Qué necesitas para organizar una noche de subasta

Una noche de subasta necesita más que artículos para vender y algo de comida. Debes preparar material para registrar asistentes, identificar cada lote, cobrar las ventas y mantener bebidas y aperitivos disponibles durante el evento. Esta lista reúne lo necesario para 43 tareas, desde las mesas y el sonido hasta los catálogos, recibos y números de puja. Calcula las cantidades según el número de invitados y deja los consumibles comprados al menos 2 días antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Percheroscant. 2
Mesa de presentación
Mesas de buffetcant. 2

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 10

Equipo

Micrófono
Altavoz
Portátil
Impresora
Terminal de pago
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 3

Administración

Números de pujacant. 70
Catálogos de subastacant. 80
Formularios de registrocant. 80
Recibos de ventacant. 80
Bloc de notascant. 6
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Calculadorascant. 2
Caja para efectivo
Pegatinas de etiquetascant. 150
Papel de impresióncant. 2

Decoración

Mantelescant. 10
Credencialescant. 80
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Fregaderoscant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cucharonescant. 8

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 paquetes
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cubitos de hielo - 6 bolsas
- Barras de pan - 10 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Mantequilla de hierbas - 8 tarrinas
- Queso crema - 6 tarrinas
- Hummus - 6 envases
- Queso joven - 2 kilogramo
- Jamón cocido - 1 kilogram
- Salami - 1 kilogramo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Totopos de tortilla - 6 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Aceitunas - 4 frascos
- Frutos secos mixtos - 2 kilogramos
- Mini bollos de salchicha - 120 unidades
- Mini panecillos de queso - 120 unidades
- Aperitivos vegetarianos - 120 unidades
- Aperitivos veganos - 60 piezas
- Manzanas - 40 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Brownies - 80 unidades
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Abrillantador - 1 botella
- Esponjas - 6 unidades
- Paños de limpieza - 10 unidades
- Bolsas de basura - 50 unidades

Consejos

Prepara un número de puja, un catálogo y un bolígrafo por asistente registrado, más un 10 % adicional. Así podrás sustituir material perdido y atender inscripciones de última hora.
Para el registro y el cobro, reserva una mesa exclusiva y lleva al menos 2 calculadoras, varios portapapeles y suficientes formularios y recibos para todos los participantes. Guarda la caja para efectivo separada de la terminal de pago.
Calcula 2 o 3 vasos por persona si habrá bebidas durante varias horas, además de tazas de café, platos, cubiertos y bandejas de servir. Enfría las bebidas en neveras portátiles antes de abrir la recepción.
Prueba el micrófono, el altavoz, el portátil, la impresora y la terminal de pago el mismo día, y lleva cables alargadores y regletas suficientes para evitar conexiones improvisadas durante la subasta.
Etiqueta los lotes antes de exponerlos y lleva pegatinas de etiquetas, papel de impresión y material de escritura de reserva. Coloca los artículos sobre una mesa de presentación con su número y descripción visibles.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para registrar a los invitados en una noche de subasta?: Prepara una mesa de registro con formularios, portapapeles, bolígrafos, catálogos y números de puja. Calcula 1 formulario y 1 número por persona, más un 10 % de reserva para altas o sustituciones.
¿Cuántos vasos y platos necesito para una noche de subasta?: Calcula entre 2 y 3 vasos por invitado si el evento dura varias horas. Para platos, cubiertos y tazas de café, prepara al menos 1 unidad por persona y añade un 10 % extra si no habrá lavado durante el evento.
¿Cuándo debo comprar las bebidas y los aperitivos para la subasta?: Compra los productos no perecederos entre 3 y 5 días antes. Compra los aperitivos frescos y enfría las bebidas el día anterior, dejando la preparación final para las 2 horas previas a la recepción.
¿Qué necesito para cobrar las ventas de la subasta?: Ten preparada una terminal de pago, una caja para efectivo, recibos y al menos 2 calculadoras. Comprueba el método de pago y realiza una prueba completa como mínimo 24 horas antes del evento.

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