für die ersten zwei Stunden kannst du mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person rechnen. Stelle die Getränke mindestens eine Stunde vor Beginn kalt und plane zusätzlich Kaffee sowie passende Tassen ein.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!