Archerytag organisieren: Von der Anmeldung bis zum letzten Spiel
Bei einem Archerytag entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob später alles reibungslos läuft. Zuerst stehen Teilnehmerzahl, Location und Ausrüstung fest, danach folgen Teamaufteilung, Spielfeld und Verpflegung. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Aufbau, Sicherheitsprüfung und Materialkontrolle ein. Besonders oft werden gekühltes Catering, Parkhinweise und Ersatzmaterial zu spät vorbereitet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Teilnehmerliste erstellen
- 2
Einladungen verschicken
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Location reservieren
- 6
Archerytagequipement reservieren
- 7
Catering-Absprachen bestätigen
- 8
Teameinteilung vorbereiten
- 9
Programm an Teilnehmer senden
- 10
Wettervorhersage prüfen
- 11
Teilnehmerzahl bestätigen
- 12
Teamaufteilung abschließen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Mietmaterial abholen
2 Personen
- 15
Catering gekühlt lagern
2 Personen
- 16
Materialien prüfen
2 Personen
- 17
Route und Parken mitteilen
Event
- 18
Gelände auf Sicherheit prüfen
2 Personen
- 19
Gelände absperren
3 Personen
- 20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 22
Spielfelder abstecken
4 Personen
- 23
Hindernisse aufstellen
4 Personen
- 24
Archerytagequipment bereitlegen
3 Personen
- 25
Scoreboards aufhängen
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Snacks und Mittagessen bereitstellen
3 Personen
- 28
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 30
Teilnehmer begrüßen
- 31
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
- 32
Teams und Spielregeln erklären
2 Personen
- 33
Schutzmaterial verteilen
3 Personen
- 34
Proberunde begleiten
3 Personen
- 35
Wettkampfrunden betreuen
4 Personen
- 36
Pfeile einsammeln
3 Personen
- 37
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 38
Snacks servieren
2 Personen
- 39
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
- 40
Abendessen servieren
3 Personen
- 41
Finalrunde begleiten
4 Personen
- 42
Endstand erfassen
- 43
Gewinner bekanntgeben
- 44
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Bogenschießausrüstung sammeln
3 Personen
- 46
Spielfeld abbauen
4 Personen
- 47
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
- 48
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
2 Personen
- 50
Gelände reinigen
3 Personen
- 51
Materialien zurückbringen
2 Personen
- 52
Kühlboxen reinigen
- 53
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 30
- BiertischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Sportmaterial
- Archerytag-BögenAnz. 24
- SchaumpfeileAnz. 120
- GesichtsmaskenAnz. 30
- ArmschonerAnz. 30
- TeamwestenAnz. 30
- Aufblasbare HindernisseAnz. 12
- ZielnetzeAnz. 2
- KegelAnz. 30
- PfeifenAnz. 4
- StoppuhrenAnz. 3
- AnzeigetafelnAnz. 3
- AbsperrbandAnz. 4
- BodenankerAnz. 24
- SeilrollenAnz. 4
- Ersatz-QuiverAnz. 6
Ausstattung
- FunkgeräteAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- PowerbanksAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
- LichterkettenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 40
- Mehrweg-TellerAnz. 40
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 40
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ScherenAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- HanddesinfektionsspenderAnz. 4
- PutzeimerAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige die Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Erst danach lassen sich Teamwesten, Bögen, Masken und Schaumpfeile sinnvoll auf die Teams verteilen.
- Reserviere Location und Archerytag-Ausrüstung frühzeitig und prüfe die Abholzeit des Mietmaterials. Plane für die Kontrolle von Bögen, Pfeilen, Gesichtsmasken und Armschonern mindestens 30 Minuten ein.
- Stecke die Spielfelder ab, bevor Hindernisse und Zielnetze aufgebaut werden. Rechne je nach Gelände mit 45 bis 60 Minuten für Absperrband, Bodenanker, Hindernisse und klare Sicherheitsbereiche.
- Schicke Programm, Route und Parkmöglichkeiten spätestens 2 Tage vorher an alle Teilnehmenden. So kommen weniger Rückfragen kurz vor Beginn, und die Teameinteilung kann direkt vor Ort abgeschlossen werden.
- Lagere Catering und Getränke bis zum Beginn gekühlt und stelle Trinkbecher, Teller und Besteck gemeinsam bereit. Prüfe die Wettervorhersage am Vortag und halte Partyzelte, LED-Lampen oder Verlängerungskabel für Änderungen bereit.
Häufige Fragen
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Archerytag?
- Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Spielfelder abstecken, Hindernisse und Zielnetze sichern, Tische und Zelte aufstellen sowie das Equipment prüfen dauert bei einem größeren Gelände oft länger als erwartet.
- Wie viele Teilnehmer braucht man für Archerytag?
- Mit mindestens 8 Personen lässt sich ein sinnvoller Teamwettbewerb organisieren. Teile die Gruppe möglichst gleichmäßig auf und bestätige die endgültige Teilnehmerzahl 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
- Wann sollte man die Archerytag-Ausrüstung reservieren?
- Reserviere Bögen, Schaumpfeile, Masken und weiteres Mietmaterial mehrere Wochen vor dem Termin. Die genaue Frist hängt von der Verfügbarkeit ab; kläre außerdem spätestens eine Woche vorher Abholung oder Lieferung.
- Was muss man beim Archerytag bei schlechtem Wetter tun?
- Prüfe die Vorhersage am Vortag und lege eine Ausweichlösung fest. Partyzelte schützen vor leichtem Regen, bei starkem Wind müssen Hindernisse, Zielnetze und Absperrungen jedoch erneut auf ihre Sicherheit geprüft werden.
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